Assistant(e)s et office managers, osez demander l’information !

    Par le 28 mars 2017

    Il n’est pas toujours aisé de dire que l’on ne sait pas. En effet, par principe, on attend de nous que l’on sache. Par exemple, que l’on soit opérationnel rapidement après avoir pris un nouveau poste ou bien directement suite à une formation, sans la période d’adaptation nécessaire. Cela pourrait se concevoir si l’apprentissage par l’erreur était accepté. Or, la tolérance à l’erreur a ses limites.

    Mieux communiquer avec votre manager

    Les assistant(e)s et office managers ont pour mission de recueillir l’information pour la traiter, soit en la restituant de façon digeste, soit sous la forme d’une action opérationnelle. Nous ne pouvons donc pas nous satisfaire d’informations imprécises ou tronquées. D’autant que si un problème survient que l’on tente de justifier en arguant d’un manque d’informations, on nous reprochera à juste titre : « Mais pourquoi n’as-tu pas demandé ?? ».

    Pourquoi tant de réticences ?

    Nous sommes malheureusement trop souvent réticent(e)s à l’idée d’aller à la chasse à l’information. Ce pour différentes raisons : la peur de déranger ou de nous entendre dire « Je vous l’ai déjà dit », voire « Mais vous n’avez pas compris ? ». Avouer « Je ne sais pas » peut signifier pour notre hiérarchie ou notre entourage un problème à venir pour le livrable, un grain de sable dans les rouages, et nous avons en tête que notre mission consiste à rassurer et non à inquiéter avec des questions.

    Cela dit, d’autres raisons peuvent expliquer nos réticences : le manque de temps de notre part, notamment dans le cas d’une mission à exécuter dans l’urgence, ou bien la capitulation, lorsqu’il est si difficile d’obtenir l’information de notre interlocuteur. Je pense notamment à la rétention d’information, sujet qui mériterait un billet à lui tout seul. Bref, les raisons sont multiples.

    Comment oser ?

    Mais nous sommes à l’ère de l’infobésité et les nouveaux enjeux réclament une communication fluide et adaptée. Pour les assistant(e)s et office managers, la gestion de l’information requiert plus que jamais anticipation, organisation et rigueur.

    Quelques pistes pour ce faire : identifier au préalable les experts et autres détenteurs par type d’information et se rapprocher d’eux pour s’accorder sur une communication efficace. Mettre en place des outils collaboratifs. Par ailleurs, favoriser la reformulation « Si j’ai bien compris…. », « Pourriez-vous svp confirmer que…? ». De même et lorsque cela est cohérent, demander que l’on vous indique où vous procurer l’information (sans oublier de consigner la réponse) plutôt qu’on ne vous la fournisse.

    De votre, côté, avez-vous quelques astuces à partager ?

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    Mylène Il y a 3 mois

    Privilégier les échanges avec les autres : un grand oui, mais attention tout de même à mettre des limites.
    Pour ma part, quand quelque chose n’est pas très clair, ou mal compris, je reformule systématiquement, et ça marche plutôt bien.
    Votre supérieur préférera toujours vous reformuler une demande, ou vous l’expliquer deux fois, que de repasser derrière vous parce que le travail a été mal fait, d’autant plus si ça vous a amené à faire une grosse bêtise 😉
    On attend de nous un travail impeccable, basé sur des certitudes, et surtout pas d’hésitation ou de « je pense avoir compris comme cela ».

    la recherche d’information par soi-même est bien évidement indispensable. Je me renseigne toujours sur le sujet, avant de poser des questions si j’ai besoin.

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    Agnès Il y a 3 mois

    Je suis tout à fait d’accord avec Maud. Ce sont les échanges qui sont payants au final. Certains peuvent penser qu’être « en mouvement », c’est une perte der temps, mais pas du tout. Dans mon poste d’assistante, l’humain a une grande part, ce qui me permet de connaître plein de monde et, ensuite, de pouvoir leur poser des questions et obtenir des réponses qui me permettent d’avancer sur mes dossiers. Cette part « Humain » à laquelle j’attache beaucoup d’importance n’est pas toujours comprise de mes collègues.

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    Maud Il y a 3 mois

    Merci pour ce billet, c’est en effet un point clé. Si je n’avais qu’un seul conseil à donner : aller à la rencontre des autres, résister à la tentation de rester derrière son écran et son téléphone et se déplacer, aller se présenter, faire connaissance. Le contact direct reste le meilleur moyen d’obtenir facilement des informations. Avec cette méthode, en deux ans de présence dans l’entreprise, j’en savais bien plus que mes collègues ayant quinze, vingt ans d’ancienneté et qui ne prenaient plus cette peine. Et cela sans perte de temps en bavardage, simplement en échangeant une, deux phrases à chaque occasion. Bref, de l’humain (alors que je suis fan des technologies par ailleurs !) 🙂

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