Les 2 contributions de l’assistante à l’entreprise nomade

Par le 16 décembre 2011

Le salon Office Convention s’est tenu le 13 décembre dernier. Vous trouverez le compte rendu de la convention sur le site Kalligo.

J’y suis intervenue pour une conférence sur le rôle de l’assistante dans l’entreprise nomade. Je vais en reprendre les points principaux dans cet article.

Tout d’abord, je vais revenir sur la notion de nomadisme et de travail à distance. Je vous proposerai ensuite une réflexion sur le rôle que je vois pour l’assistante dans ces nouvelles formes d’organisation du travail.

Pourquoi nos entreprises deviennent-elles nomades ?

Le nomadisme n’est pas une nouveauté, mais il a tendance à se développer ces dernières années.

La première raison est la facilité apportée par les outils. On retrouve actuellement à son domicile, à
l’hôtel voire dans un hall d’aéroport à peu près les mêmes fonctionnalités qu’au bureau.

La deuxième série de raisons porte sur des aspects économiques : l’internalisation avec la délocalisation d’activités, la recherche de proximité avec le client qui conduit à rapprocher de lui certaines équipes et enfin le développement de l’entreprise étendue qui rassemble pour un temps plus ou moins long des partenaires et des sous-traitants.

La troisième série de raisons concerne le développement durable. Pour des raisons sociales et sociétales, certaines entreprises offrent à leurs salariés la possibilité de télé-travailler à leur domicile quelques jours par semaine. La suppression des transports les jours de « home work » apporte au salarié gain de temps et de fatigue et à la planète une diminution de la consommation de carburants.

Télé travail : les assistantes aussi !

Les assistantes aussi sont concernées par le télétravail. Une des participantes à la conférence a témoigné de son expérience : son entreprise lui a proposé de signer un accord de télétravail et l’a équipée du matériel nécessaire. Depuis, elle télé-travaille 2 jours par semaine. Grâce aux outils dont elle dispose, elle réalise à son domicile exactement les mêmes activités que celles qu’elle réaliserait au bureau.

La distance n’est pas seulement géographie

La distance est complexe. Elle va bien au-delà de la distance géographique. Elle comprend aussi :

  • La distance temporelle : on travaille à des horaires différents voire dans des fuseaux horaires différents,
  • La distance culturelle : on travaille avec des personnes issues de cultures voire de pays différents,
  • La distance linguistique : on ne parle pas tous la même langue maternelle.

Il faut alors gérer des équipes multi-métiers, multi-sites, multi-lingues et multi-culturelles.

Quel impact du nomadisme sur le management de l’équipe ?

Le nomadisme comporte de nombreux avantages pour le salarié : autonomie, responsabilité, initiative. Il comporte aussi des risques : perte du lien avec l’entreprise, isolement, démotivation, manque d’informations.

Pour le manager, c’est une remise en cause des méthodes de management classiques. Il perd le contrôle direct sur les collaborateurs et se trouve dans la nécessité de faire confiance.

C’est aussi une perte dans la qualité de la communication au sein de l’équipe avec la diminution des occasions de contacts directs.

Les personnes n’éprouvent pas ce sentiment d’appartenance qui est un des besoins fondamentaux de l’être humain et qui donne la cohérence à l’équipe. De ce fait, l’équipe peine à se constituer et son efficacité collective en souffre.

Le rôle de l’assistante : créer du lien et de la cohésion

Dans ces nouvelles formes d’organisation, plus que jamais, le rôle central de l’assistante s’affirme.

C’est d’autant plus vrai qu’elle doit parfois se substituer à un manager lui aussi nomade et veiller en son nom à la cohésion de l’équipe et au sentiment d’appartenance.

Ce rôle de cohésion s’exerce dans deux domaines :

  • La mise à disposition de l’information,
  • La relation de qualité entretenue avec chaque membre de l’équipe.

Mettre à disposition les informations

L’objectif est que chacun ait bien accès aux informations qui lui sont nécessaires.

Parce que l’accès aux informations passe par l’utilisation des nouvelles technologies, il faut tout d’abord s’assurer que chaque collaborateur dispose bien de l’équipement matériel et logiciel nécessaire et qu’il en a une maîtrise suffisante pour se débrouiller.

Il faut également savoir utiliser à bon escient les différents outils à disposition : téléphone, e-mails, conférences téléphoniques, visio-conférences, portail intranet, etc.

La bureautique mobile et collaborative

Un outil va prochainement s’ajouter à notre palette : la bureautique mobile et collaborative. Elle permettra à tous d’avoir accès à toutes les informations nécessaires à partir de n’importe quel endroit.

Plusieurs évolutions technologiques rendent possible le développement de la bureautique mobile et collaborative :

  • La généralisation de l’accès au wifi dans de nombreux endroits et le développement de la 3G,
  • La démultiplication des outils de la mobilité : ordinateurs portables, smartphones, tablettes,
  • Le développement des logiciels tels Office 365 présenté cet été par Microsoft et qui ajoute aux logiciels bureautiques « classiques » le logiciel Sharepoint qui permet de développer des Intranets collaboratifs intégrant les usages du Web 2.0,
  • La généralisation du « cloud computing » avec l’hébergement des données et  des applications informatiques sur Internet (le nuage). Ces données étant accessibles depuis n’importe où, à partir de n’importe quel terminal.

L’assistante pourra ainsi créer des pages Intranet et y classer les informations qu’elle souhaite mettre à disposition de son équipe/ Pour elle, ce sera une occasion renforcée de jouer un rôle moteur dans la publication d’informations utiles à la vie de l’équipe, tenir un agenda d’équipe, éditer des news.

Entretenir une relation de qualité avec chacun

L’assistante, point d’ancrage du manager et de l’équipe a un vrai rôle à jouer pour rompre l’isolement des salariés et contribuer à constituer l’équipe.

Rappeler au manager par exemple que les personnes ont besoin de temps en temps de vrais moments de rencontre. Suggérer l’organisation de rencontres régulières de moments de convivialité et d’échanges informels.

La communication à distance requiert davantage de doigté et de finesse que la communication dans des conditions classiques. Il est important de faire en sorte que les appels, les écrits, voire les visites soient mémorables.

Dans un contexte interculturel, la communication se heurte à quelques pièges supplémentaires : préjugés, stéréotypes, mauvaise interprétation des propos, des gestes et attitudes. Pour contourner ces pièges, une attidue ouverte est la meilleure solution : admettre qu’il n’y a pas de modèle culturel plus valable qu’un autre et s’intéresser sincèrement à l’autre et à sa culture. J’ai déjà traité dans ce blog de la passionnante question de la communication interculturelle. J’aurai l’occasion d’y revenir.

Pour poursuivre la réflexion

Un problème technique m’empêche de poster le diaporama utilisé lors de la conférence, comme je l’avais promis aux participants. Je le fais dès la semaine prochaine.

Je vous conseille, en outre, la lecture de l’ouvrage Manager à distance en toute sérénité. Il s’adresse à des managers, mais vous y trouverez des conseils utiles, car vous avez un vrai rôle de manager à jouer dans ce domaine.

Il a été écrit par mon collègue Bertrand Déroulède consultant senior chez Cegos, spécialiste du management des équipes à distance et de la cohésion des équipes. Il l’a co-écrit avec la journaliste Camille Harel.

 

 

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Cedric Il y a 9 années

Bonjour,

Je m’appelle Cédric, et je suis l’auteur d’un blog professionnel que je viens de lancer sur le thème du télétravail et des business que l’on peut développer chez soi. Je parle pas mal du blogging professionnel naturellement, mais ça m’intéresserai de voir d’autres activités comme le télésecrétariat que je ne connais que très peu…

Seriez-vous d’accord pour une petite interview?
Un échange de liens?

Vous pouvez visiter mon blog à l’adresse : http://www.monbureaualamaison.com/

Bien à vous.

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