Assistant(e)s : les 5 premières qualités clefs à valoriser

    Par le 25 avril 2016

    Votre métier d’assistante n’est pas à la portée de tout le monde, c’est bien ce qu’affirment de nombreux responsables du recrutement et managers. Alors pourquoi est-il si peu souvent valorisé ? Christine Harache dans son article Osez mettre vos talents en valeur nous livrait déjà son analyse et malheureusement le constat n’a guère changé. Pourtant le métier, lui, a continué d’évoluer. Il suffit de prendre une annonce d’offre d’emploi pour se rendre compte des qualités nombreuses et compétences complexes qui sont recherchées pour trouver la perle rare.

    Voici donc, encore une fois, 10 éléments clés qui pourront vous aider à valoriser vos actions auprès de vos managers et de votre environnement !

    1. Votre excellente organisation personnelle
    2. Vos facilités d’adaptation aux changements de situation et aux autres
    3. Un sens aigu du détail et de la rigueur
    4. Une parfaite connaissance de votre environnement
    5. Votre curiosité naturelle alliée à vos capacités de recherches et de synthèse

    les 5 qualités d'une assistante

    1. Votre excellente organisation personnelle

    Vous êtes au cœur de l’entreprise et en contact avec de nombreux collègues, partenaires, clients… Sollicitées en permanence vous vous devez d’être organisées. Vous devez faire à la fois preuve de méthode tout en étant à la pointe sur les outils qui faciliteront vos tâches et celles de votre manager. Les nouvelles technologies ont fait irruption dans votre  binôme assistant (e)/manager, assistant (e)/équipe et bouleversé les modes de fonctionnement. En savoir plus dans la grande enquête nationale faite auprès des assistantes.

    Ce qui nous amène naturellement à la deuxième qualité indispensable à l’exercice de votre métier.

    2. Vos facilités d’adaptation aux changements de situation et aux autres

    Ce qui frappe lorsque l’on discute avec vous, assistantes, de votre métier, de votre fonction, de vos missions, rôles ou responsabilités, pas une n’a la même réponse.

    Sous ce terme d’assistantes, des réalités bien différentes se cachent. Ainsi, que vous démarriez dans le métier ou que vous preniez un nouveau poste, vous devez d’abord vous adapter à ce qu’il recouvre. Selon les situations, bien qu’ayant  démontré votre efficacité, de nouvelles tâches, de nouvelles missions sont ajoutées élargissant encore votre champ d’action ; quand ce n’est pas le facteur de réduction de coût qui conduit les entreprises à demander plus de polyvalence comme le démontre l’enquête réalisée en septembre dernier.

    Vous savez vous adapter à vos interlocuteurs : c’est un de vos points clefs, marque de votre efficacité !

    3. Un sens aigu du détail et de la rigueur

    Méticuleuses, pas un détail ne vous échappe ! Et c’est bien là-dessus que l’on compte justement pour s’appuyer sans réserve sur vous.

    Vous êtes fières des détails qui passent inaperçus aux yeux des autres ! C’est ce qui vous permet de ne rien laisser au hasard, de mesurer, évaluer chaque information à sa juste valeur : Un vrai plus quand il s’agit ensuite de restituer l’essentiel à votre manager.

    4. Une parfaite connaissance de votre environnement

    C’est souvent à partir de bribes d’informations ou d’idées partielles que vous arrivez à monter de véritables projets, à apporter une contribution efficace. Vous utilisez vos connaissances des rouages et de l’histoire de l’entreprise.

    Vous connaissez les facteurs politiques, culturels, propres à l’entreprise, et les modes de prise de décision. A partir de là vous faites le lien avec les besoins exprimés (clairement ou non) de vos interlocuteurs.

    Vous savez  tenir compte des façons de fonctionner des parties prenantes. Vous vous assurez tout au long du process, d’obtenir les validations nécessaires pour faire avancer les projets  dans les meilleures conditions.

    5. Votre curiosité naturelle alliée à vos capacités de recherches et de synthèse

    A votre « bon sens », il faut ajouter votre curiosité naturelle, celle qui permet de vous tenir au courant de ce qui se passe dans l’entreprise mais aussi dans votre environnement. Une assistante lit généralement beaucoup, rassemble des informations de toute nature. Elle fait le lien avec les dossiers en cours ou à venir.

    On apprécie vos qualités de recherche et de synthèse pour restituer l’essence de ce travail de fond. Celles-ci, couplées à vos compétences rédactionnelles, font de vous le pivot de la production des documents importants pour l’entreprise.

    Les 5 autres compétences à valoriser vous seront livrées la semaine prochaine, abonnez-vous au blog pour ne pas les manquer !

     

    Pour aller plus loin, nous vous proposons la formation Spécial Assistant(e)s : Les 5 clés de l’excellence professionnelle 

     

    Crédit photo : Shutterstock

    Laisser un commentaire

    Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

    dukhouri Il y a 1 mois

    Bonnes astuces certes mais surtout ne pas oublier une hygiène et présentation impecable!!!!!

    Répondre

    Madjess Il y a 2 mois

    Les astuces pour etre une assistante incontournable. Les 05 autres compétences à valoriser. Merci pour vos conseils

    Répondre

    dina Il y a 2 mois

    très intéressants merci pour la révélation elle nous permet de nous améliorer prière de nous envoyer les 5 autres secrets manquants,merci

    Répondre

    Carole MAYOUSSIER Il y a 2 années

    A l’exposé de ces éléments, on mesure bien toutes les qualités humaines nécessaires à l’exercice d’un métier en constante évolution. Je suis donc curieuse de voir développer les 5 autres points !

    Répondre

    Michèle PEREZ Il y a 2 années

    J’ai comme l’impression de connaître très bien ce portrait type. Superbe synthèse d’une longue expérience et d’une forte aptitude à l’analyse personnelle et environnementale.
    J’aime a rappeler le commentaire d’une secrétaire de direction que j’ai eu le bonheur de connaître : « le jour où nos grands directeurs seront tous équipés d’un ordinateur (les portables et mobiles n’existaient pas encore), ils croiront pouvoir se passer d’assistante et faire des économies. Il n’arriveront qu’à rogner sur leur temps de patron pour faire le travail de leur subordonné(e) et de ce fait, y perdront sur les 2 tableaux : poste de dirigeant et poste d’assistant.

    Répondre

    Salinier Il y a 2 années

    Vivement la semaine prochaine pour les 5 autres compétences ! Les 5 premières sont déjà bien complètes et être « au top » sur les 10 est un challenge qui me parait très élevé, mais pas inaccessible pour devenir la perle rare et comme cela est dit dans un précédent article n’est peu ou même pas valorisé dans les entreprises actuelles vu la rapidité et l’évolution des nouveaux outils de travail. On a toujours l’impression d’être toujours à la bourre dans tous les sens : manque de temps pour s’informer, écouter les autres…

    Répondre