Les 7 secrets de la prise de notes en réunion

Par le 3 février 2011

La réussite du compte rendu  se joue à la prise de notes. Une prise de notes bien menée garantit un compte rendu efficace et rapidement rédigé.

Or prendre des notes n’a rien de facile. Cela nécessite de mener de front plusieurs activités qui ne sont pas de même nature. Il faut en même temps :

  • écouter,
  • comprendre ce qui est dit,
  • sélectionner l’essentiel,
  • et noter.

Je vous propose de découvrir les 7 secrets de la prise de notes en réunion.

Les secrets de la prise de notes en réunion

© Shutterstock

Premier secret : soigner la préparation

Il est préférable d’éviter d’arriver en réunion au dernier moment avec votre bloc sous le bras. Investir dans la préparation de la prise de notes permet de gagner à la fois en confort et en efficacité : moins on est à l’aise sur le sujet et la nature de la réunion, plus il est nécessaire de préparer.

Bien se préparer, c’est être capable de répondre à 3 questions :

  1. Qu’est-ce que je sais des sujets qui seront traités en réunion ?
  2. Qui sont les destinataires du compte rendu ?
  3. Quelles sont leurs attentes ?

Deuxième secret : bien écouter

Bien écouter semble tout simple. Et pourtant, nous éprouvons des difficultés à le bien faire, et ce pour deux raisons. Tout d’abord, nous pensons plus vite que nous parlons. C’est pourquoi, nous avons tendance à précéder notre interlocuteur et croyons avoir compris avant qu’il n’ait terminé sa phrase. Autre raison : nous entendons ce que nous nous attendons à entendre et pas ce qui est dit. C’est une  source d’interprétation possible.

Écouter nécessite de mettre de côté tout jugement personnel. Cela n’a rien à voir avec être d’accord ou pas avec l’autre. Écouter c’est recevoir ce que dit l’autre, c’est comprendre sa pensée. Comprendre ne veut pas dire accepter.

Troisième secret : se faire confiance

De peur de manquer une information importante, beaucoup de personnes ont tendance à vouloir tout noter, quitte à prendre des notes incomplètes.

Je vous conseille d’éviter de vous emballer, surtout en début de réunion. Une prise de notes, c’est une course de fond. ll faut durer et donc ménager son énergie. Plus je note, moins j’écoute et plus je m’épuise.

Il est préférable d’attendre d’avoir saisi l’ensemble du point développé avant de noter. Il est important de disposer d ’une vue d’ensemble d’un propos pour le comprendre a minima et donc l’exploiter en prise de notes. Si l’idée n’est pas bien captée, la transcription risque d’être incompréhensible et donc inexploitable au final.

Quatrième secret : noter peu, noter utile

Sauf à être un expert de la sténo, il est illusoire d’espérer tout noter. De plus, il faut savoir qu’une prise de notes intégrale nécessite un gros travail par la suite pour arriver à établir le compte rendu.

Il est donc préférable de se livrer, dès la prise de notes, à un travail de tri et de sélectionner les informations utile à noter. Les trois questions auxquelles vous avez répondu lors de la phase de préparation vous aideront à départager l’important de l’accessoire.

Cinquième secret : structurer sa prise de notes

Structurer ses documents de prise de notes permet de structurer son écoute. En effet, votre support va vous aider à faire le tri des idées, des actions, des doutes. Ensuite, vous passerez rapidement du papier au micro.

Je vous conseille de ne noter qu’en recto. En effet, vous allez ensuite avoir besoin d’une vue d’ensemble de vos notes pour rédiger le compte rendu. Naviguer dans un cahier relié est une perte de temps et peu ergonomique : il ne permet pas de s’affranchir du chronologique pour travailler en regroupement logique des idées.

On peut se créer des supports de prise de notes en fonctions des entretiens ou des réunions au cours desquels on sera amené à prendre des notes. L’exemple proposé ci-dessous convient pour n’importe quelle réunion.

Sixième secret : prendre des notes directement sur micro-ordinateur

Pourquoi ne pas essayer de prendre vos notes directement sur micro au moment même de la réunion ?

Cette technique permet de gagner du temps, puisqu’à l’issue de la réunion, le compte rendu est quasiment terminé. S’il est bref, les participants peuvent même le valider avant de quitter la salle de réunion.

De plus, la prise de notes sur micro confère à la personne qui prend des notes un certain statut par rapport au groupe. Le compte rendu se réalise en direct sous les  yeux des participants. On se sent plus facilement autorisé à interrompre les débats et à poser des questions si l’on n’a pas compris.

Septième secret : mettre ses notes au point tout de suite après la réunion

Votre prise de notes est également le support de la mémoire. Si vous ne rédigez pas votre compte rendu immédiatement, l’oubli va faire son oeuvre. C’est pourquoi il est indispensable de mettre au point ses notes tout de suite à l’issue de la réunion.

Relire ses notes si possible dans la salle de réunion :

  • compléter les blancs,
  • rectifier les mots et abréviations erronés ou incertains,
  • réécrire les passages peu lisibles.
  • structurer : dégager les titres et sous-titres, créer les titres manquants.

 

Pour aller plus loin

Formation spéciale Assistant(e)s : Prise de notes et rédaction de comptes rendus efficaces

Formation : Améliorer ses écrits professionnels

Formation spéciale Assistant(e)s : Rédiger des e-mails efficaces

Autre dossier sur le même thème

Laisser un commentaire

Avatar

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Avatar

MISSELEL BAYOI corine Il y a 2 semaines

Bonjour à vous merci pour ces réponses.
Avec impatience j’attendrais de vous d’autres secrets pour une formation complète.
Comment écrit-on un blog je vous emprie.

Répondre
Avatar

Konan Esther Il y a 3 années

Bonjour et encore merci pour cette formation, qui pour moi est un cours riche…
En effet, notre classe organise une Simulation de Réunion; et moi j ai la lourde tâche faire la prise de note, ayant l habitude de le faire, mais pas correctement selon vos dire. Alors un grand merci à vous !
Esther

Répondre
Avatar

Heritier-Schön Il y a 3 années

Bjr Nacima, le compte rendu consiste à noter les interventions du moins les plus importantes lors d’une réunion, un groupe de travail etc. alors qu’un rapport est donné après avoir effectué une supervision par exemple, une activité réalisée… le compte rendu peut être inclut dans le rapport mais pas le contraire.
j’espère que mon explication vous aidera, si non googler votre question vous aurez plus d’explication.

Répondre
Avatar

Antoine Moussa Hassan Taisso Il y a 5 années

j »aimais vraiment le zèle de prendre notes … mais c’est quand j’ai lu la leçon de « SEPT SECRETS » avec beaucoup d’attention, je découvre mes lacunes dont j’avais du mal à rassembler même les idées ébauchées pour ne serais que illuminer ma propre compréhension.
Merci encore; je vous suis très reconnaissant et je serai un de vos abonnés .

Répondre
Avatar

Annie Il y a 5 années

D’excellents conseils!!
Le premier secret – la préparation – est LE SECRET par excellence quand on arrive à un nouveau poste. Il faut lire tout ce qu’on a sous la main avant de se pointer en réunion pour savoir de quoi il sera question. Il est aussi préférable de savoir AVANT la réunion si chacun des points sont pour information, décision, etc.
Pour celles qui n’ont jamais essayé de prendre les notes directement avec l’ordinateur, je vous conseille de le tester en écoutant un bulletin de nouvelles. Vous serez surprises de voir à quel point il c’est beaucoup plus facile qu’on l’imagine!!

Répondre
Avatar

ndoungou Il y a 7 années

Les 7 secrets de prise de note en reunion k je viens de lire m’ont edifiés. Souvent j’ai ds difficultés dans la prise des notes en renion.
Mon souhait c’est de mieux connaitre les bonnes methodes de prise de note.

Répondre
Christine Harache

Christine Harache Il y a 9 années

Merci Samia,
C’est très intéressant. Ca me donne envie d’essayer ce logiciel qui semble très puissant.
Comment se passe la prise de notes sur un ipad ? Vous utilisez un clavier ou vous tapez sur votre écran ?

Répondre
    Avatar

    Inès Il y a 7 années

    Bonjour Christine !

    Comme Samia, j’utilise également Beesy (c’est un collègue qui me l’a conseillé). Cette app a tellement de fonctionnalités que je ne peux que vous la recommander à vous aussi. Quand je suis dans mon bureau j’utilise un clavier externe, mais en déplacement ou en réunion le clavier de l’iPad je m’en sors très bien avec le clavier de l’iPad. C’est au feeling !

Avatar

Samia Il y a 9 années

Merci pour cet article très intéressant !
Pour ma part, j’utilise mon iPad pour prendre mes notes en réunions, organiser mes notes et bien-sur envoyer mon compte rendu. Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ». C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu et la mise en forme pro sont générés automatiquement grâce à la prise de notes et on peut l’envoyer par à tous les participants . Le gain de temps est considérable
Je recommande Beesy à tous ceux qui organisent ou participent souvent à des réunions de travail.

Samia

Répondre
Avatar

Vincent Il y a 9 années

J’utilise souvent voir quasiment toujours un outil de carte mentale pour prendre des notes en réunion. Je suis d’accord que cela ne fonctionne pas pour des procès verbaux mais par contre cela fonctionne correctement et reste très efficace en utilisant un vidéo projecteur ainsi tout le monde voit ce que l’on fait.
L’avantage de la carte mentale est de pouvoir passer facilement d’une idée à une autre (car souvent les participants abordent leur problématique parfois indépendamment du sujet en cours de discussion).
Ainsi le participant voit que vous considérez qu’il change de sujet, vous continuez de prendre note de ses idées et vous arrivez à cadrer facilement en étant secrétaire.
Par contre, il faut bien maîtriser l’outil et faire preuve d’esprit de synthèse. En général, on peut traivailler ainsi pendant 1H30 mais au delà c’est difficile, on se fatigue.
Sinon, on peut toujours utiliser le papier et dessiner sa carte mentale (il suffit d’avoir des feutres de couleur) par contre on ne peut pas partager avec les autres.

Répondre
Avatar

marie lise Il y a 10 années

bonjour,
Article très interessant.
j’ai un imprimé pour prendre les notes sous forme de tableau mais je ne n’avais pas mis la colonne qui ?
je le ferais.
Je n’ai jamais testé la prise de notes directe sur l’ordi.

Répondre
Avatar

Marie Il y a 11 années

Bonjour Christine,

merci encore pour ces informations très intéressantes. On a beau savoir, il y a toujours une faille dans notre fonctionnement : on travaille dans certains cas par habitude et on a tendance à oublier le B A BA.
Bien cordialement
Marie

Répondre
Avatar

Christine Harache Il y a 11 années

Bonjour Caroline,
La carte mentale est une excellente méthode qui a bien d’autres applications que la prise de notes en réunion. Elle favorise la mémorisation, car elle fonctionne par associations comme notre mémoire. Elle permet de hiérarchiser et de relier entre elles les idées émises au cours de la réunion.
Elle ne convient pas pour tous les comptes rendus. Par exemple, elle ne fonctionne pas pour un procès-verbal qui doit être exhaustif et fidèle à la lettre des propos échangés.
On peut très bien prendre des notes directement sur micro en l’utilisant, car il existe des logiciels spécialisés, dont des gratuits.
J’espère avoir répondu à vos questions.
Bien à vous
Christine

Répondre
Avatar

Caroline Il y a 11 années

Bonjour Christine,

Merci pour ces conseils très utiles. Que pensez-vous de la prise de notes en carte mentale (Mindmap) ? Est-elle applicable pour chaque compte rendu ? Si oui pensez-vous qu’il est possible de faire de la prise de notes directement sur micro ?
Merci d’avance pour votre réponse.
Caroline

Répondre
    Avatar

    Pierre Chavannes Il y a 4 années

    Je trouve tres intéressant la façon simple de renseigner sur la prise de notes. J’enseigne à des débutants des notions comme la prise de notes, de résumé et j’estime que les techniques que vous présentez sont excellentes.

    Merci.

Abonnez-vous au blog

Afin de vous abonner et pour des raisons de sécurité, votre navigateur doit accepter les cookies et le JavaScript.