Managers, 15 conseils pour optimiser la collaboration avec votre assistante

Par le 31 mai 2012

L’efficacité du binôme manager/assistante repose à la fois sur la confiance et sur la mise en place de règles de jeu.

Dans nos formations, les assistantes nous disent souvent : « Nos managers devraient venir en stage avec nous ». D’où l’idée de ces 15 conseils aux managers pour optimiser la collaboration avec leur assistante.

  1. Fixez ensemble des règles du jeu claires et précises dès le départ.
  2. Utilisez le parler vrai et mettez en place une relation de confiance réciproque.
  3. Tenez-la au courant de vos objectifs et priorités à moyen et long terme (et pas seulement des urgences quotidiennes).
  4. Présentez-la à vos visiteurs, valorisez-la à l’extérieur.
  5. Aidez-la à asseoir son rôle et sa crédibilité auprès de vos collaborateurs.
  6. Faites le point des dossiers en cours avec elle au moins une fois par semaine.
  7. Faites le point de temps en temps avec elle sur vos méthodes de travail et d’organisation du temps.
  8. Accordez-lui régulièrement un laps de temps exclusif, hors dérangements.
  9. Regroupez ce que vous avez à lui demander en un seul tête-à-tête quotidien.
  10. Dites- lui toujours où vous êtes.
  11. Sachez manifester votre satisfaction et dire merci.
  12. Étudiez régulièrement avec elle les activités que vous pouvez lui déléguer.
  13. Encouragez-la à prendre des initiatives et donnez-lui le droit à l’erreur.
  14. Donnez-lui les informations nécessaires pour la réalisation de son travail (objectif, enjeux, destinataires, dates).
  15. Anticipez les urgences : intégrez ses délais de réalisation dans la fixation de vos propres délais.

Dites-moi ce que vous pensez de ces conseils. Faudrait-il en ajouter d’autres ?

Dans un prochain article, je vous proposerai une liste de conseils destinées aux assistantes pour optimiser la collaboration avec leur manager.

Christine Harache

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sosso Il y a 8 années

je suis tout à fait d’accord avec ton commentaire. Et c’est amusant car les managers ont une qualité indéniable, ils lisent cependant ils sont autistes dans la compréhension.
Ils n’ont pas le temps d’aller au delà des mots Sans doute le fait qu’on leur demande d’aller de + en + vite,
A force d’être dans l’urgence et le court terme, on ne prend plus le temps de la réflexion.
très bonne idée l’agenda de l’assistante.

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Christine Harache Il y a 8 années

Merci de ce commentaire,
En somme, ce manager a 13 bonnes réponses sur 15. C’est un très bon score.Toutefois, les deux points d’amélioration qui lui restent sont des « gros morceaux ».

La crédibilité de l’assistante passe certes par son professionnalisme et sa posture. Mais c’est beaucoup plus facile quand le manager apporte son aide.

La prise en compte des délais de l’assistante dans la fixation des délais globaux d’un travail ou d’un projet est un long combat. Cela renvoie à ce que, chez Cegos, nous appelons « la contribution invisible de l’assistante ». Le donneur d’ordre n’a pas toujours une perception très précise de la contribution de son assistante à son travail. Il pense, en toute bonne foi, que le travail est terminé quand lui-même a terminé. Alors que son assistante a peut-être tout un travail de finalisation a faire par la suite.

Christine Harache

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sosso Il y a 8 années

bonsoir,
très bonne synthèse. les points que mon boss doit améliorer sont les points
5.Aidez-la à asseoir son rôle et sa crédibilité auprès de vos collaborateurs : tout simplement car certains de ses chefs de services n’acceperaient pas que je sois présente au comité hebdo. Nul est prophète dans sa direction….. car dans le groupe mon rôle et crédibilité est reconnu
15.Anticipez les urgences : intégrez ses délais de réalisation dans la fixation de vos propres délais.c’est certain c’est mon leimotiv

Donc mon boss doit encore s’méliorer. Les autres points il maîtrise car pour travailler avec lui je lui ai appris comment une assistante pouvait lui faire gagner des heures.

Mais tout cela n’est jamais acquis, et c’est 50/50.
pour moi ces 15 conseils résument parfaitement les choses et je vais de ce pas m’empresser de le rerouter aux chefs de services de mon boss afin qu’ils sachent travailler avec leurs assistantes, plutôt que de se reposer sur moi.
Très bonne idée liste de conseils pour les assistantes que je m’empresserait de diffuser aux assistantes dont j’ai la charge.

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