Office Manager, le « top » des métiers d’assistanat

Par le 14 mars 2013

Sylvie Machabert a récemment obtenu la certification Office Manager à l’issue de son cycle de formation Cegos. Suite à l’obtention de la certification, elle a, en outre, été nommée à ce poste par son directeur.

Compte tenu de l’intérêt que ce nouveau métier suscite, j’ai pensé que l’expérience de Sylvie pourrait intéresser de nombreuses personnes. Son regard est d’autant plus pertinent qu’elle a conduit de nombreuses recherches sur ce métier pour rédiger son mémoire. Un mémoire dont le titre est : « les bénéfices et la valeur ajoutée d’un Office Manager au sein de la société ACETO France ».

Sylvie a bien voulu répondre à mes questions. J’ai puisé également une mine de renseignements dans son mémoire.

Comment votre projet a-t-il démarré ?

A l’époque, j’exerçais la double fonction d’Assistante de Direction et d’Assistante Commerciale au sein de la société ACETO France, une société spécialisée dans le négoce de matières premières pharmaceutiques et intermédiaires de synthèse.

J’avais le sentiment de stagner dans mon poste. Le travail était toujours aussi passionnant au niveau diversité, mais j’avais le sentiment de ne plus progresser.

En mai 2010, j’ai assisté à une conférence au cours de laquelle le métier d’Office Manager était brièvement présenté. Cela a été comme une révélation pour moi, un prolongement naturel de ce que je faisais déjà.

Comment définiriez-vous le métier d’Office Manager ?

Situé à mi-chemin entre les fonctions d’une « assistante de direction polyvalente de haut niveau » et celles d’un « responsable administratif », le métier d’Office Manager constitue en fait le maillon manquant dans la pyramide des responsabilités administratives.

C’est un métier « à la carte », un peu « touche à tout » qui s’adaptera en fonction des besoins de chaque entreprise. C’est un poste situé au sommet de l’échelle des métiers administratif et d’assistanat.

Sa mission première reste et demeure de permettre au dirigeant de se concentrer sur son cœur de mission en le déchargeant des nombreuses activités que l’Office Manager est capable d’exercer en toute autonomie. Il peut se voir confier une mission vaste de coordination des activités dites de support.

Selon les cas, elle peut aller des services généraux à la comptabilité en passant par la logistique, la sécurité, la gestion, la communication d’entreprise (communication interne et/ou externe), l’événementiel, les relations avec la presse, la paie et l’administration du personnel, le juridique. L’office manager est souvent en charge également du management du personnel administratif.

Bien que les entreprises utilisent le terme générique « d’Office Manager » pour désigner ces nouveaux collaborateurs-responsables, on peut cependant observer 2 tendances sur le terrain : l’Office Manager multidisciplinaire qui évolue dans les PME/PMI (Petites et Moyennes Entreprises/Petites et Moyennes Industries) et le General Office Manager qui pour sa part évolue dans les grandes structures – GME/TGE  (Grandes et Moyennes Entreprises/Très Grandes Entreprises).

Qu’est-ce qui a changé pour vous depuis la certification ?

La principale différence réside dans la légitimité que j’ai acquise. Légitimité vis-à-vis de moi-même, tout d’abord, de ma direction et de mes collègues.

Mon directeur m’accorde encore plus de confiance qu’avant. J’ai réussi à lui prouver que le poste d’Office Manager avait sa place dans l’entreprise. En effet, il m’avait accordé la formation pour moi-même tout en me disant que je ne pourrai pas la mettre en œuvre dans l’entreprise. Une fois la formation et le mémoire achevés, il a reconnu que le poste d’Office Manager avait toute sa place dans l’entreprise. Mon poste à d’ailleurs été officialisé dernièrement par une note de service.

Qu’est-ce qui a été le plus difficile pour vous dans la certification ?

Au niveau des matières, c’est la comptabilité et la gestion. Ce sont les matières qui étaient les plus éloignées de mes compétences.

Au niveau personnel et de la vie de famille, il faut reconnaitre que c’est compliqué à gérer. Je n’ai pas passé beaucoup de temps avec ma famille pendant les 6 mois (correspondant à la formation et surtout à la recherche et rédaction du mémoire).

Comment ça s’est passé avec les autres stagiaires ?

Il y a eu beaucoup d’entraide au sein du groupe. Nous étions des moteurs les uns les autres. Nous nous sommes mutuellement épaulés.

Nous avons organisé deux réunions pour mettre en forme nos mémoires, plus une dernière réunion de répétition la veille de la soutenance en présence de mon directeur.

Auriez-vous un conseil à donner à une personne qui voudrait se lancer dans l’aventure ?

Le premier conseil que je donnerais, c’est d’y croire dès le début, car il y a de nombreux moments de doute, y compris quelques jours avant la soutenance. C’est une formidable aventure humaine et professionnelle, mais l’investissement total est impératif pour mener à bien ce projet.

Le deuxième conseil c’est de répéter la soutenance, de préférence devant un public néophyte. La répétition est très importante, car 20 minutes, c’est à la fois très long et très court.

Comment voyez-vous votre avenir ?

Pour moi, l’avenir c’est de continuer à évoluer et de prouver ce que je suis capable de faire. Avec la certification, j’ai fait mes preuves de façon théorique. Je dois maintenant les faire de façon pratique, afin que mon directeur puisse me dire : « j’ai eu raison de te faire confiance ».

Je ne veux ni le décevoir, ni me décevoir.

Concernant mon métier d’Office Manager, mon souhait est qu’à l’avenir, il soit mieux connu et reconnu. Nous avons enfin la possibilité d’évoluer aux côtés des hommes (même si le poste d’Office Manager s’adresse indistinctement aux hommes comme aux femmes).

Cependant, nous les femmes, nous avons un mode de fonctionnement et une sensibilité différente par rapport aux hommes, d’où la richesse, la complémentarité et l’atout dans un monde de responsabilités singulièrement masculin qui pourrait enfin tendre à devenir un peu plus féminin ….

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Pariente Il y a 4 années

Je suis également très intéressée par ce métier. J ‘aimerais avoir des avis et des conseils.Pour la stratégie de planification d’une formation…… En effet je suis actuellement en poste de secrétariat de Direction jusqu’au 8 juillet renouvelable encore un an ….si j’accepte. Je commence à me renseigner sur les formations….. c’est le parcours du combattant car je suis à Toulon.

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DJANGONE PRISCA Il y a 4 années

Bonjour
Merci beaucoup pour ce témoignage. Je me suis reconnue à travers chaque ligne. Je suis ivoirienne, j’aimerais avoir plus d’informations sur le Certificat et les écoles qui le délivre.

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betty Il y a 6 années

Résident en Martinique, je suis intéressée par cette certification.. Merci de bien vouloir m’orienter.

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Léa56 Il y a 8 années

J’ai cherché dans le fichier ROME le titre Office Manager. Résultat = inconnu

Sur les sites d’offres d’emploi j’ai aussi tapé ce mot et il apparait pour des postes en région parisienne

http://www.indeed.fr/Emplois-office-manager
http://www.optioncarriere.com/recherche/emplois?s=office+manager
http://www.keljob.com/recherche/office-manager/_/N-6qc/Ntk-SI_What/Ntt-OFFICE%252BMANAGER?nbJobPage=15#Ntt-OFFICE%252BMANAGER?nbJobPage=15&_suid=136337668889005078109525293102

J’ai travaillé dans plusieurs entreprises (province) et n’ai jamais entendu parlé de ce titre, ni en réalité, ni dans les conventions collectives.

A croire que assistante de direction ou de gestion ne seraient pas des titres assez cotés. Toujours à la recherche de nouvelles appellations et si c’est américain, c’est plus tendance, plus snob.

Bon week end.

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