La semaine dernière, je vous ai proposé de gagner du temps dans la saisie de vos textes sur Word grâce à une utilisation détournée de la fonction Correction Automatique.
Cette semaine, je vous propose une méthode pour gagner du temps dans la rédaction de vos documents professionnels voire personnels. Je ne suis pas l’inventeur de cette méthode, mais je suis convaincue de son efficacité. Je l’ai mesurée lors de nombreuses formations à l’expression écrite.
Rédiger nécessite de mettre en œuvre des compétences variées et de mener à bien des activités de natures différentes, pour ne pas dire opposées.
Pensant être plus efficaces, nous avons souvent tendance à nous « jeter » dans la rédaction avant même d’avoir réfléchi à ce que nous voulions dire ou à notre objectif. Ceci nous amène à commencer par la fin et à vouloir mener toutes ces activités de front.
Au final, on va perdre du temps. En effet, il est impossible de réaliser bien et rapidement des tâches qui font appel à des compétences aussi différentes. Par exemple, on ne peut pas au même instant trouver de bonnes idées, de bons arguments et réfléchir si les mots employés sont bien choisis ou si leur orthographe est correcte. En réfléchissant à l’orthographe, on va perdre de vue ce que l’on voulait dire.
Être efficace, au contraire, nécessite de procéder avec méthode et de travailler étape par étape. Il suffit pour cela de connaître et de suivre les différentes étapes de l’écrit.
Cette méthode en 5 étapes vous permettra de développer votre efficacité et d’oublier l’angoisse de la page blanche :
- analyser la situation
- jeter ses idées noir sur blanc
- organiser ses idées
- écrire le premier jet
- peaufiner le document
Première étape : analyser la situation
Il s’agit d’adapter son écrit au contexte spécifique de communication. Cette première étape nécessite de répondre à un certain nombre de questions :
| Qui écrit ? | Quel est l’émetteur: moi ou mon responsable ou une autre personne ? |
| A qui ? | Qui est mon destinataire ? Quelles sont ses préoccupations ? Quels sont ses centres d’intérêt ? À quels arguments serait-il sensible ? |
| Dans quelles circonstances? | Quelle est la situation ? Quelle relation entre émetteur et récepteur ? |
| Pour dire quoi ? A propos de quoi ? | Quel est le message ? Quels sont les points à évoquer ? |
| Avec quel objectif ? | Qu'est-ce que je veux obtenir précisément ? Qu’est-ce que je veux que mon destinataire pense ? De quoi est-ce que je veux l’informer? Qu’est-ce que je veux qu’il fasse ? |
| Comment ? | Quelle est la FORME la plus adaptée ? une note, une lettre, un mail, un fax ? Quel ton faudra-t-il employer ? Quelles précautions faudra-t-il prendre ? |
Deuxième étape : jeter ses idées noir sur blanc
Très souvent, dans les formations, les stagiaires se plaignent de ne pas savoir quoi dire, de ne pas avoir d’idées. En fait, le problème est moins d’avoir des idées, car nous en avons tous, que de les mobiliser au moment où nous en avons besoin. C’est pourquoi dans un premier temps, je vous propose de partir à la pêche aux idées en abandonnant tout souci de pertinence, de style, d’orthographe ou de plan. Nous retrouverons ces préoccupations au cours des étapes suivantes.
Au cours de cette deuxième étape, il s’agit de noter sans souci de rédaction, d’orthographe ou de plan toutes les idées qui vous passent par la tête concernant ce document. C’est une étape de créativité et donc d’ouverture. Si on cherche à bien rédiger on va avoir tendance à se censurer et donc à perdre le fil de ces idées.
Troisième étape : organiser ses idées
Après l’ouverture, nous retrouvons une phase de convergence. Une fois les idées trouvées, il va falloir les trier, c'est-à-dire ne conserver que celles qui semblent pertinentes et les ordonner de façon à établir un plan.
Quatrième étape : écrire le premier jet
Le plan constitue le squelette du document. Il va falloir y ajouter de la chair. À partir du plan, on va rédiger, c'est-à-dire développer les idées de base, les argumenter, les illustrer, les étayer à l’aide d’exemples et de chiffres.
Attention à la tentation de vouloir tout dire. Dans un souci de perfectionnisme, d’exhaustivité, on a souvent tendance à vouloir donner toutes sortes de précisions. Or ces précisions peuvent nuire à la compréhension du document. L’information pertinente peut se trouver noyée dans un flot de détails qui, bien qu’intéressants, ne constituent pas l’essentiel. Il faut résister à cette tentation de vouloir tout dire et se rappeler que, dans la communication, le plus est l’ennemi du bien
Dernier conseil : à cette étape, on ne se soucie pas encore de style ni d’orthographe. Tout ceci sera vu à l’étape suivante.
Cinquième étape : peaufiner le document
C’est bien souvent par cette étape qu’on a tendance à vouloir commencer. Et pourtant, elle ne doit intervenir qu’en dernier lieu. C’est seulement à la fin que l’on va pouvoir se soucier de rédaction à proprement parler. Au cours de cette cinquième étape, on vérifiera et on rectifiera le style, la longueur des phrases, leur organisation, le choix des mots, l’orthographe et la grammaire.
Enfin, il faudra relire à nouveau le document, de préférence à tête reposée. Il est préférable de le relire deux fois : une fois pour le sens, une fois pour la grammaire et l'orthographe.
