Tenir l’agenda d’un dirigeant

Par le 13 avril 2012

Contrairement aux prévisions, l’arrivée des agendas électroniques n’a pas totalement supprimé cette mission classique d’assistanat de direction : tenir l’agenda d’un dirigeant.

Tenir l’agenda d’un dirigeant revient à organiser son temps et son travail. Cette mission de confiance est loin d’être inintéressante. Elle demande de la rigueur et fait appel à toute votre vigilance et à vos capacités de négociation.

Pour une assistante de direction, l’organisation du temps du directeur représente une bonne partie des responsabilités.

Voici quelques conseils :

  • Mettez-vous d’accord avec lui dès le départ sur ses souhaits en matière de gestion de ses rendez-vous. Vous gagnerez du temps et de la tranquillité d’esprit.
  • Faites un point rapide de l’agenda si possible tous les jours avec lui.
  • Planifiez à l’avance le temps consacré à l’étude des dossiers et aux tâches de fond. Il est préférable que les rendez-vous s’intercalent entre ces plages que le contraire.
  • Intégrez dans les rendez-vous le temps de déplacement et aussi les éventuels débordements.
  • Essayez de lui garder un peu de temps pour lui permettre de gérer les imprévus qui se présenteront nécessairement ou tout simplement de souffler entre deux rendez-vous
  • Notez toutes les informations utiles : un rendez-vous doit préciser : le lieu, les coordonnées des interlocuteurs ainsi que les informations indispensables au bon déroulement.
  • Outlook permet d’indiquer par une couleur le lieu où se déroule le rendez-vous : au bureau ou à l’extérieur. La couleur choisie apparait comme un trait à gauche du rendez-vous. C’est très visuel, très pratique. Si votre patron est un fervent utilisateur de l’agenda papier (si, si, il en existe encore quelques-uns), vous pouvez utiliser un code couleur pour cela.
  • Outlook permet également de colorer le rendez-vous selon l’activité auquel il correspond : management d’équipe, reporting, conduite du projet X, contributeur sur le projet Z, commercial, etc.. D’un seul coup d’œil, grâce à la couleur, on a une idée de la composition de la journée ou de la semaine. Cette fonction d’Outlook s’appelle : catégorie.

 A vous la parole

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Boue Jean victoire Il y a 2 semaines

Je suis une nouvelle assistante et je veux savoir comment gérer l’agenda de mon Boss

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Sidonie Il y a 1 mois

Bonjour! je suis secrétaire dans un service mes mon directeur ne se confie pas a son programme, est ce c’est à moi de lui proposer un agenda?

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NATHALIE Il y a 2 mois

bonjour,

je suis secrétaire d’un Directeur d’une société,j’ai besoin d’aide pour bien gérer son agenda.

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Evah ANDREA Il y a 8 mois

je suis nommée assistante de direction voire secrétaire , et en plus , responsable du personnel et je ne sais comment gérer tout ça , merci de bien vouloir me donner quelques conseils

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IRENE Il y a 12 mois

Je vais travailler comme assistante de direction pour un directeur donc j’aurais pour mission de gérer l’agenda du chef mais je sais pas par où commencé. Merci

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Annie Il y a 1 année

Je suis assistante de direction dans le secteur du BTP. nous avons plusieurs chantier et j’ai besoin d’aide pour la gestion de l’agenda de mon directeur s’il vous plaît.

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ESTHA Il y a 1 année

Bonjour à tous
Je suis une nouvelle assistante et je ne sais vraiment pas gérer l’agenda de mon boss, je souhaite que vous me conseillez svp.

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AUDE ELLENE Il y a 1 année

Bonjour. J’ai du mal à gérer l’agenda de mon boss. Je sais pas comment il fonctionnait avant mon arrivée mais il ne se confie pas sur son programme du coup c’est compliqué.

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Amadou DIALLO Il y a 2 années

J ai besoin quelque documents exemplaires des agendas

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Amadou DIALLO Il y a 2 années

Je suis Assistant de Gestion, j ai quelques lacunes en matiere de gestion de l Agenda

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ISA Il y a 2 années

Merci pour tous ces judicieux conseils.

Il faut également penser à planifier les rendez-vous en fonctions de leur priorité.

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Eric BACHU Il y a 6 années

Je bien lu et compris vos conseils mais je souhaite avoir de vous quelques documents pouvant me permettre de réaliser cela.

Merci.

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