Rédiger un compte rendu de réunion efficace

Par le 14 mai 2012

Le compte rendu de réunion remplit plusieurs fonctions. Il constitue la mémoire de ce qui s’est dit au cours de la réunion et permet de capitaliser les expériences et les projets. Il apporte également aux absents l’essentiel des échanges. Il permet enfin de suivre l’avancement des décisions et plans d’action.

Je vous propose de voir ce qui le rend efficace.

Pour un compte-rendu de réunion efficace

© Shutterstock

Trois grands types de comptes rendus

Il y a 3 grands types de compte rendu selon la nature de la réunion et les besoins des destinataires du compte rendu.

Le procès-verbal

Il ne concerne que les réunions de type « officielles » : assemblée générale, conseil d’administration, réunion du CE, etc. Le procès-verbal est généralement assez long. Il se veut exhaustif et très fidèle aux échanges. Chacun des protagonistes doit y retrouver ses propos. Le procès-verbal est structuré dans l’ordre des débats.

Le compte rendu synthétique

Il concerne toutes les réunions. Il n’a pas le caractère d’exhaustivité du procès-verbal et ne rapporte l’intégralité des propos des participants. Le rédacteur ne donne que les grandes lignes des échanges. Pour chaque point de l’ordre du jour il rapporte l’essentiel de ce qui a été dit, les conclusions auxquelles le groupe est parvenu et les décisions prises.

Le relevé de décisions

Il ne rapporte que les décisions. Il se présente sous forme d’un tableau réalisé sur Word voire sur Excel pour utiliser les fonctions de recherche. On peut le joindre en annexe à un compte rendu plus étoffé.

Un compte rendu efficace

Un document fidèle et objectif

Il est sans ajout, sans omission, ni interprétation : on ne fait pas dire aux participants ce qu’ils n’ont pas dit, on ne supprime pas d’information importante, on n’ajoute pas d’informations qui n’ont pas été données lors de la réunion.

Le simple fait de sélectionner des informations pour synthétiser les idées émises introduit déjà une distorsion. Il importe donc d’être vigilant pour conserver le maximum d’objectivité.

Toutefois, au contraire du procès-verbal qui se veut fidèle à la lettre, le compte rendu se contente d’être fidèle à l’esprit des débats. Il n’est pas indispensable de savoir qui a dit quoi ni de relever tous les propos échangés.

Un document pratique

Le lecteur doit y trouver rapidement l’information cherchée. C’est pourquoi il doit être structuré, c’est-à-dire comporter un plan. Le plus souvent, il suffit de reprendre l’ordre du jour de la réunion. Si cette dernière n’avait pas d’ordre du jour, il faudrait créer un plan thématique à partir des sujets abordés.

Pour être pratique, le compte rendu doit aussi être synthétique, c’est-à-dire ne retenir que l’essentiel des idées. Il doit être également être complet, c’est-à-dire reprendre tout l’essentiel des idées. L’important et la principale difficulté étant distinguer l’essentiel de l’accessoire.

Pour être pratique, il doit également être clair et facile à comprendre. Nécessite-t-il pour autant d’être entièrement rédigé ? Tout dépend de sa destination.

Un document adapté à l’usage

S’il est destiné à un usage interne (réunion de service par exemple), il ne nécessite pas une rédaction soignée. Il suffit qu’il soit compréhensible, les idées peuvent être reprises sous forme de liste à puces, par exemple.

Pour un usage externe, compte rendu de réunion destiné à des clients par exemple, une rédaction plus soignée sera nécessaire.

Dans tous les cas de figure, il est à noter, qu’un document rédigé, dans lequel les différentes idées sont reliées est plus agréable et plus facile à lire qu’un autre. Tout dépend en somme du temps dont on dispose et de l’utilisation du document.

 

Pour aller plus loin

Formation spéciale Assistant(e)s : Prise de notes et rédaction de comptes rendus efficaces

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Jeanne R Il y a 5 mois

Je suis d’accord avec Arnaud, rédiger, c’est parfois technique… Mais c’est surtout chronophage, alors quand les réunions s’enchainent, en plus de mes missions quotidiennes qui ne baissent pas, un prestataire, bien sûr c’est pas gratuit, mais faut reconnaître que ça aide, car franchement, pour avoir repris la rédaction des PV ensuite, c’est un vrai job! Nous avons connu un PSE assez tendu et nous avions été aidés par Nathalie, de https://transcriptus.com, qui avait été très professionnelle.

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Arnaud.H Il y a 1 année

Rédiger un procès-verbal demande un certain savoir-faire du fait de sa caractéristique juridique , pour le cas de notre entreprise nous avons fait appel à http://www.compte-rendu.fr, ils ont fait preuve de beaucoup de professionnalisme.

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voule Il y a 2 années

Salut tout le monde.je souhaiterais faire partie du réseau afin de recevoir des messages

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JOSIA TCHITEMBO Il y a 3 années

JE VEUX SAVOIR COMMENT RÉDIGER UN COMPTE RENDU PARFAIT

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LRoche Il y a 4 années

En général, et exception faite des pv destinés aux réunions d’irp, nous privilégions pour nos clients un compte-rendu « corrigé » : il permet, tout en demeurant parfaitement fidèle à l’intégralité des débats, de supprimer les répétitions, les confusions, de corriger la syntaxe et la grammaire, et surtout de passer d’une langue souvent tintée des défauts de l’oral à une langue soutenue, même quand l’intervenant a du mal à s’exprimer correctement en français. Il en résulte un confort de lecture très appréciable. De plus, pour le rédacteur, ce travail s’avère très souvent plus intéressant et instructif qu’un simple procès-verbal in extenso.

Pour en savoir davantage sur les différences entre les différents types de compte-rendus, je vous renvoie à la page dédiée de notre site internet, où vous pourrez trouver des consignes et quelques exemples : http://www.redaco.fr/les-comptes-rendus/

N’hésitez pas à me contacter pour toute question sur ces sujets.

Bien cordialement,

LRoche

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DANDJINOU Il y a 4 années

Je voudrais avoir la rédaction des comptes rendu rapports et quelque correspondances administratives afin de mieux approfondie mes connaissances sur le plan de rédactionnel.

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Isabelle Laval

Isabelle Laval Il y a 7 années

Il est vrai que pour le moment il n’y a pas de chômage pour les assistantes dentaires. Le plus difficile reste de trouver un cabinet qui accepte de prendre une assistante à former. Une fois cette étape franchie, les cabinets s’arrachent les assistantes qualifiées !

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Bourgeois fougerouse Il y a 7 années

Actuellement sans emploi et en recherche de reconversion, à 39 ans je suis attirée par le métier d’assistante dentaire. Apres 20 ans de commerce, ce métier de contact est si diversifié qu il a l’air fait pour moi. J’ai trouvé presque toutes les réponses à mes questions, sauf une essentielle.. Où en est le marché du travail? Y a t’il toujours pénurie d’assistante en 2012..? On voit peu d’offres sur les sites pole emploi. L’arrivée des plateformes téléphoniques n’a t elle pas mis en péril le métier? Beaucoup de dentistes pratiquent seuls….. le secrétariat de l’école de formation m’a assuré que les nouvelles diplômes trouvaient de suite un poste…. Qu en pensez vous? vivant seule avec 2 enfants, j’aimerais ne pas faire d’erreur et avoir du travail en sortant de formation …. Merci d’avance de vos réponses

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Samia Il y a 7 années

Merci pour cet article très intéressant !
Pour ma part, j’utilise mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement)pour prendre mes notes en réunions, organiser mes notes et bien-sur envoyer mon compte rendu. Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ». C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu et la mise en forme pro sont générés automatiquement grâce à la prise de notes et on peut l’envoyer par à tous les participants . Le gain de temps est considérable
Je recommande Beesy à tous ceux qui organisent ou participent souvent à des réunions de travail.
http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/

Samia

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Léa56 Il y a 7 années

Message complémentaire. J’utilise Word 2007.
Je trouve sur internet une information sur Word 2010 qui est plus évolué car il intègre un correcteur contextuel
Par exemple, si l’on prend en compte la phrase « En temps que membre de ……….., je possède de nombreux avantages. », le mot « temps » existe bien dans le dictionnaire mais est mal orthographié dans notre phrase. Ainsi, le correcteur soulignera le mot « temps » en bleu et proposera le mot « tant » dans son menu contextuel.
Sur Word 2007 il ne réagit pas. Mais j’utilise cette version au minimum sans avoir reçu de formation. Peut être faut il activer un menu.

Il existe un autre correcteur mais payant (50 euros) et qui parait très évolué
http://www.druide.com/a_description.html

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Léa56 Il y a 7 années

Bonjour Christine

J’ai cherché comment vous contacter directement sur ce bolg, mais je n’ai pas trouvé. Alors je pose ma question à cet endroit.

Je cherche un programme gratuit pour corriger mes rédactions, mais plus évolué que le correcteur de Word.

En connaissez-vous ?

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valerie Il y a 7 années

Bonjour,

La vraie difficulté du compte-rendu est de la rendre agréable à lire, complet mais pas trop long. J’essaie donc d’y intégrer des tableaux et des graphiques pour les éléments informatifs, de retranscrire les débats de façon synthétique avec l’intention des orateurs tout en mettant en avant les votes, décisions et actions à mettre en oeuvre.
Surtout pour faire un bon compte-rendu, il faut avoir de bonnes notes.
Récolter les éléments chiffrés avant la réunion ou connaitre qui peut les donner sans qu’on est à les noter pendant la réunion, de la même façon pour les listes un peu longues.
Pendant la réunion, noter les débats et notamment les intentions des personnes qui parlent. Une abondance de dire et autre répondre devient vite ennuyeuse à lire.

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Expert Confidens Il y a 7 années

Bonjour, et bravo pour votre article. J’ajoute que lorsqu’un client fait appel à nous (pour un compte rendu de réunion, la rédaction d’un procès-verbal, la retranscription d’un enregistrement audio), il arrive qu’il demande la rédaction d’un PV synthétique : il contient tous les échanges de la réunion, mais les propos des participants sont reformulés et condensés afin d’obtenir un document efficace qui permette de prendre connaissance rapidement du contenu de la réunion. Je pense que c’est un bon compromis entre la retranscription intégrale mot à mot – qui peut avoir son utilité – et la synthèse (trop ?) courte dans laquelle certaines informations importantes ne figurent pas.
Bonne journée

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Christine Harache Il y a 7 années

Merci de cette précision, Léa,
Il est vrai que le procès-verbal est un document particulier du fait de son caractère juridique. Sa rédaction réclame beaucoup de précision et de rigueur de la part du rédacteur.

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Léa56 Il y a 7 années

Bonsoir Christine

Je rajoute une information sur les procès-verbaux (Conseil d’Administration et Assemblée Générale) : les PV retracent les débats mais présentent aussi les résolutions suite aux votes. De ceux-ci découlent des formalités juridiques (publications journal d’annonces légales, enregistrement aux impôts dans certains cas et enregistrement Centre Formalités des Entreprises/Greffe Tribunal de commerce). Pas question de faire n’importe quoi, sinon ça coute cher, il faut tout recommencer. Voilà de ce qui me reste de mes souvenirs lorsque j’étais assistante juridique.

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