Assistant(e)s : les 5 premières qualités clefs à valoriser

Par le 25 avril 2016

Votre métier d’assistante n’est pas à la portée de tout le monde, c’est bien ce qu’affirment de nombreux responsables du recrutement et managers. Alors pourquoi est-il si peu souvent valorisé ? Christine Harache dans son article Osez mettre vos talents en valeur nous livrait déjà son analyse et malheureusement le constat n’a guère changé. Pourtant le métier, lui, a continué d’évoluer. Il suffit de prendre une annonce d’offre d’emploi pour se rendre compte des qualités nombreuses et compétences complexes qui sont recherchées pour trouver la perle rare.

Voici donc, encore une fois, 10 éléments clés qui pourront vous aider à valoriser vos actions auprès de vos managers et de votre environnement !

  1. Votre excellente organisation personnelle
  2. Vos facilités d’adaptation aux changements de situation et aux autres
  3. Un sens aigu du détail et de la rigueur
  4. Une parfaite connaissance de votre environnement
  5. Votre curiosité naturelle alliée à vos capacités de recherches et de synthèse

les 5 qualités d'une assistante

1. Votre excellente organisation personnelle

Vous êtes au cœur de l’entreprise et en contact avec de nombreux collègues, partenaires, clients… Sollicitées en permanence vous vous devez d’être organisées. Vous devez faire à la fois preuve de méthode tout en étant à la pointe sur les outils qui faciliteront vos tâches et celles de votre manager. Les nouvelles technologies ont fait irruption dans votre  binôme assistant (e)/manager, assistant (e)/équipe et bouleversé les modes de fonctionnement. En savoir plus dans la grande enquête nationale faite auprès des assistantes.

Ce qui nous amène naturellement à la deuxième qualité indispensable à l’exercice de votre métier.

2. Vos facilités d’adaptation aux changements de situation et aux autres

Ce qui frappe lorsque l’on discute avec vous, assistantes, de votre métier, de votre fonction, de vos missions, rôles ou responsabilités, pas une n’a la même réponse.

Sous ce terme d’assistantes, des réalités bien différentes se cachent. Ainsi, que vous démarriez dans le métier ou que vous preniez un nouveau poste, vous devez d’abord vous adapter à ce qu’il recouvre. Selon les situations, bien qu’ayant  démontré votre efficacité, de nouvelles tâches, de nouvelles missions sont ajoutées élargissant encore votre champ d’action ; quand ce n’est pas le facteur de réduction de coût qui conduit les entreprises à demander plus de polyvalence comme le démontre l’enquête réalisée en septembre dernier.

Vous savez vous adapter à vos interlocuteurs : c’est un de vos points clefs, marque de votre efficacité !

3. Un sens aigu du détail et de la rigueur

Méticuleuses, pas un détail ne vous échappe ! Et c’est bien là-dessus que l’on compte justement pour s’appuyer sans réserve sur vous.

Vous êtes fières des détails qui passent inaperçus aux yeux des autres ! C’est ce qui vous permet de ne rien laisser au hasard, de mesurer, évaluer chaque information à sa juste valeur : Un vrai plus quand il s’agit ensuite de restituer l’essentiel à votre manager.

4. Une parfaite connaissance de votre environnement

C’est souvent à partir de bribes d’informations ou d’idées partielles que vous arrivez à monter de véritables projets, à apporter une contribution efficace. Vous utilisez vos connaissances des rouages et de l’histoire de l’entreprise.

Vous connaissez les facteurs politiques, culturels, propres à l’entreprise, et les modes de prise de décision. A partir de là vous faites le lien avec les besoins exprimés (clairement ou non) de vos interlocuteurs.

Vous savez  tenir compte des façons de fonctionner des parties prenantes. Vous vous assurez tout au long du process, d’obtenir les validations nécessaires pour faire avancer les projets  dans les meilleures conditions.

5. Votre curiosité naturelle alliée à vos capacités de recherches et de synthèse

A votre « bon sens », il faut ajouter votre curiosité naturelle, celle qui permet de vous tenir au courant de ce qui se passe dans l’entreprise mais aussi dans votre environnement. Une assistante lit généralement beaucoup, rassemble des informations de toute nature. Elle fait le lien avec les dossiers en cours ou à venir.

On apprécie vos qualités de recherche et de synthèse pour restituer l’essence de ce travail de fond. Celles-ci, couplées à vos compétences rédactionnelles, font de vous le pivot de la production des documents importants pour l’entreprise.

Les 5 autres compétences à valoriser vous seront livrées la semaine prochaine, abonnez-vous au blog pour ne pas les manquer !

 

Pour aller plus loin, nous vous proposons la formation Spécial Assistant(e)s : Les 5 clés de l’excellence professionnelle 

© Shutterstock

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KOUAKOU PRISCA Il y a 1 semaine

Je suis assistante de direction stagiaire dans une agence immobilière. j’aimerais avoir un exemple de compte-rendu, aussi avoir des conseils pour être une excellente assistante et me faire valoriser. Et à la suite de ce stage être embauchée. Merci de bien vouloir me répondre.

Répondre

Ghislaine Il y a 3 semaines

Je suis assistance de direction depuis 5 ans. J’aimerai avoir des conseils pour me faire valoriser

Répondre

BAUDOT Il y a 3 semaines

Bonjour,
Je suis assistante manager depuis maintenant 3 ans. Pour répondre à ta question sur son rôle en entreprise, tout dépend de l’entreprise où tu travailles, de l’effectif, et du secteur d’activité. Cela varie beaucoup d’une entreprise à l’autre. Pour ma part, J’ai travaillé deux ans dans une agence d’architecture, mon rôle était surtout administratif. Je faisait beaucoup de traitement de textes, de l’accueil et de la relation client. Maintenant je suis dans uns une entreprise plus petite, dans le bâtiment, et je fais des R.H, de la gestion d’entreprise et de la compta.
Plus l’entreprise et petite, plus tu auras des responsabilités et un travail polyvalent.
J’ai des connaissances qui travaillent dans de grosses boites, tel que Airbus ou Tales, et leur rôle est affecté à un service précis, et moins polyvalent.
Bon courage pour la suite.

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SONGONDIA-KONGANA Pascale Emilie Il y a 4 semaines

bonsoir je suis Assistant Manager c,est ma premier foit de travail sur cette poste je vous demand de m,aide a releve le defits pour devenir une manager efficace

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 3 semaines

    Bonjour,
    les articles de ce blog peuvent vous donner de nombreuses pistes. N’hésitez pas à remonter le fil des articles.
    Pour conforter votre posture, la formation du catalogue Cegos Assistantes de Direction en 2 jours est aussi tout à fait adaptée:
    Formation Assistante de Direction

SONGONDIA-KONGANA Pascale Emilie Il y a 4 semaines

bonsoir je suis assistante manager c,est ma premiere foit de travail sur ce poste je vous demande
de m, aidee a releve les defits et de me document pour que je devient une assistante efficace

Répondre

Keuko laureincia Il y a 1 mois

Actuellement Étudiante en cycle BTS en assistant manager, j’aimerai en savoir plus concernant le rôle de cette dernière en entreprise. Je kift ce métier car il nous permet non seulement d’être organisée au boulot, mais aussi à la maison.
Merci pour vous publication et nous attendons encore plus.
Cordialement

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 1 mois

    Bonjour,
    Merci pour votre message, n’hésitez pas à remonter le fil du blog en arrière pour voir les nombreux articles parus.
    Bien cordialement,
    Christine

dawoussra Il y a 1 mois

Bonjour s’il vous plaît est ce que je pourrais avoir de la documentation relative au métier assistante de direction ? Merci infiniment je voudrais savoir plus sur le poste d’assistance de direction

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 1 mois

    Bonjour,
    nous ne fournissons pas réellement de documentation sur ce blog, simplement des informations et des liens vers d’autres ressources.
    Cegos offre aussi des formations dans la gamme assistantes pour se perfectionner.
    Bien cordialement
    Christine

Matumona Cynthia Il y a 1 mois

Je suis Assistante de Direction mais c’est un poste que je n’ai jamais occupé avant et je n’ai pas non plus fait des études de secrétariat
je veux relever le défit et apprendre plus.
merci.

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 1 mois

    Bonjour et bravo de relever le défi.
    Si besoin les formations Cegos comme « Assistante de Direction » ou « Les 5 clefs de l’excellence professionnelle » permettent de refaire le point sur le poste, la posture, gagner en confiance et progresser.
    Bien cordialement
    Christine

WAHMETRUA Il y a 1 mois

Je suis très intéressée par ce que vous faites. Je suis une assistante et j’ai beaucoup à apprendre. Merci pour vos publications.

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 1 mois

    Bonjour,
    merci de votre soutien.
    Bien cordialement,
    Christine

Chaggour Meriem Il y a 2 mois

Bonjour s’il vous plaît est ce que je pourrais avoir de la documentation relative au métier d assistante de direction ? Merci infiniment

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 1 mois

    Bonjour,
    je vous invite à parcourir les articles du blog en remontant dans le temps, vous aurez ainsi de nombreuses informations. Nous n’envoyons pas de documentation. Nos formations sont un bon moyen de progresser et évoluer.
    Bien cordialement,
    Christine

Kobenan Tanoh Agnes Il y a 2 mois

je suis Assistante de Direction depuis maintenant 3 ans. Je souhaiterais approfondir d’avantage mes connaissances dans le domaine et de faire partir d’un groupe pour des échanges qui édifieront sur la profession. Merci

Répondre
Christine Gazounaud

Christine Gazounaud Il y a 2 mois

Bonjour,
Cegos organise plusieurs sessions par an de la formation Assistante de Direction. Dans quelle région souhaitez vous être formée?
Bien cordialement

Répondre

Wendy joseph Il y a 2 mois

J’aimerais suivre un cours d’assistance avec vous.

Répondre

Bilikissou BALOGOUN Il y a 2 mois

Merci beaucoup pour les informations nécessaires

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 2 mois

    Bonjour,
    Merci pour votre commentaire.
    Bien cordialement,
    Christine

kouadio Il y a 2 mois

je suis présentement en stage, mon souhait est d’aller plus loin dans ce métier, parce que c’est un métier que j’aime beaucoup. Par conséquent, je veux intégrer ce groupe pour pouvoir m’améliorer. Merci bien !

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 2 mois

    Bonjour,
    je vous remercie pour votre message. Ce blog est un blog d’information plus qu’un groupe.
    Pour ce qui est des groupes, je sais qu’il en existe sur le réseau social LinkedIn. Ces groupes permettent de recevoir des articles avec des conseils, astuces, d’échanger sur des problématiques. Je suis par exemple membre d’un groupe anglo-saxon « Executive Assistant to CEOs » qui est assez actif avec de très nombreux membres. Quelques groupes français existent aussi. (Il faut faire une recherche en mettant un filtre « groupes ».
    Il existe aussi des associations d’assistantes comme IMA (International Management Assistantes qui a une branche en France)
    Vous pouvez également trouver des astuces sur le blog Activ’Assistantes.
    Enfin, Cegos propose aussi toute une gamme de formations pour progresser dans votre pratique.
    Vous pouvez les retrouver en suivant ce lien vers le catalogue dédié au métier:
    https://www.cegos.fr/formations/assistante
    J’espère avoir répondu à votre demande.
    Bien cordialement,
    Christine

Mariana Il y a 3 mois

Je débute dans la profession et mon souhait est d’approfondir mes connaissances dans le domaine et de faire partir d’un groupe pour des échanges qui édifieront d’avantage sur la profession. Merci

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 2 mois

    Bonjour Mariana,
    En plus de ce blog , il existe le blog Activ’Assitantes ainsi que des groupes sur le réseau social LinkedIn. Ces groupes permettent de recevoir des articles avec des conseils, astuces, d’échanger sur des problématiques. Je suis par exemple membre d’un groupe anglo-saxon « Executive Assistant to CEOs » qui est assez actif avec de très nombreux membres. Quelques groupes français existent aussi.
    Il existe aussi des associations d’assistantes comme IMA (International Management Assistantes qui a une branche en France)
    j’espère avoir répondu à votre demande.
    Bien cordialement,
    Christine

bouiti Il y a 3 mois

Merci je debute dans la profession et mon souhait est d approfondir mes connaissances dans le domaine

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 2 mois

    Bonjour,
    Merci pour votre message.
    Je vous invite à consulter ma réponse au message de Mariana qui date du 20 septembre.
    Par ailleurs Cegos a aussi toute une gamme de formations pour progresser dans votre pratique.
    Vous pouvez les retrouver en suivant ce lien vers le catalogue dédié au métier:
    https://www.cegos.fr/formations/assistante
    Bien cordialement,
    Christine

Mariama Yattara Il y a 4 mois

Merci pour ce récit bien clair sur le poste : Assistante de direction, secrétaire etc. .Mon souhait est de faire partir d’un groupe pour des échanges qui édifieront d’avantage sur cette profession.

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 2 mois

    Bonjour,
    je vous invite à regarder ma réponse de ce jour à Mariana sur le blog,dans le fil des commentaires de cet article.
    Bien cordialement
    Christine

blanche simo Il y a 4 mois

Bonne compréhension. Merci

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 2 mois

    Bonjour,
    Merci pour votre commentaire
    Bien cordialement,
    Christine

assi sonia Il y a 4 mois

bonne comprehension de vos explications

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 2 mois

    Bonjour,
    Merci pour votre message.
    Bien cordialement,
    Christine

DAOU FATOUMA Il y a 4 mois

ruthdaou7@gmail.com

Répondre

Sira Il y a 4 mois

Merci beaucoup pour les conseils à l’attente de la suite

Répondre

ELVIA Il y a 5 mois

MERCI ENCORE A VOUS POUR TOUTES CES COMPÉTENCES MENTIONNEES

Répondre

GNABA ELVIRE Il y a 5 mois

MERCI ENCORE A VOUS POUR TOUTES CES COMPETENCES MENTIONNEES

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 2 mois

    Bonjour,
    Merci pour votre commentaire.
    Bien cordialement,
    Christine

zre fabienne vanessa Il y a 5 mois

SVP veuillez m’envoyer la suite des qualités merci

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 2 mois

    Bonjour Vanessa,
    En suivant le fil des articles que j’ai écrits, vous pourrez trouver la suite.
    Pour cela il vous suffit de cliquer sur ce lien et de faire défiler les articles vers le bas.
    https://www.blog-assistantes.fr/author/cgazounaud/
    Bien cordialement,
    Christine

abeme mve Il y a 7 mois

je suis impulsive et j’exerce un travail de secrétariat comment me comporté?

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 2 mois

    Bonjour,
    Cegos propose la formation « Assistantes de Direction » qui permet de refaire le point sur la posture, les enjeux de la fonction, les bonnes pratiques. Cela peut vous permettre de trouver des réponses à votre question.
    Bien cordialement,
    Christine

Mihindou Claudia Il y a 7 mois

Vos methodes et conseils me sont d’une aide remarquable

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 7 mois

    Bonjour Claudia,
    merci pour votre commentaire très encourageant et positif.
    Bien à vous,
    Christine

ALEXIANE Il y a 7 mois

je vous prie de bien vouloir m’envoyer la suite …
cordialement

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 7 mois

    Bonjour Alexiane,
    Merci de votre intérêt pour nos sujets.
    En suivant le fil des articles que j’ai écrits, vous pourrez trouver la suite.
    Pour cela il vous suffit de cliquer sur ce lien et de faire défiler les articles vers le bas.
    https://www.blog-assistantes.fr/author/cgazounaud/
    Bien cordialement,
    Christine

Christine Gazounaud

Christine Gazounaud Il y a 8 mois

Bonjour,
Je vous remercie de l’intérêt que vous portez à nos articles.
En réponse à vos différents messages:
Pour voir les autres articles que j’ai écrits vous pouvez suivre ce lien :
https://www.blog-assistantes.fr/author/cgazounaud/

Je ne suis pas sûre de comprendre votre question sur le « device d’achat », pouvez vous me dire à quelle partie de l’article vous faites référence ?
Merci bien
Cordialement
Christine

Répondre

Jael Ejuibui Christel Mbah Il y a 8 mois

j’aimerais savoir qu’est ce qu’une device d’achat

Répondre

Jael Ejuibui Christel Mbah Il y a 8 mois

svp qu’ est – ce q
u ‘une device d’achat

Répondre

Jael Ejuibui Christel Mbah Il y a 8 mois

bonjour,

svp j’aimerais avoir la suite de vos programme concernant ce sujet ou autre .

cordiallement.

Répondre

Annytha Kongolo Il y a 10 mois

c’est parfait, j’aimerai savoir plus sur ce métier

Répondre
Christine Gazounaud

Christine Gazounaud Il y a 10 mois

Bonjour Hamida,
Pour les écoles, cela va dépendre de la région dans laquelle vous résidez et je ne suis pas la mieux placée pour vous répondre. Pour ce qui est de la formation pour adultes, Cegos propose un cycle assistantes de direction en 8 jours (4 modules de 2 jours répartis sur 4 mois): https://www.cegos.fr/formation-cycle-assistante-direction/p-20187938-2018.htm
Cela peut peut-être correspondre à votre attente.
Bien cordialement,
Christine

Répondre

hamida Il y a 10 mois

Bonjour,
connaissez-vous une bonne école de formation pour être assistante de direction, formation courte si possible ?
Merci beaucoup.

Répondre

Djeneba diarra Il y a 11 mois

j’aimerai me former pour un entretien d’embauche pour le poste de secrétaire.

Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 11 mois

    Bonjour,

    Votre demande sort du cadre des formations que Cegos dispense. En effet, Cegos propose des formations pour les managers et les RH pour conduire les entretiens.

    Pour vous préparer à l’entretien, il existe cependant quelques formations gratuites en ligne, comme les MOOC sur l’entretien d’embauche.
    Cela peut être un bon point de départ pour vous.
    https://mooc.trouverlejobdemesreves.com/courses/course-v1:MOOC7+MOOC7+S4/about
    Pole emploi a aussi des Mooc pour réussir l’entretien d’embauche :
    https://mooc-pole-emploi.fr/

    Je peux aussi vous inviter, pour vous préparer, à faire l’inventaire de toutes vos compétences qui correspondent à l’annonce et de valoriser toutes celles qui ne sont pas listées, mais pourraient être un plus.
    Votre valeur ajoutée !
    Pour les assistantes, si le savoir-faire compte, c’est aussi beaucoup le savoir-être , l’envie, l’ouverture d’esprit, la motivation qui font la différence.

    J’espère avoir répondu au moins en partie à votre attente.
    Bien cordialement,

    Christine Gazounaud
    Consultante Formatrice

dukhouri Il y a 1 année

Bonnes astuces certes mais surtout ne pas oublier une hygiène et présentation impecable!!!!!

Répondre

Madjess Il y a 1 année

Les astuces pour etre une assistante incontournable. Les 05 autres compétences à valoriser. Merci pour vos conseils

Répondre

dina Il y a 1 année

très intéressants merci pour la révélation elle nous permet de nous améliorer prière de nous envoyer les 5 autres secrets manquants,merci

Répondre

Carole MAYOUSSIER Il y a 3 années

A l’exposé de ces éléments, on mesure bien toutes les qualités humaines nécessaires à l’exercice d’un métier en constante évolution. Je suis donc curieuse de voir développer les 5 autres points !

Répondre

Michèle PEREZ Il y a 3 années

J’ai comme l’impression de connaître très bien ce portrait type. Superbe synthèse d’une longue expérience et d’une forte aptitude à l’analyse personnelle et environnementale.
J’aime a rappeler le commentaire d’une secrétaire de direction que j’ai eu le bonheur de connaître : « le jour où nos grands directeurs seront tous équipés d’un ordinateur (les portables et mobiles n’existaient pas encore), ils croiront pouvoir se passer d’assistante et faire des économies. Il n’arriveront qu’à rogner sur leur temps de patron pour faire le travail de leur subordonné(e) et de ce fait, y perdront sur les 2 tableaux : poste de dirigeant et poste d’assistant.

Répondre

Salinier Il y a 3 années

Vivement la semaine prochaine pour les 5 autres compétences ! Les 5 premières sont déjà bien complètes et être « au top » sur les 10 est un challenge qui me parait très élevé, mais pas inaccessible pour devenir la perle rare et comme cela est dit dans un précédent article n’est peu ou même pas valorisé dans les entreprises actuelles vu la rapidité et l’évolution des nouveaux outils de travail. On a toujours l’impression d’être toujours à la bourre dans tous les sens : manque de temps pour s’informer, écouter les autres…

Répondre

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