Votre manager vous a demandé de lui rédiger un rapport. Vous ne savez pas trop comment vous y prendre. Je vous propose une méthode en 4 étapes pour être rapide et efficace et répondre à sa demande.
À quoi sert un rapport ?
Le rapport permet à son destinataire de prendre la décision d’agir.
La rédaction d’un rapport répond dans la plupart des cas à une demande du manager qui a besoin de s’informer sur une question pour prendre une décision.
Toutefois, une assistante peut très bien rédiger un rapport de sa propre initiative. C’est une façon très professionnelle de présenter une proposition (réorganisation ou achat d’un matériel, par exemple) à son manager.
Il y a différents types de rapports, le plan peut varier en fonction du type de rapport. Toutefois la méthode que je vous propose s’applique dans tous les cas.
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Étape 1 – Bien faire préciser la demande
C’est cette première étape qui va guider tout votre travail et circonscrire utilement le champ de votre travail.
Le destinataire du rapport
- Qu’attend-il précisément de vous ?
- Quels sont ses enjeux ?
- À quoi le rapport va-t-il lui servir ?
- Que connait-t-il déjà du sujet ? (pour éviter de le submerger d’informations dont il a déjà connaissance).
- A-t-il connaissance d’études déjà existantes sur le sujet ?
La situation
- Quel est le contexte ?
- Quelles sont les raisons du rapport : incident, cours normal des choses ?
Étape 2 – Rassembler et traiter l’information nécessaire
Les sources d’informations sont nombreuses, tant en interne qu’en externe. Il peut s’agir d’entretiens, de documentations, de notes de lecture, de comptes rendus, etc. Il importe à cette étape d’être exhaustif sans non plus se laisser submerger par les informations.
Sélectionner les informations les plus pertinentes au regard de la demande.
Étape 3 – Faire son plan
Le rapport est habituellement organisé selon le plan classique : introduction, développement, conclusion.
Le plan proposé ci-dessous est tout à fait classique. En fonction du type de rapport, le développement pourra être différent, mais l’introduction et la conclusion conserveront le même rôle.
Voir notre formation : Spécial Assistant(e)s : Prise de notes et rédaction de comptes rendus efficaces
L’introduction
Elle renseigne le destinataire sur l’objet du rapport, sur la cause qui l’a motivé, sur son importance, son intérêt. Elle doit être précise, brève et complète, dire en quelques lignes de quoi il s’agit. On peut être tenté de faire l’impasse sur l’introduction, car elle rappelle des choses qui semblent évidentes. Elle présente pourtant deux avantages. En premier lieu, elle permet de reformuler la demande et donc de s’assurer de la bonne compréhension réciproque. En deuxième lieu, il sera bien utile de se remémorer le contexte si on doit relire le rapport plusieurs mois après.
Le développement
Il comprend classiquement trois parties
- L’analyse de l’existant : un constat objectif et factuel de la situation.
- La critique de l’existant : les points positifs, les points négatifs. C’est une analyse et une interprétation des faits à la différence de la partie précédente qui se doit d’être très descriptive et factuelle.
- Des propositions de recommandations avec leurs avantages, inconvénients et moyens nécessaires. Les propositions doivent être argumentées.
La conclusion
Elle n’est pas un résumé du développement. C’est la réponse à la question posée. Elle reprend les recommandations et met en avant la solution préconisée par l’auteur. Elle ne doit pas apporter d’élément nouveau par rapport au développement.
Étape 4 – Rédiger le rapport
Les règles générales de rédaction des documents s’appliquent aussi aux rapports : phrases courtes, paragraphes bien structurés, vocabulaire compréhensible.
Pour que le rapport soit facile à lire, il est important de soigner la forme :
- Faites court, clair et précis,
- Si certains points demandent une explication complémentaire, n’hésitez pas à les renvoyer en annexe. Cela rendra la lecture de votre rapport plus fluide.
- Si le document dépasse 2 ou 3 pages, n’hésitez pas à l’accompagner d’un sommaire,
- Si c’est pertinent, accompagnez votre texte de tableaux, de graphiques,
- Donnez des titres parlants aux différentes parties.
À retenir
- Pour être efficace, il est important de soigner la première étape et donc de bien comprendre la demande. C’est fondamental pour bien y répondre et éviter le « hors sujet ».
- Par opposition au compte rendu, l’auteur du rapport prend position et donne son avis.
- Le rapport est avant tout un document opérationnel. Votre manager doit y trouver rapidement la réponse à la question qu’il se pose. La forme (structure, rédaction et mise en page) a donc toute son importance.
- Veillez à bien argumenter vos préconisations et vos conclusions.