6 questions pour affiner son organisation

Par le 5 mai 2011

Dans mon précédent billet : « Un outil pour une meilleure gestion du temps, le relevé d’activité », je vous ai présenté une grille de questions pour analyser votre relevé d’activité. Cette grille de questions s’appelle le 3QOCP : Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Comment ? Pourquoi ?

On peut lui adjoindre aussi la question Combien ? Dans ce cas, on le présente souvent sous la forme suivante : CQQCOQP, plus facile à mémoriser, car plus amusante.

Il s’agit d’un questionnement systématique qui être utilisé dans de nombreuses circonstances et pas seulement en lien avec une meilleure gestion du temps. Il joue le rôle de pense-bête en permettant de balayer tous les aspects d’une question sans en oublier aucun.

Dans ce billet, je vous propose de détailler l’utilisation du 3QOCP, toujours en lien avec une meilleure gestion de son temps.

Remettre en cause ce qui parait évident

Tout l’intérêt du questionnement systématique est de nous obliger à nous interroger sur ces choses qui nous paraissent normales.

Quand on prend en charge une activité, on se pose de nombreuses questions. On a tendance à remettre en cause l’activité et la façon de l’exercer.

Quand on mène cette activité depuis un certain temps au contraire, il est très difficile de prendre du recul. On a tendance à considérer comme normal ce qui est habituel.

Le questionnement systématique a pour objectif de vous permettre de retrouver cette capacité d’étonnement et de critique que vous avez perdue au fil des ans.

Qui ? 

Avec le qui, on s’interroge sur la personne qui réalise l’activité, dans ce cas précis, vous-même. Il ne s’agit pas de se débarrasser de ses responsabilités ou de ses tâches les moins gratifiantes, mais bien de mettre en place une organisation efficace et logique.

Il est évidemment moins facile pour une assistante que pour un manager de déléguer des activités. Mais si vous arrivez à la conclusion qu’il est illogique que vous consacriez un temps important à telle activité, il faudra étudier la question de la délégation, peut être avec votre manager.

Les questions à se poser sont :

  • Est-il logique que ce soit moi qui réalise cette activité ?
  • Suis-je la personne la plus apte à le faire ?
  • Mon niveau de qualification est-il trop important, trop faible par rapport à la tâche ?
  • Qui d’autre peut le faire (immédiatement, à moyen terme) ?

Quoi ? 

Cette question amène à s’interroger sur la pertinence, la raison d’être de l’activité en elle-même.

L’expérience montre que de nombreuses activités auxquelles on consacre beaucoup de temps ne sont pas nécessairement utiles. L’habitude, le manque de remise en cause peuvent amener à poursuivre des activités ayant présenté un intérêt autrefois et aujourd’hui inutiles.

Les questions à se poser sont :

  • Cette activité est-elle vraiment  utile ? Pour qui  et en quoi ?
  • Est-il possible de la réduire ou de la supprimer ?
  • Que se passerait-il de pire pour vous, pour votre manager ou pour l’entreprise si elle n’était pas réalisée ?

Quand ?

Le quand amène à s’interroger sur la question du temps. On remet en cause le moment de la réalisation de l’activité et la durée nécessaire.

Les questions à se poser sont :

  • Le moment choisi pour réaliser cette activité est-il le plus pertinent ?
  • Peut-on reporter l’exécution du travail (ou d’une partie) à un moment plus opportun ?
  • Peut-on combiner ou regrouper cette tâche avec une autre tâche en réalisant une économie de temps, de moyens ?
  • La durée nécessaire semble-t-elle pertinente ?
  • Est-il possible de la diminuer ?

Comment ?

Le comment remet à cause la manière d’exécuter le travail. Compte tenu de l’automatisation d’une bonne partie des activités, il est indispensable de s’interroger sur une meilleure utilisation de l’informatique.

Les questions à se poser sont :

  • Est-ce la meilleure façon de réaliser ce travail ?
  • Existe-t-il une autre manière plus simple, plus rapide, plus facile de faire ce travail ?
  • Peut-on simplifier tout ou partie du travail ?

Où ?

Cette question amène à remettre l’organisation du poste de travail lui-même. Une bonne organisation de l’espace et une bonne implantation des outils de travail sont indispensables pour gagner du temps et travailler dans des conditions confortables.

Les questions à se poser sont :

  • Le poste de travail est-il bien organisé ?
  • Les outils de travail sont-ils bien placés (téléphone, armoires, imprimante, photocopieur, etc.) ?

Pourquoi ?

On utilise le pourquoi en association avec les autres questions afin d’approfondir l’analyse.

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Lilou Il y a 9 années

Bonsoir Valérie,

Je comprend que cette réponse soit rébarbative, et répétitive surtout… as – tu fait ton point sur ta journée pour voir ce qui te rapporterais de faire cela en plus?, et peut-être que cela pourrait changer???

Bonne soirée!
Lilou

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valérie Il y a 9 années

Bonjour,

J’ai été embauchée en même temps qu’une collègue dans un autre service. Toutes les deux, nous posions souvent la question du pourquoi et on obtenait en général comme réponse :  » on a toujours fait comme ça » ou « c’est comme ça qu’on n’a montré ». Franchement ces réponses m’ont coupés tout esprit d’initiatives. Je réserve les améliorations aux outils que je suis seule à utiliser.

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Jocelyne NATIER Il y a 9 années

Bonjour,

Juste une petite anecdote qui m’est arrivée la semaine dernière et qui illustre bien l’utilité des propos de ce billet.

A la question « Est-il logique que ce soit moi qui réalise cette activité », mon manager m’a répondu sans hésiter : à vrai dire, je ne sais pas mais cela a toujours fonctionné ainsi ». L’historique dans ce cas prévaut sur la pertinence du choix de celle qui réalise la tâche. Après remise à plat de mes fonctions et de la nature même de la tâche, cette dernière a été confiée à une de mes collègues, plus à même de la réaliser, collègue qui a, en outre, accueilli cette nouvelle tâche avec ravissement.
Comme quoi se poser les bonnes questions peut non seulement soulager certaines d’entre nous mais peut parfois en ravir d’autres !

Cordialement

Jocelyne

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