Assistant(e)s : les 5 premières qualités clefs à valoriser

    Par le 25 avril 2016

    Votre métier d’assistante n’est pas à la portée de tout le monde, c’est bien ce qu’affirment de nombreux responsables du recrutement et managers. Alors pourquoi est-il si peu souvent valorisé ? Christine Harache dans son article Osez mettre vos talents en valeur nous livrait déjà son analyse et malheureusement le constat n’a guère changé. Pourtant le métier, lui, a continué d’évoluer. Il suffit de prendre une annonce d’offre d’emploi pour se rendre compte des qualités nombreuses et compétences complexes qui sont recherchées pour trouver la perle rare.

    Voici donc, encore une fois, 10 éléments clés qui pourront vous aider à valoriser vos actions auprès de vos managers et de votre environnement !

    1. Votre excellente organisation personnelle
    2. Vos facilités d’adaptation aux changements de situation et aux autres
    3. Un sens aigu du détail et de la rigueur
    4. Une parfaite connaissance de votre environnement
    5. Votre curiosité naturelle alliée à vos capacités de recherches et de synthèse

    les 5 qualités d'une assistante

    1. Votre excellente organisation personnelle

    Vous êtes au cœur de l’entreprise et en contact avec de nombreux collègues, partenaires, clients… Sollicitées en permanence vous vous devez d’être organisées. Vous devez faire à la fois preuve de méthode tout en étant à la pointe sur les outils qui faciliteront vos tâches et celles de votre manager. Les nouvelles technologies ont fait irruption dans votre  binôme assistant (e)/manager, assistant (e)/équipe et bouleversé les modes de fonctionnement. En savoir plus dans la grande enquête nationale faite auprès des assistantes.

    Ce qui nous amène naturellement à la deuxième qualité indispensable à l’exercice de votre métier.

    2. Vos facilités d’adaptation aux changements de situation et aux autres

    Ce qui frappe lorsque l’on discute avec vous, assistantes, de votre métier, de votre fonction, de vos missions, rôles ou responsabilités, pas une n’a la même réponse.

    Sous ce terme d’assistantes, des réalités bien différentes se cachent. Ainsi, que vous démarriez dans le métier ou que vous preniez un nouveau poste, vous devez d’abord vous adapter à ce qu’il recouvre. Selon les situations, bien qu’ayant  démontré votre efficacité, de nouvelles tâches, de nouvelles missions sont ajoutées élargissant encore votre champ d’action ; quand ce n’est pas le facteur de réduction de coût qui conduit les entreprises à demander plus de polyvalence comme le démontre l’enquête réalisée en septembre dernier.

    Vous savez vous adapter à vos interlocuteurs : c’est un de vos points clefs, marque de votre efficacité !

    3. Un sens aigu du détail et de la rigueur

    Méticuleuses, pas un détail ne vous échappe ! Et c’est bien là-dessus que l’on compte justement pour s’appuyer sans réserve sur vous.

    Vous êtes fières des détails qui passent inaperçus aux yeux des autres ! C’est ce qui vous permet de ne rien laisser au hasard, de mesurer, évaluer chaque information à sa juste valeur : Un vrai plus quand il s’agit ensuite de restituer l’essentiel à votre manager.

    4. Une parfaite connaissance de votre environnement

    C’est souvent à partir de bribes d’informations ou d’idées partielles que vous arrivez à monter de véritables projets, à apporter une contribution efficace. Vous utilisez vos connaissances des rouages et de l’histoire de l’entreprise.

    Vous connaissez les facteurs politiques, culturels, propres à l’entreprise, et les modes de prise de décision. A partir de là vous faites le lien avec les besoins exprimés (clairement ou non) de vos interlocuteurs.

    Vous savez  tenir compte des façons de fonctionner des parties prenantes. Vous vous assurez tout au long du process, d’obtenir les validations nécessaires pour faire avancer les projets  dans les meilleures conditions.

    5. Votre curiosité naturelle alliée à vos capacités de recherches et de synthèse

    A votre « bon sens », il faut ajouter votre curiosité naturelle, celle qui permet de vous tenir au courant de ce qui se passe dans l’entreprise mais aussi dans votre environnement. Une assistante lit généralement beaucoup, rassemble des informations de toute nature. Elle fait le lien avec les dossiers en cours ou à venir.

    On apprécie vos qualités de recherche et de synthèse pour restituer l’essence de ce travail de fond. Celles-ci, couplées à vos compétences rédactionnelles, font de vous le pivot de la production des documents importants pour l’entreprise.

    Les 5 autres compétences à valoriser vous seront livrées la semaine prochaine, abonnez-vous au blog pour ne pas les manquer !

     

    Pour aller plus loin, nous vous proposons la formation Spécial Assistant(e)s : Les 5 clés de l’excellence professionnelle 

    © Shutterstock

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    Mariana Il y a 1 jour

    Je débute dans la profession et mon souhait est d’approfondir mes connaissances dans le domaine et de faire partir d’un groupe pour des échanges qui édifieront d’avantage sur la profession. Merci

    Répondre

    bouiti Il y a 1 semaine

    Merci je debute dans la profession et mon souhait est d approfondir mes connaissances dans le domaine

    Répondre

    Mariama Yattara Il y a 1 mois

    Merci pour ce récit bien clair sur le poste : Assistante de direction, secrétaire etc. .Mon souhait est de faire partir d’un groupe pour des échanges qui édifieront d’avantage sur cette profession.

    Répondre

    blanche simo Il y a 1 mois

    Bonne compréhension. Merci

    Répondre

    assi sonia Il y a 2 mois

    bonne comprehension de vos explications

    Répondre

    DAOU FATOUMA Il y a 2 mois

    ruthdaou7@gmail.com

    Répondre

    Sira Il y a 2 mois

    Merci beaucoup pour les conseils à l’attente de la suite

    Répondre

    ELVIA Il y a 2 mois

    MERCI ENCORE A VOUS POUR TOUTES CES COMPÉTENCES MENTIONNEES

    Répondre

    GNABA ELVIRE Il y a 2 mois

    MERCI ENCORE A VOUS POUR TOUTES CES COMPETENCES MENTIONNEES

    Répondre

    zre fabienne vanessa Il y a 2 mois

    SVP veuillez m’envoyer la suite des qualités merci

    Répondre

    abeme mve Il y a 4 mois

    je suis impulsive et j’exerce un travail de secrétariat comment me comporté?

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    Mihindou Claudia Il y a 4 mois

    Vos methodes et conseils me sont d’une aide remarquable

    Répondre
      Christine Gazounaud

      Christine Gazounaud Il y a 4 mois

      Bonjour Claudia,
      merci pour votre commentaire très encourageant et positif.
      Bien à vous,
      Christine

    ALEXIANE Il y a 5 mois

    je vous prie de bien vouloir m’envoyer la suite …
    cordialement

    Répondre
      Christine Gazounaud

      Christine Gazounaud Il y a 4 mois

      Bonjour Alexiane,
      Merci de votre intérêt pour nos sujets.
      En suivant le fil des articles que j’ai écrits, vous pourrez trouver la suite.
      Pour cela il vous suffit de cliquer sur ce lien et de faire défiler les articles vers le bas.
      https://www.blog-assistantes.fr/author/cgazounaud/
      Bien cordialement,
      Christine

    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 5 mois

    Bonjour,
    Je vous remercie de l’intérêt que vous portez à nos articles.
    En réponse à vos différents messages:
    Pour voir les autres articles que j’ai écrits vous pouvez suivre ce lien :
    https://www.blog-assistantes.fr/author/cgazounaud/

    Je ne suis pas sûre de comprendre votre question sur le « device d’achat », pouvez vous me dire à quelle partie de l’article vous faites référence ?
    Merci bien
    Cordialement
    Christine

    Répondre

    Jael Ejuibui Christel Mbah Il y a 5 mois

    j’aimerais savoir qu’est ce qu’une device d’achat

    Répondre

    Jael Ejuibui Christel Mbah Il y a 5 mois

    svp qu’ est – ce q
    u ‘une device d’achat

    Répondre

    Jael Ejuibui Christel Mbah Il y a 5 mois

    bonjour,

    svp j’aimerais avoir la suite de vos programme concernant ce sujet ou autre .

    cordiallement.

    Répondre

    Annytha Kongolo Il y a 8 mois

    c’est parfait, j’aimerai savoir plus sur ce métier

    Répondre
    Christine Gazounaud

    Christine Gazounaud Il y a 8 mois

    Bonjour Hamida,
    Pour les écoles, cela va dépendre de la région dans laquelle vous résidez et je ne suis pas la mieux placée pour vous répondre. Pour ce qui est de la formation pour adultes, Cegos propose un cycle assistantes de direction en 8 jours (4 modules de 2 jours répartis sur 4 mois): https://www.cegos.fr/formation-cycle-assistante-direction/p-20187938-2018.htm
    Cela peut peut-être correspondre à votre attente.
    Bien cordialement,
    Christine

    Répondre

    hamida Il y a 8 mois

    Bonjour,
    connaissez-vous une bonne école de formation pour être assistante de direction, formation courte si possible ?
    Merci beaucoup.

    Répondre

    Djeneba diarra Il y a 9 mois

    j’aimerai me former pour un entretien d’embauche pour le poste de secrétaire.

    Répondre
      Christine Gazounaud

      Christine Gazounaud Il y a 9 mois

      Bonjour,

      Votre demande sort du cadre des formations que Cegos dispense. En effet, Cegos propose des formations pour les managers et les RH pour conduire les entretiens.

      Pour vous préparer à l’entretien, il existe cependant quelques formations gratuites en ligne, comme les MOOC sur l’entretien d’embauche.
      Cela peut être un bon point de départ pour vous.
      https://mooc.trouverlejobdemesreves.com/courses/course-v1:MOOC7+MOOC7+S4/about
      Pole emploi a aussi des Mooc pour réussir l’entretien d’embauche :
      https://mooc-pole-emploi.fr/

      Je peux aussi vous inviter, pour vous préparer, à faire l’inventaire de toutes vos compétences qui correspondent à l’annonce et de valoriser toutes celles qui ne sont pas listées, mais pourraient être un plus.
      Votre valeur ajoutée !
      Pour les assistantes, si le savoir-faire compte, c’est aussi beaucoup le savoir-être , l’envie, l’ouverture d’esprit, la motivation qui font la différence.

      J’espère avoir répondu au moins en partie à votre attente.
      Bien cordialement,

      Christine Gazounaud
      Consultante Formatrice

    dukhouri Il y a 11 mois

    Bonnes astuces certes mais surtout ne pas oublier une hygiène et présentation impecable!!!!!

    Répondre

    Madjess Il y a 12 mois

    Les astuces pour etre une assistante incontournable. Les 05 autres compétences à valoriser. Merci pour vos conseils

    Répondre

    dina Il y a 1 année

    très intéressants merci pour la révélation elle nous permet de nous améliorer prière de nous envoyer les 5 autres secrets manquants,merci

    Répondre

    Carole MAYOUSSIER Il y a 2 années

    A l’exposé de ces éléments, on mesure bien toutes les qualités humaines nécessaires à l’exercice d’un métier en constante évolution. Je suis donc curieuse de voir développer les 5 autres points !

    Répondre

    Michèle PEREZ Il y a 2 années

    J’ai comme l’impression de connaître très bien ce portrait type. Superbe synthèse d’une longue expérience et d’une forte aptitude à l’analyse personnelle et environnementale.
    J’aime a rappeler le commentaire d’une secrétaire de direction que j’ai eu le bonheur de connaître : « le jour où nos grands directeurs seront tous équipés d’un ordinateur (les portables et mobiles n’existaient pas encore), ils croiront pouvoir se passer d’assistante et faire des économies. Il n’arriveront qu’à rogner sur leur temps de patron pour faire le travail de leur subordonné(e) et de ce fait, y perdront sur les 2 tableaux : poste de dirigeant et poste d’assistant.

    Répondre

    Salinier Il y a 2 années

    Vivement la semaine prochaine pour les 5 autres compétences ! Les 5 premières sont déjà bien complètes et être « au top » sur les 10 est un challenge qui me parait très élevé, mais pas inaccessible pour devenir la perle rare et comme cela est dit dans un précédent article n’est peu ou même pas valorisé dans les entreprises actuelles vu la rapidité et l’évolution des nouveaux outils de travail. On a toujours l’impression d’être toujours à la bourre dans tous les sens : manque de temps pour s’informer, écouter les autres…

    Répondre

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