Nous avons vu précédemment l’impact de la transformation digitale dans la recherche d’informations. Nous continuons ici d’explorer les nouvelles frontières qu’impose le digital dans l’épisode 4 de notre série sur la transition numérique en entreprise et son impact sur le métier d’assistant(e).
Episode 5 – L’usage de nouveaux outils collaboratifs
S’il est un domaine qui montre la créativité dont nous sommes capables c’est bien celui des outils collaboratifs. Indispensables, ils ont fait irruption dans le monde de l’entreprise et tous les collaborateurs sont désormais concernés.
En tant qu’assistant(e), savoir se servir ou proposer l’usage de nouveaux outils peut permettre de faire gagner beaucoup de temps à tous. Nous avons parlé du partage de documents, et des exemples concrets sont évoqués dans l’article paru sur ce blog en octobre 2012.
Maîtriser l’usage de ces outils est aujourd’hui incontournable mais d’autres s’ajoutent à la liste. A l’heure du nomadisme et des besoins en temps réel, il faut aussi savoir :
- organiser des réunions virtuelles,
- utiliser les outils de chat, de vidéo conférence,
- utiliser les outils d’appels et de partage de fichiers gratuits,
- créer et animer un blog, un réseau social,
- créer un évènement (enregistrer les participations plus facilement),
- manier les applis ou tableaux de partage,
- les sondages en ligne pour organiser les réunions,
- envoyer des mailings en utilisant des services qui protègent votre adresse email afin qu’elle ne soit pas considérée comme un spam,
- constituer un carnet d’adresses pour l’entreprise grâce aux réseaux sociaux,
- utiliser les outils de veille,
- faciliter la gestion de projet ou des tâches d’un projet,
- …
Quels enjeux pour l’assistant(e) ?
- Rester connecté(e) avec son manager.
- Faire gagner du temps, encourager le partage et la collaboration.
- Comprendre comment ces outils fonctionnent avant de les choisir.
- S’assurer qu’ils ont des chances d’être pérennes, sinon limiter les risques, gérer ou se préparer à l’obsolescence.
- S’assurer que leur usage correspond à la charte d’utilisation des systèmes d’information de l’entreprise.
Quelles opportunités ?
- Se former aux nouveaux outils.
- Renforcer son expertise dans les anciens en les intégrant aux nouveaux.
- Devenir expert(e) / référent(e) et être sollicité(e) sur de nouvelles missions.
- Accompagner la transition dans l’entreprise.
- Contribuer à l’efficacité collective.
Et vous, quels enjeux avez-vous identifiés, quelles opportunités avez-vous déjà saisies dans tous ces domaines ? N’hésitez pas à nous en faire part.
Une série à lire et relire…
Ce billet clôt la série « Les assistant(e)s face à la transformation digitale ». Vous en avez manqué un ? Vous souhaitez vous rafraîchir la mémoire ? Replongez-vous dans les précédents épisodes :
- Episode 1 – La communication
- Episode 2 – La production et l’archivage de documents et d’informations
- Episode 3 – Le partage de documents et d’informations
- Episode 4 – La recherche d’informations