Assistant(e)s : les 5 autres compétences à valoriser

Par le 2 mai 2016

Comme nous le soulevions dans un premier billet, votre métier d’assistante n’est pas à la portée de tout le monde. Et c’est bien ce qu’affirment de nombreux responsables du recrutement et managers. Alors pourquoi est-il si peu souvent valorisé ?

Nous avons déjà vu 5 premières qualités à valoriser, voici la suite de ces éléments clés qui pourront vous aider à valoriser vos actions auprès de vos managers et de votre environnement !

  1. Votre faculté d’écoute active
  2. Des talents de communication
  3. Une grande habileté dans la gestion du temps, des priorités/urgences
  4. Une gestion de projets efficace
  5. Votre volonté à vous former en permanence

Mettez en avant vos compétences !

© Shutterstock

Reprenons vos talents là où nous en étions….

1. Des capacités d’écoute active

Pratiquer l’écoute active, c’est apprendre, recevoir les informations pertinentes et utiles à court et long terme.

Vous, assistantes, êtes celles qui posent les questions, qui permettent de combler le manque d’éléments au départ ou de les préciser. Et quand vous comprenez parfaitement dans quelle direction votre manager veut aller, vous êtes capables d’anticiper ses demandes, ses besoins, d’être une véritable aide à la décision, d’être proactive. Vous établissez  alors une solide relation de collaboration !

2. Des talents de communication

La communication, c’est la clef ! Comprendre et relayer les informations sont sans doute les qualités  les  plus recherchées tant l’impact peut être considérable. Il n’y a rien de plus précieux pour un client, un partenaire, un collaborateur que d’être compris et de comprendre les messages transmis.

Vous savez vous exprimer aussi bien à l’oral qu’à l’écrit et l’on sait combien le message est délicat tant il perd en information quand il s’agit de l’écrit (pas de données visuelles ou d’intonation de voix). Et que dire aussi de l’orthographe ou des langues de plus en plus requises.

Vous  communiquez tout en tenant compte de la confidentialité de certaines informations et en sachant rester discrètes !

Métier transverse par excellence, il vous  faut aussi obtenir des informations, des données de tous les services sans aucune relation hiérarchique avec les personnes.

Enfin, vous  avez aussi un rôle très important de représentation de l’entreprise et de promotion de son image.

3. Une grande habileté dans la gestion du temps, des priorités versus les urgences

Savoir prioriser, distinguer l’urgent de l’important, maintenir l’agenda fiable et vivable sont les points les plus importants pour aider votre manager ou votre équipe à rester focalisés sur leurs priorités et leurs objectifs. Jongler entre l’agenda de la journée, de la semaine et la planification à long terme nécessite de bien comprendre les enjeux de chaque demande et d’arbitrer en conséquence. C’est ce qui vous permet aussi de travailler avec une grande autonomie.

La communication et la fine connaissance des personnalités sont ensuite très importantes pour ménager toutes les susceptibilités, parler au « bon » niveau, rassurer les angoissés qui tentent d’imposer leurs urgences. Cela nécessite aussi de pouvoir prendre du recul pour résister aux multiples pressions et préserver tout le monde !

4. Une gestion de projets efficace

Vous êtes aussi celles qui permettent à leur manager ou à leur équipe de concrétiser leurs projets, de faciliter leur mise en œuvre. Tout à leur vision de l’objectif, vous vous  chargez pour eux des multiples petites choses qui pourraient bloquer les rouages de la mise en place, toutes ces tâches changeantes et auxquelles il faut adapter le déroulement du programme.

Vous savez  comment cadrer les missions, organiser le travail, être force de proposition. De fait, vous pouvez vous -mêmes vous  retrouver en charge de projets complets avec des équipes à fédérer (projets évènementiels, mise en place de nouveaux outils, de politiques d’entreprise…)

5. Votre volonté à vous former en permanence

Le besoin de rester à la pointe des outils, des méthodes organisationnelles, de perfectionner vos compétences relationnelles fait que vous devez vous former en permanence. Cela nécessite des capacités à apprendre, à se remettre en question et à s’intéresser aux évolutions de votre environnement.

Quand on fait la somme de toutes ces qualités et compétences, il est difficile de croire que ce métier soit aussi peu valorisé ! Est-ce dû à notre culture ? Dans les pays anglo-saxons, les assistantes sont parfois de véritables stars ! Christine Harache dans son article de 2012 donne quelques pistes, faut-il désormais parler de collaboratrice plus que d’assistante pour mieux identifier la valeur ajoutée du métier ? C’est la remarque que m’ont faite plusieurs chefs d’entreprise quand j’évoque ce sujet avec eux.

Une chose est sûre, soyez fière de ce que vous accomplissez au quotidien :

La somme des qualités délicates et des compétences pointues qui sont requises pour exercer votre métier est incroyable !

A vous de faire en sorte qu’on les remarque et pas uniquement quand elles font défaut !

Pour aller plus loin, nous vous proposons les formations :

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