Emails : un peu de bon sens pour beaucoup d’efficacité !

Par le 12 mai 2015

Au départ conçu pour rendre l’information plus fluide et accélérer sa diffusion, bref pour gagner du temps, l’email fait partie aujourd’hui des principaux facteurs chronophages des cadres et de leurs collaborateurs. Trop nombreux, mal ciblés, peu clairs, trop longs, pas synthétiques… la liste des reproches est longue.

Il est pourtant possible de limiter les pertes de temps dans le traitement quotidien des mails, à condition de respecter quelques principes de bon sens, dont le plus important est certainement de rédiger des objets efficaces.

gestion des emails efficace

1 – Mettons-nous à la place du récepteur

« Ca va sans dire, mais ça va mieux en le disant » : puisque l’on ne communique pas pour soi-même, de la même façon, on n’écrit pas un email pour soi-même, mais pour quelqu’un qui comme nous, va se retrouver devant une messagerie fort encombrée dès son arrivée le matin.

Alors pour éviter que notre message ne se noie au milieu de nombreux autres, mettons toutes les chances de notre côté.

Positionner un drapeau « prioritaire » dans notre email n’aidera pas forcément notre lecteur. Si ce mail est prioritaire pour nous, il ne l’est peut-être pas pour notre lecteur qui n’appréciera peut-être pas être « mis sous pression » ainsi.
De la même façon les mentions URGENT en gros caractère qui s’accumulent dans une boite de réception peuvent lasser et produire l’effet inverse de celui attendu.

Prenons un exemple : M. Jeanveplus, cadre au sein d’une grande entreprise

Chaque matin, il ouvre sa boite de réception et y trouve plus de 50 mails : de nouveaux, des anciens… et chaque jour, il en recevra à peu près autant. Parmi eux, des importants marqués de drapeaux, des non importants, des mal dirigés…

M. Jeanveplus sait être efficace. Il lit ses emails sur deux niveaux : la zone de réception et la zone d’affichage partiel. Il survole sa boite de réception, en repérant ainsi l’expéditeur, le destinataire, la date d’envoi et l’objet des mails, et au besoin, grâce à l’affichage partiel en parcourt le contenu. Ainsi, si l’objet du mail n’est pas assez explicite, il est tenu de lire l’ensemble du mail pour savoir ce qu’il doit en faire.

Faisons le compte : nombre de mails par jour avec un objet imprécis X temps de lecture du mail  = ?

  1. Jeanveplus s’énerve fréquemment du temps perdu à traiter ses mails, à rechercher les informations qui lui seront utiles pour savoir ce que l’on attend de lui.
  2. Car M. Jeanveplus comme toute personne organisée, a besoin savoir ce qui est de nature prioritaire ou non. Et pour cela, a besoin de connaître le niveau d’urgence et d’importance des messages reçus pour les intégrer dans ses priorités du jour, ou bien choisir de les planifier ou de les… mettre de côté.
  3. Ce qui l’aiderait ? Trouver ces informations le plus vite possible, c’est-à-dire dans les objets des mails.

2 – Centrons-nous sur l’utile

Ce qui est utile pour M. Jeanveplus, comme pour tout un chacun, c’est ce que l’on attend de lui, sur quel dossier et pour quand. Ces informations qui permettent rapidement de savoir si l’on a une action à entreprendre, et de connaître son niveau d’urgence pour pouvoir la planifier.

D’ailleurs M. Jeanveplus vient de recevoir deux e mails :

Objet email 1 : réunion des partenaires du 11 avril
Objet email 2 : à préparer et faire valider avant le CODIR du 11 avril.

Lequel de ces deux emails lui fait gagner du temps et vaudra à son expéditeur l’estime de M. Jeanveplus ?

3 – Une petite réflexion pour un grand bénéfice

Pour chaque email à envoyer, l’idée est donc, une fois l’email écrit, de rédiger l’objet en nous posant 3 questions :

  • Quel thème ou dossier ?
  • Quelle action demandée ?
  • Quel délai imparti ?

S’il est vrai que cette réflexion peut prendre quelques secondes de plus, les bénéfices sont pourtant réels :

1/ pour notre destinataire :

  • Pouvoir hiérarchiser ses emails et donc reprendre la maîtrise de sa messagerie : ouf !
  • Eviter de louper ou de perdre une info essentielle ou une demande importante
  • Pouvoir les classer plus facilement en fonction du thème apparent dans l’objet

2/ comme pour nous :

  • Nous donner toutes les chances de voir votre email traité en temps et en heure
  • Démontrer notre esprit de synthèse et d’organisation
  • Contribuer à l’efficacité collective

Une petite astuce à diffuser sans modération…pour inviter nos collègues à rédiger eux aussi des objets d’emails qui nous feront gagner un temps précieux dans le tri de boite mail  😉

 

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Nathalie VIGNON Il y a 5 années

Article très intéressante et qui permet de faire une une piqure de rappel sur les essentiels de rédaction d’une mail.
A retenir pour l’avenir

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Luce Panga Il y a 5 années

Il est certain que la circulation des courriels peut être problématique, surtout pour une secrétaire qui doit gérer plusieurs directeurs. Parfois on ne reçoit pas les réponses attendues ou le destinataire affirme n’avoir rien reçu. Grâce aux outils disponibles dans Outlook, je peux suivre mes courriels et avoir les confirmations de réception et de lecture.
Je m’assure également d’écrire un objet sensé. Cela permet de gagner du temps.

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Delphine Lemire Il y a 5 années

Merci pour cette éclairage

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    Delphine Lemire Il y a 5 années

    Merci pour cet éclairage

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Marc Duranton Il y a 5 années

Votre article est très intéressant, je me suis beaucoup reconnu. La gestion des emails est devenu un véritable casse tete, nos interlocuteurs oublient de nous répondre et nous oublions aussi de traiter des demandes. J’ai essayé beaucoup de méthode avant de comprendre pourquoi je n’y arrivais pas… Et pourquoi, je n’y arrivais pas? Tout simplement parce que je ne reçois pas les emails au bon moment! Depuis peu, j’utilise un service qui me sert à recevoir mes emails au bon moment et qui me permet de créer des rappels, cela s’appelle Remailder. C’est la solution que j’ai adopté pour m’en sortir!

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