Créer un réseau d’assistant(e)s dans son entreprise

Par le 22 janvier 2013

J’ai eu l’opportunité la semaine dernière d’animer une conférence au cours de la réunion bimestrielle du réseau des assistant(e)s d’un groupe industriel. Cette intervention m’a donné l’idée de rassembler les observations que j’ai faites lors de plusieurs interventions de ce type.

Mon souhait est aussi (pourquoi pas) de susciter des vocations et de donner le petit coup de pouce à celles et ceux qui ont envie de se lancer.

Les réseaux d’assistant(e)s ne sont pas si fréquents dans les entreprises. Ils sont pourtant très utiles à leurs membres. Pas seulement pour partager les best practices. Mais aussi et surtout pour gagner en visibilité, en crédibilité et en reconnaissance au sein de l’entreprise.

Dans cet article, j’ai listé les bénéfices que je vois dans la mise en place d’un réseau pour les membres comme pour les responsables du réseau. Je termine par quelques conseils pour réussir.

Partager les best practices

C’est bien souvent l’objectif premier d’un réseau : se réunir pour partager ses expériences et trucs et astuces. S’enrichir au contact des uns et des autres, gagner du temps par l’utilisation des meilleures pratiques, développer l’efficacité individuelle et collective du métier, voici quelques retombées du partage.

Le plus efficace est de pouvoir disposer d’un site Intranet pour mettre les best practices à disposition de tous. L’expérience montre que l’Intranet des assistant(e)s est utile à bien d’autres professions.

Sortir de l’isolement

En dépit de bonnes relations avec leur équipe, il arrive que les assistant(e)s se sentent très seul(e)s dans leur poste. Le réseau est une bonne occasion de rencontrer et de mieux connaitre ses pairs. Et par la suite de mieux savoir à qui s’adresser selon les cas.

La convivialité n’est pas incompatible, bien au contraire, avec l’efficacité.

Collaborer sur des projets

Collaborer sur un projet est encore la meilleure façon de faire connaissance et de faire réellement exister une équipe. On avance ensemble sur quelque chose de concret et on va ensemble dans la même direction.

Il peut s’agir de projets créés à l’initiative du réseau comme de projets qui lui sont confiés par la hiérarchie. Voici quelques exemples : refonte de procédures administratives (circulation des documents par exemple), refonte ou création du livret d’accueil des nouveaux embauchés, refonte des lettres types ou emails types, mise en place d’une GED (Gestion Électronique des Documents), d’une charte d’utilisation de la messagerie, d’un intranet de voiturage, de procédures pour le développement durable, etc.

S’informer sur la vie de l’entreprise

Les réunions du réseau sont souvent l’occasion d’inviter des responsables de services qui viennent présenter un sujet. Les sujets pouvant concerner les assistant(e)s sont nombreux : présentation d’un nouveau logiciel, de nouveaux produits développés par l’entreprise, de l’organisation d’un service, des programmes de formation destinés aux assistant(e)s, etc.

Il peut s’agir aussi d’un(e) assistant(e) qui présente au réseau son unité ou un projet particulier. Une occasion précieuse de s’entrainer à prendre la parole en public.

Gagner en visibilité au sein de l’entreprise

On le sait bien, l’assistanat est un métier pas assez reconnu et valorisé. L’existence du réseau contribue à améliorer sa visibilité dans l’entreprise.

L’existence du réseau peut aussi conduire à faire évoluer les choses « de l’intérieur ». En se rencontrant, les assistant(e)s prennent conscience de l’importance de leur métier pour l’entreprise.

Un bonus supplémentaire pour les responsables du réseau

Pour les responsables du projet, c’est l’occasion de grandir professionnellement. On prend nécessairement des responsabilités et on prend en charge des activités qu’on n’aurait jamais eues dans un poste classique d’assistanat.

Prendre la parole en réunion, conduire des projets, motiver une équipe, autant d’activités nouvelles et de compétences nouvelles à développer.

Il s’agit, en un mot, de passer sous les feux des projecteurs. C’est certainement un challenge pour des personnes dont le rôle est plutôt de rester dans l’ombre. Ça semble difficile la première fois, puis un peu moins difficile la deuxième.

La semaine dernière, j’ai vu des assistantes prendre la parole devant leurs collègues. Elles étaient toutes mortes de trac et pourtant elles s’en sont très bien sorties et elles s’en sortiront encore mieux la prochaine fois.

Conditions de réussite

Le plus difficile est de motiver et de mettre les personnes en mouvement. Réunir une petite équipe de personnes motivées est très utile pour faire avancer les choses.

Avec cette équipe, il sera possible pour donner une forme au projet : objectifs du réseau, fréquence et forme des réunions, par exemple.

S’assurer du soutien de la hiérarchie est un préalable indispensable. L’entreprise a tout intérêt à la mise en place d’un réseau d’assistant(e)s, mais il faut savoir vendre son projet. Quels bénéfices pour l’entreprise en l’échange de quelques heures pour les réunions et de la mise à disposition de quelques moyens (salles, moyens informatiques, et pourquoi pas un repas de réseau ou un cocktail de temps en temps).

Après l’enthousiasme des débuts, tenir sur la durée est LE challenge à relever. L’investissement des responsables est la clé de voute de la réussite. Il est nécessaire, bien sûr, que les membres du réseau y trouvent leur compte, mais aussi qu’ils ne soient pas dans une attitude trop « consommatrice » et sachent aussi contribuer et participer à la vie du réseau.

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Laetitia Il y a 2 années

bonjour,
j’anime un réseau assistante et souhaiterai partager avec vous toutes nos bonnes pratiques que ce soit sur les sujets RH, SSE … etc tout est bon à prendre !! merci de vos retours bonne soirée,

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GROUX Chantal Il y a 2 années

Bonjour,
Au sein de mon entreprise, j’anime une Communauté de 120 assistantes et nous souhaiterions rencontrer d’autres animateurs de Communauté afin de pouvoir échanger

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Gonçalves Il y a 4 années

Bonjour j’aimerais entrer en contact avec des animatrices de ces réseau afin d’échanger

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Lauriane MENGUE NDONG Il y a 6 années

Bonjour
Je souhaite vivement faire partie de votre groupe.Merci de m accepter

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laurence Il y a 7 années

BOnjour,

J’ai mis en place un réseau d’assistantes au sein de mon entreprise (38 assistantes). Je serai intéressée de rentrer en contact avec des assistantes ayant mis en place un réseau pour échanger des idées.
Merci

Laurence

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MARQUIS VALERIE Il y a 7 années

Je fais partie d’un projet, au sein de mon entreprise, de creation d’une plateforme communautaire dans laquelle a été créé une communauté qui regroupera toutes les assistantes de direction de notre Groupe.
Je serai l’animatrice de cette communauté que je vais devoir faire vivre. Si vous avez des idées de sujets que je pourrais partager avec mes collègues, n’hésitez pas à m’en faire part.
Merci par avance,
Valérie

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Solange Il y a 7 années

Bonjour Véronique,
Mon seul conseil serait de demander aux autres AD leur besoins en terme d’information (sujets ouverts qu’elles souhaitent voir aborder) et formations qu’elles souhaitent suivre. Pour cela vous pouvez établir un questionnaire avec exemples de choix de formations ciblées + thèmes généraux (vie de l’entreprise, déménagements, changements d’organisation, la finance pour les AD, le marketing pour les AD, les produits de votre société etc etc). Cela vous permettra d’établir un programme ciblé répondant à leurs attentes (en terme d’information et de formations : faire un mix des deux) ! Elles peuvent à la suite de votre questionnaire compléter avec des commentaires ce qui va grandement vous aider 🙂
Bonne journée
Cordialement,
Solange

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Véronique Il y a 7 années

Bonjour,
J’occupe le poste d’assistante du directeur général dans une administration et depuis plusieurs années je suis chargée d’animer deux groupes d’assistantes (un de 6 AD et un autre de 20 AD) et cette année je suis missionnée pour organiser un séminaire Assistantes ou une formation. Une d’entre vous aurait-elle des conseils à me donner pour m’aider dans le montage de ce projet ? Aline Deodat peut-être ? car c’est son témoignage qui est à l’origine de ce message. J’en profite pour témoigner sur la reconnaissance de ce groupe d’AD au sein de notre administration qui est régulièrement sollicité par les services pour collarobrer sur des projets, des dossiers, …
Merci d’avance.
Véronique

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Stephanie Il y a 8 années

Bonjour,
L’idée est excellente. Il est toujours intéressant d’échanger avec ses pairs. Cela permet de prendre du recul et d’analyser sa propre pratique au regard de ce qui se fait dans d’autres structures.
Merci pour cet article.
Stephanie

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Solange Il y a 8 années

Bonjour Christine,
Comme toujours article très intéressant et complet !
Merci
A bientôt
Solange

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Laure Il y a 8 années

Bonjour à toutes (et tous),

Je m’appelle Laure et suis Assistante de Direction dans une société d’informatique sur Toulouse, malheureusement je suis la seule qui ne fait pas partie du métier informatique et ne peux donc pas réellement me créer de réseau. J’ai d’ailleurs écrit un article avec l’aide de collègues sur ce qu’est mon quotidien : http://www.ekito.fr/people/?p=1861 🙂

Je vais donc maintenant suivre ce blog qui me parait très intéressant, et peut être créer mon réseau en ligne ? 🙂

Très bonne journée et merci pour ce blog.

Laure.

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profil adopteunmec Il y a 8 années

Votre blog est une source d’information sur la création d’un réseau d’assistantes et (plus difficile) la capacité à savoir animer un réseau pour le motiver et le faire vivre.

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Christine Harache

Christine Harache Il y a 8 années

Bonjour Aline,
Merci de ce témoignage qui illustre bien toute l’utilité d’un réseau. Comme vous le dites si bien, le téléphone a ses limites.
Christine

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Aline Deodat Il y a 8 années

Bonjour,
J’occupe un poste d’assistante au sein d’un grand groupe composé de divers poles d’activités. Un réseau d’assistante a été créé il y a quelques années. Nous nous réunissons tous les 6 mois environ et faisons un séminaire assistantes tous les ans, nous permettant d’échanger dans un contexte plus décontracté. Ces rencontres nous permettent d’échanger sur l’évolution de l’entreprise, de notre métier également. Etant éloignée des autres assistantes de part ma situation géographique sur le site, je suis ravie de voir mes collègues; le téléphone a ses limites !

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