Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ?

Le métier d’assistante virtuelle ressemble beaucoup à celui d’assistante à la différence qu’il s’effectue à distance. En effet, vous pouvez travailler de chez vous ou depuis un espace de co-working. A vous de choisir !

C’est au Luxembourg, j’ai rencontré Sandra Storoni. C’est une assistante de direction expérimentée, devenue assistante virtuelle ou Virtual PA (Virtual Personal Assistant).

Participante active à une session de formation sur les outils digitaux, nous avons échangé sur les particularités de son métier.

Comme beaucoup d’entre nous, après plusieurs années passées à des postes d’assistantes de direction, elle s’est posé la question de son avenir professionnel. Elle a découvert le métier d’assistante virtuelle et est désormais au service de consultants, coachs et petites entreprises avec lesquels elle travaille à distance, en freelance.

Comment avez-vous découvert le métier d’assistante virtuelle ?

Sandra : C’est en lisant un article sur une assistante virtuelle anglaise que j’ai découvert le métier. Je ne pensais pas alors que je pourrais devenir freelance un jour !

Et puis j’ai commencé à faire des recherches sur internet et je me suis aperçue que de très nombreuses personnes dans le monde exercent ce métier.

J’ai aussi découvert qu’une ancienne VPA (assistante virtuelle), toujours anglaise, avait monté sa société de coaching pour les personnes qui se lancent dans le métier.

Qu’est-ce qui vous a décidé à « sauter le pas » et à vous lancer ?

Sandra : Le premier facteur, ce sont les circonstances. J’en ai fait une opportunité. Quand la société pour laquelle je travaillais a fermé, j’ai décidé de tenter l’aventure, je me suis donné 1 ou 2 ans pour réussir. Sinon, je retournerais à mon métier initial.

J’avais confiance dans mes capacités à faire le travail d’assistante freelance. Par contre, je doutais beaucoup de mes capacités à marketer mon offre !

Le second facteur clé a été la formation et le coaching : l’investissement de départ est très limité pour se lancer (un PC, un téléphone, une connexion internet). Du coup, j’ai investi dans la formation et j’ai suivi les modules de cette coach anglaise. Cela m’a permis de connaître les bases de la création d’entreprise (image, logo, objectifs), de construire mon offre, un business plan et surtout d’apprendre à « marketer » mon business.  Elle m’a ensuite accompagnée, a répondu à mes questions au fur et à mesure de l’avancement du projet

Enfin, il existe des groupes d’assistantes virtuelles sur les réseaux sociaux, certains sont privés, d’autres ouverts. C’est une excellente occasion de continuer à se former, à échanger et progresser.

Quels sont les challenges les plus importants que vous avez eus à relever ?

Sandra :

1. Moi et moi-même !

Mon manque de confiance en moi au début, notamment sur mes capacités à monter mon entreprise.

Le networking : il faut en faire beaucoup pour se faire connaître, et au début, je n’étais pas très à l’aise.

2. La méconnaissance du métier

Au Luxembourg, le métier n’est pas encore très connu. J’ai passé beaucoup de temps à expliquer ce métier. J’ai rapidement mis en place mon site web et rédigé un article de blog qui explique en 7 points, toutes les bonnes raisons de faire appel à une assistante virtuelle : https://www.paperweightpa.com/7-reasons-hire-virtual-assistant/

NDLR : il existe aussi des articles en français : http://www.kris3d.com/2012/06/12/quest-ce-quun-assistant-virtuel-va-virtual-assistant/

3. Équilibrer sa gestion du temps :

En tant que VPA, on décharge les autres de leurs tâches et en même temps on doit continuer à faire du networking, se faire connaitre, construire la confiance de futurs clients. On peut être tenté de travailler des heures et en même temps il faut se ménager pour rester à l’écoute, disponible, efficace et créative.

Je me connais et je suis très attentive à cela, sinon cela peut rapidement tout affecter. Le temps passé sur internet et les réseaux sociaux peut aussi être chronophage. Il faut se donner des objectifs précis quand on s’y consacre.   A certains moments, j’attends presque impatiemment le jour où je pourrai, à mon tour, embaucher une assistante freelance !!

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Votre métier nécessite d’inspirer une grande confiance à ceux qui vont jusqu’à partager leurs boîtes emails et leurs agendas avec vous. Comment construisez-vous cette confiance ?

Le networking, les événements organisés, sont essentiels. On ne cherche pas à vendre quoi que ce soit quand on se rend aux événements, c’est contre-productif. Ils sont l’occasion de rencontrer les personnes, d’expliquer ce que l’on fait. Ceux qui sont intéressés peuvent ensuite échanger avec d’autres personnes qui vous connaissent, qui vous recommandent. Cela se fait petit à petit. Certains m’ouvrent l’accès à leur boîte email d’emblée, d’autres ont besoin d’être rassurés.

Il faut en moyenne entre 8 et 14 « points de contact » avant qu’une personne ne devienne un client. « Point de contact », c’est aussi bien un appel, un sms, une vidéo conférence, un chat ou un rdv en personne.

Ensuite, il est important de se mettre d’accord très vite sur le moyen de fonctionner : la fréquence des échanges ou les modes de communication. La communication est essentielle. Le face à face est toujours un plus quand on démarre, mais il n’est pas obligatoire. J’ai par exemple une cliente aux Etats-Unis. Elle me fait confiance même si nous ne nous sommes jamais rencontrées.

Quelles sont les compétences qui, à votre avis, vous permettent aujourd’hui de gagner la confiance de vos clients ?

Ce sont celles de l’assistante. Cela commence par l’écoute, l’observation et la disponibilité.

Rencontrer un nouveau client, c’est comme commencer un nouveau travail.

Quand je sens de la réserve, je propose de faire mes preuves avec de petits projets. C’est l’occasion de démontrer ensuite ma fiabilité, le respect de mes engagements (en termes de deadline notamment), mon sens du détail et du travail bien fait (pour ne pas dire perfectionnisme). On construit la relation progressivement.

 Je m’adapte en permanence aux besoins des clients et je me forme continuellement pour cela. Le networking est aussi l’occasion de rester à la pointe de ce qui se fait.

En conclusion, si vous deviez donner les plus et les moins du métier les plus significatifs ?

Sandra :

Les plus : définitivement la flexibilité du temps de travail, la liberté de travailler quand et pour qui on le souhaite, la satisfaction de rendre un réel service aux autres.

Les moins : les échanges avec les collègues, au café ou autre peuvent parfois me manquer. On peut se sentir isolé. L’autre aspect serait, à certains moments, la capacité à se motiver lorsque l’on est seul chez soi.

NDLR : Si vous lisez l’anglais, vous pouvez retrouver Sandra sur son blog : https://www.paperweightpa.com/blog/