5 pistes pour des e-mails qui percutent

Par le 23 janvier 2012

Vous êtes souvent déçu par le résultat de vos e-mails. Vous n’obtenez pas de réponse, ou alors pas la réponse que vous attendiez. Vous avez l’impression (et dans certains cas la preuve) que votre message a été détruit avant d’avoir été lu. Pire, on vous reproche de ne pas avoir diffusé certaines infos, alors que vous l’avez bien fait. Faites le test, dans un groupe d’une vingtaine de personnes, il y a de fortes chances pour que quelques-uns vous disent : « Je n’ai jamais reçu ton mail » !

Il faut dire que votre malheureux message est en concurrence avec plusieurs dizaines (voire centaines) d’autres dans la boite aux lettres de vos correspondants. Pour lui donner toutes ses chances, je vous propose d’adopter les 5 pistes des e-mails qui percutent.

Tout d’abord, mettons-nous d’accord sur ce qu’est un e-mail qui percute. Pour moi, il s’agit d’un message qui a été ouvert, lu jusqu’au bout, compris et suivi d’effets. Autant d’obstacles qu’il va falloir franchir.

Première piste : choisir le bon média

La première question à se poser est celle de la pertinence de l’envoi par messagerie de certaines informations. Quatre situations, au moins, doivent conduire à renoncer à l’utilisation de l’e-mail.

  • Mon message est délicat ou confidentiel. Il faut avoir en tête que les écrits restent et qu’un e-mail peut être transféré d’un clic. Dans ce cas, il est préférable de choisir le face à face ou à défaut le téléphone.
  • Mon message risque d’être mal compris. Dans ce cas également, il est préférable de choisir le face à face ou à défaut le téléphone.
  • Je suis très énervé ou en colère. Il vaut mieux prendre le temps de la réflexion.
  • J’attends une réponse urgente. Dans ce cas, aussi le téléphone est préférable.

 Deuxième piste : être au clair avec son objectif

L’objectif n’est pas le sujet du message, c’est le but que l’on poursuit en écrivant. :

  • de quoi est-ce que je veux informer mon destinataire ?
  • quel résultat est-ce que je veux obtenir de lui : quelle réponse, quelle action ?

Une règle d’or pour être plus efficace : un seul objectif par e-mail. Si vous poursuivez deux objectifs, faites deux e-mails ou bien annoncez-le dès le début de votre message.

Troisième piste : peaufiner l’objet

C’est lui qui va décider du sort de votre e-mail. Il doit décrire clairement le contenu du message ainsi que l’action attendue du destinataire, le cas échéant.

Pour orienter rapidement le lecteur, on peut commencer l’objet par des mentions du genre :
  • Merci de votre réponse,
  • Pour information,
  • Pour action,
N’abusez pas du mot « urgent », surtout écrit en majuscules. Si tout est urgent, plus rien ne l’est.
En cas de transfert d’un message, réécrivez l’objet en fonction de votre destinataire.  L’objet initial n’est peut-être plus adapté.

Quatrième piste : mettre l’important en avant

Le plan de l’e-mail n’est pas celui de la lettre. Il est guidé par les contraintes de l’outil qui nous empêchent d’avoir une vision globale du document. C’est pourquoi il est préférable de placer au début de l’e-mail l’information la plus importante.  C’est la meilleure garantie qu’elle sera vue par le destinataire.

Pour mettre l’important en avant, il faut également être bref, rédiger des phrases courtes (autour de 15 mots) et employer un vocabulaire simple et précis.

 Cinquième piste : faire preuve de cybercourtoisie

L’empathie et le respect de l’autre conservent toute leur importance dans la communication par messagerie interposée.  Elles prennent simplement un autre visage. Voici quelques bonnes pratiques pour cultiver la cybercourtoisie. Vous en avez certainement d’autres à citer.

  • limiter l’utilisation des listes de diffusion qui « arrosent » largement,
  • éviter l’envoi des gros fichiers qui bloquent les boites aux lettres. Préférer l’utilisation de serveurs FTP qui permettent de poster les gros fichiers que vos correpondants viennent ensuite télécharger,
  • Commencer vos messages par une salutation, les terminer par une brève formule de politesse,
  • Éviter (autant que faire se peut) les fautes de grammaire et d’orthographe. Elles donnent l’impression que le rédacteur ne s’est pas donné beaucoup de mal.

A vous la parole

Vous avez certainement des trucs à citer. Faites-nous part de vos bonnes pratiques.

Autre dossier sur le même thème

Laisser un commentaire

Avatar

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Avatar

meziana Il y a 8 années

Bonjour,
Merci pour la réponse .

Répondre
Avatar

Valérie Il y a 8 années

Bonjour Meziana

Bien sûr qu’on peut utiliser les outils d’enrichissement de texte. Mais, comme pour un courrier classique, il faut les utiliser à bon escient et avec parcimonie.

exemple ; date limite de réponse, la réponse est à donner à une autre personne, la signature, des liens hyertextes vers des sites internet ou des documents sur cloud ou sur serveur interne …

Toutefois, on évitera les fioritures inutiles, les couleurs non standards (risque de mauvaise surprise) et les polices trop originales pour la même raison. Personnellement, j’évite aussi l’italique qui est mal lu par les astigmates et les presbytes (ce qui peut représenté une tranche importante de la population passé 40 ans).

Répondre
Avatar

meziana Il y a 8 années

Bonsoir, certaines boites mail offrent la possibilité d’enrichir le texte par des couleurs ou par « l’italique »,
« le gras », »le souligné », taille des caractères, style des caractères.
Peut-on les utiliser pour enrichir le texte ?
En vous remerciant.

Répondre

Abonnez-vous au blog

Afin de vous abonner et pour des raisons de sécurité, votre navigateur doit accepter les cookies et le JavaScript.