Assistantes, comment faire face aux interruptions !

Par le 5 mars 2012

L’interruption est au cœur du métier de l’assistante. Il n’est pas question pour elle de fermer sa porte à toutes les sollicitations.

Toutefois, s’il y a des interruptions qu’on peut considérer comme « normales », faisant partie du métier, d’autres sont clairement des croques-temps. Elles vont mangent indument votre temps, vous  n’apportez pas de vraie valeur ajoutée à vous y consacrer.

C’est à ces dernières que je vous propose de vous attaquer.

Anticiper l’interruption

Anticiper l’interruption, c’est faire en sorte qu’elle ne se produise pas. Voici quelques trucs cités par nos stagiaires :

  • Revoir si nécessaire l’implantation de votre poste de travail. L’implantation peut aussi favoriser les interruptions : un bureau tourné vers le couloir est une tentation de lever les yeux quand une personne passe.
  • Rendre vos solliciteurs plus autonomes. Dépanner une photocopieuse, remettre du toner sont autant de tâches qu’ils sont capables d’exécuter seuls. Il suffit de leur expliquer, de leur montrer, voire de faire un bref mode opératoire. Bien sûr, il y aura toujours le pourcentage de récalcitrants qui ne veulent pas se débrouiller seuls, mais vous aurez quand même éliminé une certaine partie de vos interruptions,
  • Donner systématiquement un maximum d’informations permet aussi d’éviter un certain nombre d’interruptions,
  • Donner le feed back : envoyer un mail pour annoncer que vous vous êtes bien occupée de telle question. C’est tout simple, mais beaucoup d’assistantes ne le font pas. Et pourtant, cela sécurise la personne qui vous a confié ce travail et évite des interruptions,
  • Si, par contre, si vous n’avez pas pu terminer pour une raison quelconque (manque de temps, attente d’informations), le fait d’en informer la personne concernée la rassure et vous évite des interruptions. En outre, cette pratique illustre votre professionnalisme,
  • Fixer des plages horaires pour certaines activités qui génèrent beaucoup d’interruptions : distribution de fournitures, par exemple, est également une bonne idée. Cette organisation a un côté un peu autoritaire, mais elle donne de bons résultats.

Traiter l’interruption

Quand l’interruption se produit, une attitude peu ouverte à l’interruption, mais toujours courtoise et cordiale, aide à dissuader le visiteur de s’installer trop longtemps. On peut ainsi ne tourner que la tête vers le visiteur et pas le reste du corps.

En cas d’interruption, s’assurer que le sujet à traiter nécessite un entretien immédiat. Si oui : préciser le temps dont on dispose. Si non : indiquer une période plus propice pour rencontrer l’interlocuteur en lui expliquant l’importance du travail qu’on réalise.

Pour conclure rapidement un entretien qui s’éternise : dire « avant de terminer » ou « pour conclure » et résumer les points importants, les actions à entreprendre ;

Si je suis sollicitée pour un problème ne me concernant pas directement (décision pouvant être prise par un collaborateur par exemple) ou pour lequel quelqu’un est plus compétent que moi, je renvoie systématiquement mon interlocuteur vers cette personne.

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