Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ?

Par le 8 avril 2019

Le métier d’assistante virtuelle ressemble beaucoup à celui d’assistante à la différence qu’il s’effectue à distance. En effet, vous pouvez travailler de chez vous ou depuis un espace de co-working. A vous de choisir !

Assistante virtuelle

C’est au Luxembourg, j’ai rencontré Sandra Storoni. C’est une assistante de direction expérimentée, devenue assistante virtuelle ou Virtual PA (Virtual Personal Assistant).

Participante active à une session de formation sur les outils digitaux, nous avons échangé sur les particularités de son métier.

Comme beaucoup d’entre nous, après plusieurs années passées à des postes d’assistantes de direction, elle s’est posé la question de son avenir professionnel. Elle a découvert le métier d’assistante virtuelle et est désormais au service de consultants, coachs et petites entreprises avec lesquels elle travaille à distance, en freelance.

Comment avez-vous découvert le métier d’assistante virtuelle ?

Sandra : C’est en lisant un article sur une assistante virtuelle anglaise que j’ai découvert le métier. Je ne pensais pas alors que je pourrais devenir freelance un jour !

Et puis j’ai commencé à faire des recherches sur internet et je me suis aperçue que de très nombreuses personnes dans le monde exercent ce métier.

J’ai aussi découvert qu’une ancienne VPA (assistante virtuelle), toujours anglaise, avait monté sa société de coaching pour les personnes qui se lancent dans le métier.

Qu’est-ce qui vous a décidé à « sauter le pas » et à vous lancer ?

Sandra : Le premier facteur, ce sont les circonstances. J’en ai fait une opportunité. Quand la société pour laquelle je travaillais a fermé, j’ai décidé de tenter l’aventure, je me suis donné 1 ou 2 ans pour réussir. Sinon, je retournerais à mon métier initial.

J’avais confiance dans mes capacités à faire le travail d’assistante freelance. Par contre, je doutais beaucoup de mes capacités à marketer mon offre !

Le second facteur clé a été la formation et le coaching : l’investissement de départ est très limité pour se lancer (un PC, un téléphone, une connexion internet). Du coup, j’ai investi dans la formation et j’ai suivi les modules de cette coach anglaise. Cela m’a permis de connaître les bases de la création d’entreprise (image, logo, objectifs), de construire mon offre, un business plan et surtout d’apprendre à « marketer » mon business.  Elle m’a ensuite accompagnée, a répondu à mes questions au fur et à mesure de l’avancement du projet

Enfin, il existe des groupes d’assistantes virtuelles sur les réseaux sociaux, certains sont privés, d’autres ouverts. C’est une excellente occasion de continuer à se former, à échanger et progresser.

Quels sont les challenges les plus importants que vous avez eus à relever ?

Sandra :

1. Moi et moi-même !

Mon manque de confiance en moi au début, notamment sur mes capacités à monter mon entreprise.

Le networking : il faut en faire beaucoup pour se faire connaître, et au début, je n’étais pas très à l’aise.

2. La méconnaissance du métier

Au Luxembourg, le métier n’est pas encore très connu. J’ai passé beaucoup de temps à expliquer ce métier. J’ai rapidement mis en place mon site web et rédigé un article de blog qui explique en 7 points, toutes les bonnes raisons de faire appel à une assistante virtuelle : https://www.paperweightpa.com/7-reasons-hire-virtual-assistant/

NDLR : il existe aussi des articles en français : http://www.kris3d.com/2012/06/12/quest-ce-quun-assistant-virtuel-va-virtual-assistant/

3. Équilibrer sa gestion du temps :

En tant que VPA, on décharge les autres de leurs tâches et en même temps on doit continuer à faire du networking, se faire connaitre, construire la confiance de futurs clients. On peut être tenté de travailler des heures et en même temps il faut se ménager pour rester à l’écoute, disponible, efficace et créative.

Je me connais et je suis très attentive à cela, sinon cela peut rapidement tout affecter. Le temps passé sur internet et les réseaux sociaux peut aussi être chronophage. Il faut se donner des objectifs précis quand on s’y consacre.   A certains moments, j’attends presque impatiemment le jour où je pourrai, à mon tour, embaucher une assistante freelance !!

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Votre métier nécessite d’inspirer une grande confiance à ceux qui vont jusqu’à partager leurs boîtes emails et leurs agendas avec vous. Comment construisez-vous cette confiance ?

Le networking, les événements organisés, sont essentiels. On ne cherche pas à vendre quoi que ce soit quand on se rend aux événements, c’est contre-productif. Ils sont l’occasion de rencontrer les personnes, d’expliquer ce que l’on fait. Ceux qui sont intéressés peuvent ensuite échanger avec d’autres personnes qui vous connaissent, qui vous recommandent. Cela se fait petit à petit. Certains m’ouvrent l’accès à leur boîte email d’emblée, d’autres ont besoin d’être rassurés.

Il faut en moyenne entre 8 et 14 « points de contact » avant qu’une personne ne devienne un client. « Point de contact », c’est aussi bien un appel, un sms, une vidéo conférence, un chat ou un rdv en personne.

Ensuite, il est important de se mettre d’accord très vite sur le moyen de fonctionner : la fréquence des échanges ou les modes de communication. La communication est essentielle. Le face à face est toujours un plus quand on démarre, mais il n’est pas obligatoire. J’ai par exemple une cliente aux Etats-Unis. Elle me fait confiance même si nous ne nous sommes jamais rencontrées.

Quelles sont les compétences qui, à votre avis, vous permettent aujourd’hui de gagner la confiance de vos clients ?

Ce sont celles de l’assistante. Cela commence par l’écoute, l’observation et la disponibilité.

Rencontrer un nouveau client, c’est comme commencer un nouveau travail.

Quand je sens de la réserve, je propose de faire mes preuves avec de petits projets. C’est l’occasion de démontrer ensuite ma fiabilité, le respect de mes engagements (en termes de deadline notamment), mon sens du détail et du travail bien fait (pour ne pas dire perfectionnisme). On construit la relation progressivement.

 Je m’adapte en permanence aux besoins des clients et je me forme continuellement pour cela. Le networking est aussi l’occasion de rester à la pointe de ce qui se fait.

En conclusion, si vous deviez donner les plus et les moins du métier les plus significatifs ?

Sandra :

Les plus : définitivement la flexibilité du temps de travail, la liberté de travailler quand et pour qui on le souhaite, la satisfaction de rendre un réel service aux autres.

Les moins : les échanges avec les collègues, au café ou autre peuvent parfois me manquer. On peut se sentir isolé. L’autre aspect serait, à certains moments, la capacité à se motiver lorsque l’on est seul chez soi.

NDLR : Si vous lisez l’anglais, vous pouvez retrouver Sandra sur son blog : https://www.paperweightpa.com/blog/

Sandra Storoni

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Secretaire a domicile lyon Il y a 2 mois

Merci pour l’article tout ce qu’il faut savoir pour devenir une assistante virtuelle mais a mon avis tout ce qui compte vraiment c’est l’expérience !

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matala Il y a 4 mois

bonjour e besoin d’apprendre comment rédiger chaque rapports qui peuvent s’est présenter a moi de manière très formelle

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Jean Pierre Il y a 6 mois

Salut j’aimerais savoir sur voulait

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Fred38 Il y a 6 mois

Bonjour,

Afin de recruter ou d’engager un assistant virtuel pour certains de mes projets, j’ai découvert le site Viteego.com qui propose de mettre en relation clients et assistants virtuels qualifiés, sélectionnés et testés. Les assistants virtuels sont tous français d’origine et travaillent de France ou à partir d’un pays d’expatriation en Europe essentiellement. C’est très simple d’utilisation et l’inscription est totalement gratuite…Vous n’avez plus à vous occuper du recrutement de vos assistants, et ils signent tous un contrat de confidentialité avec Viteego afin de préserver vos données sensibles. Je recommande vivement !!!

 https://Viteego.com

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Essoh nelly Il y a 8 mois

Svp j’ai besoin de formation

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CHAWANE MALIKA Il y a 8 mois

corrigez les fautes d’orthographe mal venues pour un site qui s’adresse aux assistantes : « si vous voulez devenir une super assistante et gérer……avec un « R » et non pas un « Z ».

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    Louise Le Guillou Il y a 8 mois

    Bonjour,

    Merci pour votre remarque. La faute de frappe a été corrigée.

    Bonne journée à vous.

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KOUASSI ESTELLE Il y a 8 mois

Bonjour,
je suis Assistante de Direction dans une société. Après lecture de cet article, je suis heureuse de savoir que le métier a évolué. de secrétaire dactylo, aujourd’hui l’on parle de « assistante virtuelle ou Virtual PA (Virtual Personal Assistant). c’est article est une occasion pour nous de prendre conscience de l’évolution du métier et adapter notre connaissance. Cela suppose des formations, des coachings.

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carole Il y a 8 mois

le coworking est une bonne méthode pour lutter contre la perte des limites entre vie professionnelle et privée, l’ affaiblissement des relations interpersonnelles et autres risques du télétravailleur isolé à domicile : http://www.officiel-prevention.com/formation/fiches-metier/detail_dossier_CHSCT.php?rub=89&ssrub=206&dossid=489

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CHAPUIS Fabienne Il y a 8 mois

bonjour,
merci pour ce partage.
Je trouve toutefois choquant de parler d’assistante virtuelle pour une personne réelle. Parler d’assistan »c »e virtuelle pour un travail virtuel me semble plus approprié. Dans le monde de l’intelligence artificielle, il ne faut pas perdre de vue qu’il faut respecter et protéger l’intelligence humaine qui en est à l’origine.
Plusieurs se sont battues pour faire reconnaitre les valeurs et plus values de ces métiers de l’assistanat, faire lumière sur celles que l’on nommait les « femmes de l’ombre ».
Je travaille pour l’enseignement à distance avec des contenus virtuels mais pour des apprenants bien réels. Si demain on les appellait des apprenants virtuels, je ne donne pas cher de la considération reçue.
Donc prudence. A mon sens, il ne faudrait pas plébisciter cette nouvelle appellation.
Cordialement,
Fabienne

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