Nous avons vu précédemment l’impact de la transformation digitale dans la communication interne et externe d’une entreprise.
Nous continuons ici d’explorer les nouvelles frontières qu’impose le digital dans l’épisode 2 de notre série sur la transition numérique en entreprise et son impact sur le métier d’assistant(e).
Episode 2 – La production et l’archivage de documents et d’informations
En tant qu’assistant(e)s nous produisons, vérifions, faisons signer, enregistrons, classons de nombreux documents internes. Quel impact le digital a-t-il sur les façons de travailler dans ce domaine ?
Les documents et les données
Il nous faut parfois lutter contre ce que le CR2PA* appelle le « tsunami » numérique. Un flux de documents tels qu’ils nous submergent ! Le classement est une des activités inhérentes au métier mais le numérique a bouleversé les habitudes et les enjeux.
On perd aujourd’hui beaucoup plus de documents numériques que papier ! Cela vient de la méconnaissance de règles. Nous devons apprendre à nommer, s’assurer que l’on a la bonne version, utiliser des formats adaptés à un archivage pérenne…
Aux documents classiques s’ajoutent les données (films, contenus de blogs, sites internet, vidéo…). Les mêmes règles doivent s’appliquer pour leur production, conservation et destruction !
Les entreprises évoluent donc vers ce que l’on appelle l’archivage managérial.
Le simple classement et la sauvegarde sur des serveurs saturés sont désormais trop coûteux ! L’entreprise doit mettre en place une vraie stratégie, partagée par tous les services et les managers, pour organiser un véritable archivage.
Ce n’est plus le problème de la DSI : dans les grandes entreprises, les systèmes sont généralement mis en place, mais beaucoup moins souvent dans les PME-PMI et les TPE.
Quels enjeux pour vous ?
Vous devez savoir comment produire des documents de qualité (les nommer, vérifier les versions…). Et vous pouvez garantir que le document original n’a pas été modifié (intégrité). Il est aujourd’hui indispensable de connaitre la valeur des documents (vitaux, à risque, traces, éphémères) pour savoir lesquels conserver et s’assurer de la destruction des autres.
Quelles opportunités ?
- Participer à un groupe de travail sur l’archivage au niveau de l’entreprise.
- Contribuer à établir les règles de production, circulation et archivage des documents numériques.
- Se former sur les types de données, à la GED (Gestion Électronique de Documents).
Le cas des e-mails
Moyen de communication par excellence, l’e-mail est un type de document qui est aujourd’hui incontournable. Trop nombreux ils tuent l’information…
Aujourd’hui, rédiger des e-mails percutants fait partie du basique de notre métier.
Un autre enjeu est souvent ignoré. Un e-mail envoyé par un collaborateur engage fréquemment la responsabilité de l’entreprise. Il l’engage autant que le document que l’assistant(e) faisait autrefois signer au dirigeant.
Pour aller plus loin, vous pouvez consulter cette vidéo du CR2PA* sur l’archivage managérial
Attention à s’assurer que tous les collaborateurs en soient conscients. Et ces e-mails engageants (valeur) doivent être archivés dans les bons formats (pérennité), aux bons endroits (disponibilité de l’information). On rejoint les problématiques que peuvent résoudre des politiques d’archivage managérial.
Opportunités
- Se former à la rédaction propre au numérique.
- Connaitre les règles de la communication digitale (pour établir sa crédibilité, renforcer sa e-réputation).
- Participer à l’élaboration d’une charte d’usages des e-mails et accompagner sa mise en place (contrôle des flux).
Et vous, quels enjeux avez-vous identifiés, quelles opportunités avez-vous déjà saisies dans ce domaine là ?
A suivre…
Nous vous proposons d’aborder le partage de documents et d’informations dans le billet : Les assistant(e)s face à la transformation digitale – 3/5.
* CR2PA (club des responsables des politiques et projets d’archivage)