4 étapes pour réussir la rédaction d’un rapport

Par le 25 septembre 2012

Votre manager vous a demandé de lui rédiger un rapport.

Vous ne savez pas trop comment vous y prendre. Je vous propose une méthode en 4 étapes pour être rapide et efficace et répondre à sa demande.

À quoi sert un rapport ?

Le rapport permet à son destinataire de prendre la décision d’agir.

La rédaction d’un rapport répond dans la plupart des cas à une demande du manager qui a besoin de s’informer sur une question pour prendre une décision.

Toutefois, une assistante peut très bien rédiger un rapport de sa propre initiative. C’est une façon très professionnelle de présenter une proposition (réorganisation ou achat d’un matériel, par exemple) à son manager.

Il y a différents types de rapports, le plan peut varier en fonction du type de rapport. Toutefois la méthode que je vous propose s’applique dans tous les cas.

Étape 1 – Bien faire préciser la demande

C’est cette première étape qui va guider tout votre travail et circonscrire utilement le champ de votre travail.

  • Le destinataire du rapport
    • Qu’attend-il précisément de vous ?
    • Quels sont ses enjeux ?
    • À quoi le rapport va-t-il lui servir ?
    • Que connait-t-il déjà du sujet ? (pour éviter de le submerger d’informations dont il a déjà connaissance).
    • A-t-il connaissance d’études déjà existantes sur le sujet ?
  • La situation
    • Quel est le contexte ?
    • Quelles sont les raisons du rapport : incident, cours normal des choses ?

Étape 2 – Rassembler et traiter l’information nécessaire

Les sources d’informations sont nombreuses, tant en interne qu’en externe. Il peut s’agir d’entretiens, de documentations, de notes de lecture, de comptes rendus, etc. Il importe à cette étape d’être exhaustif sans non plus se laisser submerger par les informations.

Sélectionner les informations les plus pertinentes au regard de la demande.

Étape 3 – Faire son plan

Le rapport est habituellement organisé selon le plan classique : introduction, développement, conclusion.

Le plan proposé ci-dessous est tout à fait classique. En fonction du type de rapport, le développement pourra être différent, mais l’introduction et la conclusion conserveront le même rôle.

  • L’introduction renseigne le destinataire sur l’objet du rapport, sur la cause qui l’a motivé, sur son importance, son intérêt. Elle doit être précise, brève et complète, dire en quelques lignes de quoi il s’agit. On peut être tenté de faire l’impasse sur l’introduction, car elle rappelle des choses qui semblent évidentes. Elle présente pourtant deux avantages. En premier lieu, elle permet de reformuler la demande et donc de s’assurer de la bonne compréhension réciproque. En deuxième lieu, il sera bien utile de se remémorer le contexte si on doit relire le rapport plusieurs mois après.
  • Le développementcomprend classiquement trois parties
    • L’analyse de l’existant : un constat objectif et factuel de la situation.
    • La critique de l’existant : les points positifs, les points négatifs. C’est une analyse et une interprétation des faits à la différence de la partie précédente qui se doit d’être très descriptive et factuelle.
    • Des propositions de recommandations avec leurs avantages, inconvénients et moyens nécessaires. Les propositions doivent être argumentées.
  • La Conclusion n’est pas un résumé du développement. C’est la réponse à la question posée. Elle reprend les recommandations et met en avant la solution préconisée par l’auteur. Elle ne doit pas apporter d’élément nouveau par rapport au développement.

Étape 4 – Rédiger le rapport

Les règles générales de rédaction des documents s’appliquent aussi aux rapports : phrases courtes, paragraphes bien structurés, vocabulaire compréhensible.

Pour que le rapport soit facile à lire, il est important de soigner la forme :

  • Faites court, clair et précis,
  • Si certains points demandent une explication complémentaire, n’hésitez pas à les renvoyer en annexe. Cela rendra la lecture de votre rapport plus fluide.
  • Si le document dépasse 2 ou 3 pages, n’hésitez pas à l’accompagner d’un sommaire,
  • Si c’est pertinent, accompagnez votre texte de tableaux, de graphiques,
  • Donnez des titres parlants aux différentes parties.

À retenir

  1. Pour être efficace, il est important de soigner la première étape et donc de bien comprendre la demande. C’est fondamental pour bien y répondre et éviter le « hors sujet ».
  2. Par opposition au compte rendu, l’auteur du rapport prend position et donne son avis.
  3. Le rapport est avant tout un document opérationnel. Votre manager doit y trouver rapidement la réponse à la question qu’il se pose. La forme (structure, rédaction et mise en page) a donc toute son importance.
  4. Veillez à bien argumenter vos préconisations et vos conclusions.

 

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Mamadou Diallo Il y a 11 heures

votre leçon sur le rapport été très bien explicite et ça ma bien servi merci

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SOVOGUI KALIVA Il y a 2 jours

Exemple de rapport d’incident

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camara laye Il y a 2 jours

aider moi a me donnée l’exemplaire d’un rapport

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bangoura alpha Il y a 2 jours

Bonsoir aide a avoir un exemplair d ‘activite de trois mois je gere deux generateur 24h/24

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reda Il y a 7 jours

aide pour rapport de mission

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CAMARA Rouguiatou Il y a 4 semaines

Bonjour je suis universitaire j’ai besoin de vous pour performer

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nathalie Il y a 1 mois

merci pour ces articles ils m’ont permis de renforcer mes connaissances.

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ROLAND Il y a 1 mois

bonsoir a tous j’aimerai avoir un exemplaire de rapport sur la production et le suivit de la qualité de l’eau

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    hakima Il y a 5 heures

    merci beaucoup pour ces explications qu’il m’enrichirai mes connaissances

AZOUMI Il y a 1 mois

merci beaucoup des informations que vous nous donner, mais j’aimerai lire un exemplaire pour une mission en dehors du lieu de travail. par exemple j’ai diriger une mission de travail dont les activités se sont passées hors de notre lieu de travail.

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Papin Il y a 1 mois

Bon comme apprentissage.

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Fils Magalie Il y a 1 mois

Salut
Merci des informations qui me font beaucoup plus performantes. J’aurais aimé que vous me présenter un exemple de rapport d’ activités , merci!

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herve Il y a 2 mois

Merci bien pour vos conseilles.

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Joule Il y a 2 mois

Merci. Votre travail est interessant, par contre un plan shematique serait plus pratique.

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Laity Il y a 2 mois

je souhaite avoir des écrits d’administratives

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chancella Il y a 2 mois

bonjour,satisfaite de votre site .juste vous demander des exemples de rapport d’une visite au sein d’un poste de repartion HTB/HTA

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Grady zola Il y a 2 mois

salut moi c Grady oft j du mal à rédigé un rapport si vous pouvez m’aider avec des exemples comme un rapport après un visite guidé dans une Brasserie pour que je puisse avoir des idées merci….!!

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desire sherell Il y a 2 mois

Merci bien j’ai ainsi une idée du rapport.

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Ba Il y a 2 mois

Bonjour , satisfait de votre site, quels sont les etapes pricipales d’un rapport et l’importance de chaque etapes

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singbo Moïse Il y a 3 mois

Je suis ravis de ce site cela m’a Permi d’avoir une idée sur le rapport.Merci

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guiradoum dorengar Il y a 3 mois

slt! svp j’amerai avoir un rapport d’etailler sur lequel un avion viens d’atterir a l’aerodrom a un site a mon manager,vraiment je serai content si vous me repondez merci.

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gabrielle herbert Il y a 3 mois

Merci pour tous ces conseils! Moi comme j’utilise un iPad au travail, j’ai décidé de télécharger une application: Beesy, qui me permet de prendre des notes digital et mes notes sont directement mis en forme et je peux directement envoyer un mail à mes contacts concernés.

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nora Il y a 3 mois

je suis ravie de vous lire c’est très intéressant aussi ça me permis de me d’améliorer mon style. merci

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koffi Il y a 3 mois

tres heureux de faire corps avec ce site queje sens tre s interressants

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mougnol à messe simon pierre Il y a 3 mois

je suis heureux de lire votre document d’apprentissage.ceci me permettra de bien formuler mes rapports demissions.
Mes remerciements.

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sow Il y a 3 mois

un modèle de rapport d’atelier de formation s’il vous plaît merci

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DAH OLLO FREDERIC WILLIAM Il y a 3 mois

un exemple de rapport de mission , de cérémonie voire des activité sur le terrain .MERCI

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sébastien Il y a 4 mois

une modèle de rapport de mission(projet réalisé)
merci

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feumeni gael Il y a 4 mois

votre contribution pour notre avenir intellectuel est grandiose. je suis content de votre publication

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yaba ngo juste yvon Il y a 4 mois

merci d’avance pour tout ce qu’on fera ensemble

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hugues Il y a 4 mois

super cool j’ai aime

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badimanye Il y a 4 mois

je veux savoir comment faire le rapport sexuel?

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    Ba Il y a 2 mois

    il faut avoir un sexe d’abord.lol

mouliom jean marc Il y a 6 mois

j’ai apprécier la démarche et j’ai été plus édifier de la façon dont on doit rédiger un rapport mais j’aurai aimer avoir des exemple de rapport qui respecte votre démarche encore merci

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ndeffo eric Il y a 6 mois

bonjour.
je suis superviseur de chantie(echafaudage).j’aimerai avoir un exemple ecrit d’un rapport de fin de chantier afin qu’il m’aide a mieux rediger les miens.
respectueusement.

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    jeanjacques wight Il y a 5 mois

    exemple d’un rapport technique svp merci

chaperon yves lander Il y a 6 mois

j’aimerais avoir un exemplaire de rapport d’un chef d’équipe. Merci d’avance

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Toussaint Onel Il y a 6 mois

Un modele de rapport chantier.

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kpoulomou andre Il y a 6 mois

bonjour,
j suis vraiment content d’avoir lu ces quartre etappes qui me permetrons de pouvoir faire de tres bon rapport d’activite.je vous remerci

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Adje laetitia Il y a 6 mois

JE VOUS REMERCIE POUR VOTRE EXPLICATION

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matadi Il y a 6 mois

je vous remercie pour le renforcement du capacité

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AHOUSSINOU Il y a 7 mois

un bon article qui contient une bonne explication

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ougdourt Il y a 7 mois

un bon artcile qui contient une bonne explication

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fatito Il y a 7 mois

tres beau et compris

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Maglo Il y a 7 mois

J’aimerais avoir un exemplaire de rapport de réunion et rapport d’activité d’un projet social. Merci

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SERHANI Il y a 10 mois

je souhaiterai recevoir quotidiennement ces rapports pour une mise à jour, merci d’avance

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    Toussaint Onel Il y a 6 mois

    Je voudrais des connaissances sur la facon de preparer les rapport

Modèles de lettres Il y a 2 années

Ces règles générales pour la rédaction de rapports me semblent très professionnelles. Je mets un lien pour la rédaction d’autres types de courriers avec des modèles types.

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Christine Harache

Christine Harache Il y a 3 années

Merci Valérie :)

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Valérie DARTIS Il y a 3 années

Christine a le mérite d’avoir posé en quelques lignes la trame d’un rapport efficace et de contenu !
Les managers ont peu de temps à la lecture et peuvent ainsi retenir les titres (qui seront percutants) des parties principales du rapport.
A garder dans notre « bible » métier.

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Anne Remon Il y a 3 années

Merci Christine pour ta contribution. Un billet qui me parle puisque la majeure partie de mon travail consiste à établir ordres du jour et comptes rendus / rapports pour nos nombreuses réunions de direction.
Depuis peu, je tape directement en séance le compte rendu / rapport. Il est ainsi lu par chaque participant et validé en séance. La diffusion est effectuée le jour même ou le lendemain.
Pour d’autres réunions en anglais, on fait de la « couture ». Les responsables remplissent leur partie selon une trame prédéfinie.
Et en parralèle, je continue à prendre des notes. Avec notre stagiaire allemande nous notons les bonnes expressions ou mots français entendus et nous en parlons ensuite, nous recherchons les traductions en allemand et en anglais, au besoin en demandant aux professeurs de langues sur notre site. Il est bien évident qu’une étrangère ne peut capter les débats techniques. C’est ludique, non ?
Et un enrichissement à tous les niveaux.

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    Adolphe Bonyannga Il y a 3 semaines

    Merci pour ces précisions. ça m’ a permis de comprendre les contenus de la conclusion et la structuration d’un rapport en général.