Etourdie ? Moi, jamais !

Par le 22 février 2012

Fatigue, surcharge de travail, et nous voilà en train de commettre des erreurs ou des oublis à notre poste de travail. Comment y remédier ? Comment fiabiliser notre pratique et limiter ainsi les pertes de temps liées à nos inattentions ?

Être dans l’instant

Le premier impératif repose sur la concentration. Notre efficacité passe en effet par cette capacité à rester centré sur une tâche. Pour cela il faut être dans l’instant, pleinement, sans se laisser distraire. Toute notre attention doit donc être tournée vers la tâche que nous effectuons, au moment où nous l’effectuons. Il ne s’agit pas de penser à ce que nous ferons après, ou à ce que nous n’avons pas eu le temps de faire avant. Nous devons être uniquement dans l’instant présent, faire corps avec lui, pour être en pleine conscience de ce que nous sommes en train de faire. Cette attitude décuple la mémorisation et l’efficacité.

J’entends déjà vos objections ! « Comment faire quand le téléphone sonne ? Il nous faut bien interrompre notre travail pour répondre ! Cela nous déconcentre forcément… »

Il est bien évident que dans nos métiers nous ne pouvons pas nous isoler au sommet d’une montagne pour avoir la tranquillité rêvée ! Il existe pourtant un moyen simple pour ne pas perdre le fil quand une autre tâche vient interrompre notre concentration : il suffit de noter le point où nous en sommes.

Prendre des notes

La deuxième règle pour fiabiliser notre activité consiste donc à prendre des notes. La prise de notes va nous permettre de libérer notre esprit d’un trop plein d’informations et surtout elle va nous éviter des oublis fâcheux. Nous pouvons par exemple nous appuyer sur des outils tels que des fiches d’appel ou un cahier des appels pour consigner toutes les informations liées à l’accueil téléphonique. Nous pouvons avoir à portée de main un bloc-notes où nous inscrirons des mots clés qui nous aideront à ne rien laisser au hasard. Nous pouvons concevoir des fiches de travail. C’est à nous de mettre en place nos propres outils pour faire la chasse aux erreurs. Les To Do List et autres fiches seront désormais nos alliées pour accomplir plusieurs tâches sans rien oublier.

Cette organisation du travail présente un autre atout, celui de nous libérer d’un stress inutile. Nous gagnons alors en sérénité, en assurance, et devenons davantage disponible pour nos interlocuteurs. C’est le cercle vertueux de la performance !

Pratiquer l’écoute active

L’efficacité passe également par une bonne compréhension des demandes et des attentes de nos interlocuteurs. Pour être réceptifs aux messages véhiculés nous devons développer notre capacité d’écoute.

Là aussi, il nous faut être dans l’instant, totalement tourné vers la personne qui nous parle, sans l’interrompre, sans tentative d’interprétation, mais au contraire avec intérêt et attention. A la fin de l’échange, nous reformulerons la demande pour nous assurer de la bonne compréhension du message. La qualité de notre écoute et de notre communication va s’en trouver transformée, notre efficacité renforcée. Nous gagnons en discernement et en professionnalisme, pour en finir enfin avec les étourderies et autres quiproquo !

Isabelle Laval

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Joannie Il y a 2 années

Bonjour,

Je suis d’accord qu’il faut rester dans le moment présent et ne pas penser à la tâche que nous devons faire après. Cependant, lorsque nous assistons le dentiste nous devons anticiper les étapes afin d’être efficace. Nous n’avons pas toujours le temps de prendre des notes pour se souvenir d’éléments et il y a aussi un risque de contamination. Si nous devons remplir le dossier suite à un traitement, avez-vous des trucs à nous donner afin de se souvenir des étapes, des matériaux utilisés etc….afin de bien rédiger le relevé opératoire?

Merci

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    Isabelle LAVAL

    Isabelle LAVAL Il y a 2 années

    Merci Joannie de cette remarque très pertinente. L’article abordait les tâches administratives et non le travail au fauteuil. Concernant le travail au fauteuil, je conseille d’utiliser des fiches de procédures qui détaillent étape par étape le déroulé d’un acte opératoire avec les instruments et produits généralement utilisés dans l’ordre chronologique de la tâche. Pour se souvenir des matériaux utilisés, il suffit de les laisser sortis sur le plan de travail (ou les emballages quand ce sont des matériaux à usage unique) afin de ne rien oublier et de pouvoir assurer la traçabilité du soin. Belle journée à toi !

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krys Il y a 3 années

Bonjour à vous
Voilà je fais mes premiers pas en tant qu’assistante dentaire, auparavant j’étais opératrice pao. Cela fait trois jours que je commence et je suis complètement perturbée par la complexité du travail. Le logiciel visiodent me pertube beaucoup. Pouvez vous me donner quelques astuces pour ne pas me dissiper partout et être efficace avec la prise de rendez vous et les transmissions. Je sais que j’en demande peut être beaucoup mais ça me rassurerait que quelqu’un m’oriente et m’aide car comme vous vous en doutez, le personnel est trop occupé pour passer une journée en tête à tête pour des explications futiles. Merci d’avoir créer ce blog et de votre réponse. Cordialement

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    ISABELLE LAVAL

    ISABELLE LAVAL Il y a 3 années

    Bonjour Krys, et merci de ton message. Je n’exerce plus le métier d’assistante dentaire, mais je peux quand même te donner quelques pistes pour que tu te sentes moins écartelée face à la multiplicité des tâches.
    1) utilise un petit carnet ou bien un cahier où tu notes tout ce que tu as à faire, et comment le faire, les éléments à ne pas oublier, les procédures. Au début, cela peut aider à fixer sa mémoire et à ne pas avoir tout dans la tête ! Cela évite aussi de faire répéter plusieurs fois les choses aux collègues ! Ce sera ta bible de poste, et c’est très utile même quand on n’est plus débutante…
    2) quand tu fais quelque chose, concentre toi là-dessus et essaie de focaliser ton attention pour ne pas être distraite… Il est normal au début d’avoir besoin de temps et de calme pour faire des tâches que l’on ne connait pas encore assez bien pour les exécuter de façon automatique… Avec le temps, tu les réaliseras plus facilement.
    3) Je ne connais pas visiodent, mais un logiciel demande toujours un temps d’adaptation et un minimum de formation. Tu as peut-être intérêt à demander à une collègue de t’expliquer certains points du logiciel pour gagner en efficacité, sinon tu risques tâtonner et perdre du temps….

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    Krys Il y a 3 années

    Bonjour mme laval
    Un grand merci pour votre reponse rapide. Je vais appliquer ce que vous mz dites. Bravo pour votre blog. A tres bientot.
    Cordialement
    Krys

    ISABELLE LAVAL

    ISABELLE LAVAL Il y a 3 années

    J’oubliais : bienvenue dans ce métier ! Dans un mois, tu seras déjà plus à l’aise… Garde confiance. Sois méthodique et tu vas t’en sortir avec brio 😉 A très bientôt le plaisir de te lire.

Isabelle Laval

Isabelle Laval Il y a 8 années

Bonjour Lou,
Bienvenue sur ce blog et bienvenue dans la profession !
Je ne connais pas d’association d’assistantes dentaires. C’est vrai que c’est un manque… Par contre tu peux trouver des infos sur nos droits et nos devoirs, en consultant la convention collective dont tu dépends.
A bientôt.
Isabelle

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Lou Il y a 8 années

Bonjour, assistante qualifiee depuis 1 an, je souhaite connaitre une association d’assistante ou quelque chose qui s’y rapporte pour en savoir un peu plus sur nos “droits“ ou pouvoir en parler.
En vous remerciant

Lou

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Isabelle LAVAL

Isabelle LAVAL Il y a 8 années

Merci Anne pour ces précisions très pertinentes. En effet, nous pouvons bien sûr utiliser les fonctions informatiques qui nous sont offertes sur de nombreux logiciels. L’organisation du travail d’une assistante, quel que soit son secteur d’activité, obéit à des règles immuables, et en même temps chacune d’entre nous à ses petites préférences, ses propres outils avec lesquels elle se sent à l’aise. Personnellement, je reconnais m’inspirer très souvent des astuces des collègues ! Toute bonne idée est bonne à prendre, et on apprend vraiment beaucoup en échangeant avec les collègues…

Merci aussi à Christian pour ses encouragements 😉

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Christian T Il y a 8 années

Bravo Isabelle, que de belles initiatives et de bons conseils !

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REMON Anne Il y a 8 années

Bonjour Isabelle,
merci pour ton billet qui a le mérite d’être clair et de rassurer sur la méthode que j’emploie. J’utilise une liste des tâches transparente pour travailler en binôme avec ma stagiaire. Tout y est listé : l’objet, qui fait quoi, le délai, et en fin de journée ce qui n’a pas pu être fait en’dehors des urgences est reporté.
En extrême limite, j’assigne une tâche sur Outlook : aujourd’hui, je n’étais pas au poste physiquement. Au lieu d’appeler mon manager, il a reçu le message automatique d’appeler un correspondant en urgence, la méthode lui convient.
Lors d’une fusion, un audit a relevé que le poste que j’occupais devait être tenu par deux personnes, grâce à cette to-do-list. Bonne continuation.

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