Comment réussir sa transition entre un poste d’assistante de Direction et un poste d’office manager ?

Par le 25 septembre 2017

Si la fonction office manager est une évolution naturelle de la fonction assistant(e) de Direction, il ne faut pas pour autant négliger la transition. Car la passerelle, elle, n’a rien de naturel et mérite d’être prise au sérieux.

J’interviens régulièrement en entreprise pour accompagner, dans leur nouveau positionnement, des assistant(e)s de Direction récemment promu(e)s Office Manager. Dans ce contexte, je suis généralement confrontée aux mêmes situations.

Une différence dans les tâches

Les tâches d’un(e) Assistant(e) de Direction relèvent majoritairement du domaine de l’exécution, quand celles de l’Office Manager comportent une part non négligeable de stratégie et de management.

La promotion vers un poste d’Office Manager devra donc modifier sensiblement la perception que l’on a de sa propre position, de même que la perception qu’en ont nos collègues. Pour cette raison, le/la nouvel/le Office Manager devra rapidement faire le deuil de son poste d’Assistant(e) de Direction afin de s’installer dans celui d’Office Manager. Si vous prenez de nouvelles fonctions et devenez Office manager, je vous recommande la formation Cegos Office Manager : les bases du métier et si vous souhaitez devenir Office manager, vous pouvez consulter le cycle.

Une frontière mince avec d’autres métiers

Il faut se souvenir que le poste d’Office Manager se situe aux confins de postes de responsables tels les postes de RRH (responsable ressources humaines) ou bien de RAF (responsable administratif et financier).

Ainsi, il n’est pas rare qu’OM et RRH revendiquent chacun(e), légitimement, certaines tâches. Dans quelles situations ? Par exemple lorsqu’on recrute un(e) RRH à qui l’on va confier des tâches jusqu’alors gérées par l’OM (telle la gestion administrative du personnel). Lequel de l’ancienneté ou du grade prévaut ?

Bien préparer les fiches de postes

Il faut rappeler l’importance d’élaborer des fiches de postes… et de mettre à contribution notre hiérarchie à qui il incombe de communiquer sur nos nouvelles fonctions. Dans le cadre d’un mouvement de poste d’Assistant(e) de Direction vers celui d’OM, c’est crucial.

Bien entendu, tout cela n’est pas incompatible avec un poste mixte Assistant(e) de Direction / OM, dès lors que ces deux fonctions sont accolées l’une à l’autre et non fusionnées. Cela requiert de savoir quand et comment changer de casquette. Ce qui fait appel à trois qualités que possèdent déjà les AD, à savoir la diplomatie, la souplesse et la solidité.


Si vous prenez de nouvelles fonctions et devenez Office manager, Cegos vous recommande la formation Office Manager : les bases du métier et si vous souhaitez devenir Office manager, vous pouvez consulter le cycle.

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Cristiana Il y a 6 mois

Je suis Assistante de Direction depuis 20 ans et je vois au cours de ces années le mode de foncitonnement changer. Je trouve positif et nécessaire pour nos jours. Le rôle d’une Assistante aujourd’hui est plus valorisé, elle est le bras droit de son manager.

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Leptira Il y a 8 mois

bonjour je suit Leptira et je suit deja assistante perssonel a domicile je travail sur les jeux je m’occupe du fonctionnement perssonel

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GUTHMANN Il y a 1 année

Bonjour,
Je suis professeur et vais prendre en charge dès la rentrée prochaine le domaine d’activités « Gestion de projet » du nouveau BTS SAM. Je dois proposer une bonne dizaine de projets pour faire travailler mes futures étudiantes et, du fait de votre position, vous pourriez, peut-être, m’aider en m’informant de « l’air du temps » dans les entreprises actuellement. Nous serions également enchantés de vous recevoir dans notre école pour que vous puissiez partager votre expérience avec nos futures Office Manager.
Merci

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Marie Ingvarsdottir Il y a 1 année

Bonjour,
Je souhaiterais discuter avec vous de la possibilité d’organiser un workshop pour notre association International Management Assistants Luxembourg.
Pourriez vous me contacter par email dès que possible?
Merci d’avance

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Tahar Il y a 1 année

Je cherche un rapport pour l’adresser au DG sur l’injustice et la pression dans le travail que nous subissions par notre responsable même les tâches qu’on fait ne correspondent pas du tout à notre statut et salaire merci

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Sylvie Seksek

Sylvie Seksek Il y a 2 années

NB : je souhaite préciser que les recommandations de formations Cegos ne figuraient pas initialement dans ce billet. Elles ont été ajoutées par et sur initiative unilatérale de Cegos

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