Dans « secrétaire », il y a « secret » et « taire »

Par le 16 janvier 2012

« Tout voir, tout entendre et ne rien dire », telle pourrait être la devise des assistantes.

Le respect de la confidentialité est une obligation pour tous les salariés. Pour l’assistante, c’est davantage qu’une obligation, c’est le cœur même du métier. L’obligation de discrétion est, bien sûr, liée à la confidentialité des informations qu’elle traite.

Bien sûr, vous êtes tout à fait consciente de l’importance de la discrétion dans votre métier, mais est-ce que, pour autant, il ne vous arrive pas de laisser filtrer des informations malgré vous ?

Ne pensez pas que je doute de votre professionnalisme.  Pour m’être souvent trouvée dans des entreprises pour des rendez-vous, je pense que beaucoup de détails apparemment insignifiants peuvent être parlants pour une personne indiscrète ou simplement curieuse.

C’est pourquoi je vous propose quelques règles de bon sens :

Est-ce qu’il vous arrive de laisser un visiteur attendre seul dans votre bureau? Jamais ? Même pas pour aller lui chercher un café ou un verrre d’eau? Si le visiteur reste seul, êtes-vous sûre que les documents disposés sur votre bureau, le fichier affiché sur votre écran d’ordinateur, voire les affiches et documents affichés au mur ne révèlent pas des informations que vous n’avez pas envie de voir divulguées ?

Pensez à fermer à clé les armoires si vous vous absentez du bureau.

Adoptez un classement numérique si vous gérez les dossiers des collaborateurs du service. Un numéro est plus discret qu’un nom sur la tranche d’un dossier.

Munissez-vous d’un destructeur pour détruire le courrier si nécessaire.

Si vous devez transmettre des documents très confidentiels, savez- vous que 3M commercialise un scotch bleu de sécurité. Il n’empêche pas d’ouvrir l’enveloppe ou le paquet, mais toute tentative d’intrusion est visible.

La discrétion est de mise également dans l’ascenseur ou en dehors de l’entreprise, y compris vis-à-vis de ses proches.

Parano, moi jamais ?

Alors qu’en pensez-vous ? Faites-nous part de votre avis et de vos points de vigilance.

Christine Harache

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ibtissam Il y a 1 année

Merci beaucoup. je suis étudiante branche secrétaire de direction. et vous avez m’aider à bien comprendre la confidentialité pour les secrétaires.
Cordialement

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Calleo Il y a 2 années

Oui, il est évident que la confidentialité soit le cœur du métier de la secrétaire qui connait des informations sur la société, le chef d’entreprise et les clients. Tout comme dans le secteur de santé où la télésecrétaire médicale est en mesure de sécuriser les dossiers médicaux des patients et les données confidentielles. Je travaille au sein de la société « Calleo-medical » https://www.calleo-medical.com , et on nous a informé sur le règlement général sur la protection des données « RGPD ».
Merci pour ce partage !

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Nath Il y a 2 années

Bonjour,
Je fais un bilan de compétence.
Il faut que je réalise une enquête métier.
Est-ce-qu’une secrétaire, ou plusieurs seraient d’accord de répondre à quelques questions ?
Merci pour votre aide, et bonne journée.
Cdt,

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France Jetté Il y a 3 années

Je crois que la confidentialité est de mise dans le travail d’une secrétaire. Cela doit l’être tant envers la clientèle, les patrons, que les collègues. J’ai déjà vu une collègue refiler mon numéro de cellulaire personnel à un client pendant une journée de congé, soi-disant qu’il voulait me parler à la suite du contrat reçu par courriel. La procédure aurait dû être de lui dire que j’étais absente ce jour la, le transférer à mon poste, afin qu’il puisse laisser un message à ma boite vocale, ou simplement lui demander si elle pouvait l’aider.

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BEAVOGUI Il y a 4 années

tres cool, je souhaite que vous soyez les meilleurs

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Paméla Bélanger Il y a 6 années

Personnellement, je suis également d’avis que la confidentialité est le coeur du métier de secrétaire. Les secrétaires voient, entendent et connaissent énormément de renseignements personnels concernant des entreprises, des individus, etc. L’exercice de ce métier exige de la rigueur et une conscience professionnelle aiguisée. Pour moi, l’éthique professionnelle ne se reflète pas seulement par le respect des règles de l’entreprise pour laquelle nous travaillons, mais également par le respect d’autrui en faisant preuve de discrétion à l’égard des données confidentielles, et ce, autant à l’intérieur qu’à l’extérieur du milieu de travail. En tant qu’enseignante dans ce domaine, je me fais un devoir de sensibiliser mes élèves à cette réalité associée à l’exercice de leur métier, mais qui ne s’apprend pas dans les livres!

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Guylaine Il y a 6 années

Effectivement, la confidentialité est de mise en secrétariat, surtout dans bien des domaines, tels que les domaines juridiques, médicaux, etc. Les gens qui consultent un avocat ou un médecin ne voudraient pas voir leur dossier se retrouver sur la place public!

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Jeanne Il y a 6 années

Bravo pour l’article! Nombreuses vérités sont citées entre ces lignes. En tant que cardiologue opérant dans un établissement publique, j’ai choisie d’investir dans la collaboration avec une télé-secrétaire médical de Medifil pour gérer mon planning médical. Hé oui, je fais partie de ceux pour les secrétaires sont indispensables. Vu le manque de place et le non prise en charge de mon assistante par l’hôpital, cette option fut pour moi la meilleure.

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Sandrine Il y a 8 années

On frise la paranoîa parfois quand même, Ma dernière expérience professionelle m’a permis de confirmer ça. Ils étaient tous tellement inquiets qu’ils fallaient vérifier, revérifier, et revérifier et relire pour voir s’il n’y a avait rien de bizarre ou de confidentiel. Et surtout l’envoyer aux bonnes personnes. (j’étais en remplacement donc je ne connaissais pas encore très bien tout le monde). Il fallait se « protéger » on me disait, garder les doubles de tous les documents envoyés avec les dates d’envois, etc… Un peu excessif je dirais. Je n’arrive pas à travailler dans ses conditions. C’est un manque total de confiance.

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Clytemnestre Il y a 8 années

Naturellement, on peut aussi verrouiller les ordinateurs avec un code pour empêcher tout accès. Je travaillais auparavant dans une entreprise dans un secteur sensible (maintenant en freelance à distance sur http://www.telesecretaire-independante.fr/ ), et on nous avait passé des consignes très fermes de sécurité…
Bisous !

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Clara Il y a 8 années

Conseils et rappels très pertinents et toujours utiles à relire. La dernière fois que j’ai laissé un visiteur seul dans mon bureau… il a piqué une agrafeuse. Rien de dramatique pour la sécurité de l’entreprise mais ça aurait pu être un dossier important. Depuis je ne me fais plus avoir et je les colle « à la culotte » …

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Isabelle Il y a 9 années

Merci Christine pour tous ses bons conseils ; Grâce à vous, je prends conscience qu’il n’y a pas que le langage pour communiquer des informations ! Je vais suivre vos conseils notamment en ce qui concerne l’affichage des documents dans mon bureau.

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Jestin Il y a 9 années

Parano non ! Prudente oui ! Plus une assistante sait gardes des infos confidentielles plus on lui en confiera..ce qui rend souvent notre travail plus intéressant. Alors oui il est de notre devoir de protéger ces infos ! Merci Christine ! Solange

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Christine Harache Il y a 9 années

Hé oui, tout le monde n’a pas le sens de l’humour et n’est pas à même de faire la différence entre une plaisanterie et une annonce sérieuse.
Il n’en faut parfois pas plus qu’une conversation entendue par hasard pour que la rumeur se déclenche.
C’est un exemple très parlant. Merci Valérie

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Valérie Il y a 9 années

Bonjour,

Il y a un petit temps, ma collègue reçoit un appel un peu affolé d’un parent d’un de nos apprentis :  » Il parait que l’établissement va fermer »;Heu, non pas du tout. Mais d’où peut bien venir une idée pareille ? Honnêtement, je n’en sais rien mais juste avant Noël, nous sommes dans un restaurant du coin avec quelques collègues et l’un d’eux a fait une plaisanterie sur l’éventuelle fermeture de l’établissement. On n’a pas du rire assez fort.

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Christine Harache Il y a 9 années

Merci Nathalie de ce témoignage aussi intéressant qu’amusant.
Ce petit déjeuner prolongé me rappelle une conversation entre deux collaborateurs d »un concurrent entendue dans le RER.

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Nathalie Il y a 9 années

Quel joli titre bien attractif et quel billet plein de bon sens.
Je confirme que cette notion de secret est importante, et pas seulement pour les secrétaires. Il m’est arrivé deux fois (quand même!) d’avoir accès à des informations de la concurrence, que je n’aurais pas dû connaître. Une fois en déplacement, au petit déjeuner de l’hôtel: deux collaborateurs d’un concurrent étaient assis à côté de moi et parlaient de la nouvelle stratégie… bien entendu, j’ai pris un petit déjeuner plus long que d’habitude. Une autre fois, c’était effectivement en attendant le café qu’on m’avait proposé en me laissant seule dans le bureau avec les notes, non recouvertes, des précédents rendez-vous…

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