La relation de confiance manager/assistante

Par le 20 septembre 2011

Lors du Carrefour des assistantes qui s’est tenu la semaine dernière au Carrousel du Louvre à Paris, j’ai eu le plaisir d’animer une conférence sur le thème de la relation de confiance manager/assistante.

Ce sujet, central dans la collaboration entre un manager et son assistante, mérite qu’on lui consacre plusieurs billets. Dans ce premier billet, je vous propose de définir la confiance, de voir pourquoi elle constitue un levier important de la performance des équipes et enfin de saisir l’importance de savoir s’appuyer sur les deux dimensions de la confiance.

Plus que jamais, vos réactions et témoignages m’intéressent.

Vous avez dit confiance ?

La confiance appartient plutôt au domaine du ressenti, du sentiment. Avec la peur, c’est le premier sentiment
éprouvé dès la naissance.

Le mot confiance vient du latin fides qui signifie loyauté et foi. La loyauté, c’est la fidélité, l’exactitude à tenir une promesse et la fiabilité. La foi, c’est la confiance en la loyauté d’une personne. On a foi en une personne, parce qu’on sait pouvoir compter sur elle.

La confiance a 2 versants :

  • On inspire confiance à une personne,
  • On fait confiance à une personne.

La confiance, levier de la performance des équipes

Quand les salariés ont confiance dans la parole de leurs dirigeants, l’entreprise est plus performante. En effet, la confiance est le levier de la performance des équipes, parce qu’elle est le facteur d’engagement et de motivation le plus fort.

Grâce à la confiance, personnes, équipe et  organisation fonctionnent au mieux de leurs possibilités.

Peur et confiance produisent des effets inverses.

Quand la peur prend le pas sur la confiance, on mobilise toute son énergie à se défendre, à se protéger et à mettre en place des stratégies personnelles. Par exemple, de nombreuses assistantes, parce qu’elles n’ont pas confiance, gardent tout (mails, courriers, notes, etc.) au cas où elles auraient besoin de prouver leur bonne foi.

Quand la confiance prend le pas sur la peur, au contraire, l’énergie est mobilisée sur la créativité, l’engagement et l’ouverture.

Les deux dimensions de la confiance

La confiance a 2 dimensions : une dimension rationnelle et une dimension affective.

La dimension rationnelle de la confiance se fonde sur un lien contractuel, transparent avec des règles du jeu pour servir de base à des échanges réciproques.

La dimension affective est issue de la satisfaction des besoins primaires dans l’histoire de la personne.

Pour mettre en œuvre la confiance, il faut donc agir en même temps sur ces deux dimensions indissociables :

  • L’aspect organisationnel : savoir mettre en place des règles de fonctionnement contractuelles et transparentes,
  • L’aspect affectif : au travers des relations entre les personnes et notamment avec les leaders.

Pour aller plus loin

Je reviendrai sur le sujet de la relation de confiance dans d’autres billets. En attendant, je vous conseille la lecture de l’ouvrage de mon collègue Alain Duluc « Leadership et confiance » paru aux éditions Dunod. Alain est responsable des formations développement personnel chez Cegos. Cet ouvrage est destiné à des managers, mais vous y trouverez de nombreux conseils qui vous seront utiles. J’ajoute que sa lecture est très abordable.

Christine Harache

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Christine Harache Il y a 9 années

Merci de vos témoignages riches d’enseignements dont j’extrais quelques points très intéressants :
– La confiance s’acquiert et évolue au fil du temps,
– Il est extrêmement éprouvant de travailler avec quelqu’un qui se méfie de tout le monde, ne croit jamais rien sur parole et met constamment votre parole en doute.
– Qui sème la méfiance récolte la méfiance,
– Il est possible de mal interpréter un comportement : la porte fermée à clé n’est pas nécessairement un manque de confiance en son assistante, mais plutôt la force de l’habitude.

Est-il possible d’amener une personne très méfiante à accorder sa confiance?
Rien n’est moins sûr, cette méfiance a probablement des causes qui dépassent largement le cadre de la relation manager/ assistante. Cependant, on peut essayer de rassurer la personne. En lui montrant par exemple que l’activité est sous contrôle en faisant un ou deux reportings écrits par semaine :
– en début de semaine, plan de semaine : un tableau reprenant : priorités de la semaine > délais > commentaires (questions ou précisions au patron)
– en fin de semaine, récap de la semaine : un tableau avec chaque action > l’en cours de l’action (en cours, terminée, reportée) > commentaires (questions ou précisions au patron)

On peut également donner des signes de reconnaissance positifs. Les patrons en ont besoin aussi, pas seulement les assistantes : exemple : j’ai trouvé cette mission très intéressante, merci de m’avoir fait confiance…

On peut enfin éviter de garder des choses sur le cœur et traiter les problèmes rencontrés : faire un état régulier sur les dysfonctionnements et les solutions potentielles, les questions demeurées sans réponse etc… (une fois par mois, demander un point oral rapide ce qui nécessite de bien préparer l’entretien en listant par écrit les problèmes et leurs solutions potentielles, les questions…)

Merci à ma collègue Florence Coll pour ses bonnes idées.

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Grazya92 Il y a 9 années

Bonjour,
Après un contrat de professionnalisation de 2 ans, je vais prochainement occuper un poste d’assistante en CDI. Vos conseils me sont très utiles, d’autant plus que j’assisterai un responsable pour la première fois (auparavant j’étais assistante d’une équipe).

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Sandrine Il y a 9 années

Bonjour,

Mon précédent chef est parti à la retraite en juillet dernier. Cela a mis fin à une mauvaise collaboration qui aura duré finalement une bonne vingtaine d’années (quelle endurance !). Durant cette longue période, en fonction du poste occupé, j’étais plus ou moins sa collaboratrice directe. Justement, ces 5 dernières années, je fus son assistante de direction et j’ai vécu un véritable calvaire. Il est passé de directeur d’établissement où son management était déjà un désastre à directeur général où, là, ce fût l’apothéose du n’importe quoi.

Il mélangeait en toute impunité vie privée et vie professionnelle. Tout cela n’apportait que des situations conflictuelles, tendues, obscures, tordues et des conséquences à géométrie variable en fonction de la relation personnelle que l’on pouvait entretenir avec lui. Très peu fier de certaines situations dans lesquelles il se mettait, il s’est mis à taper, lui-même, tous ses courriers et tous ses documents car il n’avait plus confiance en personne ! Très pratique pour le suivi de certains dossiers !!

Bref, mon nouveau chef, c’est tout le contraire… tout en transparence… d’ailleurs, il nous l’a de suite annoncé et prouvé. Pourtant il ferme à clef son bureau chaque soir mais aussi entre midi et 2. Nous avons appris hier, par une ancienne assistante à lui, que dans l’institution où il était avant (centre pour jeunes délinquants), il s’était fait voler son portefeuille dans sa parka qui était sur le porte-manteau durant une pause de midi. Après cet incident, c’est devenu un réflexe, et pour elle, et pour lui… même s’ils ne travaillent plus dans le même contexte (région, population accueillie, personnel).

Cette assistante travaille aussi avec nous maintenant, et elle aussi, avoue avoir du mal à laisser tomber ces réflexes-là. Nous avons donc compris que ce n’était pas un manque de confiance envers nous mais plutôt la force de l’habitude.

Bonne journée à tout le monde.

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Marie Il y a 9 années

Je suis attachée de direction dans une institution – J’ai connu plusieurs directeurs en + de 27 ans.
Mon nouveau Directeur doit traverser mon bureau pour se rendre dans le sien et depuis qu’il est là, il ferme sa porte à clé tous les soirs (ce que je peux comprendre). Ce que je comprends moins c’est qu’il la ferme à clé à tous les moments de la journée, dès qu’il quitte son bureau.

Je n’ai jamais connu cela et c’est très déstabilisant.

J’ai moi aussi demandé à plusieurs reprises qu’on se mette d’accord sur un mode de fonctionnement mais …

Cela fait un peu plus de 2 mois qu’il a pris son poste et je désespère qu’il change

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Fllorence Il y a 9 années

Bonjour,

Mon manager n’accorde pas sa confiance facilement. J’occupe mon poste d’assistante depuis 6 mois et il commence seulement à me faire confiance.
Il me donne des informations au dernier moment ce qui a pour conséquence que je travaille toujours dans l’urgence et dans le stress. J’ai le sentiment d’être inutile, inefficace.
Maintenant, je n’hésite plus à lui poser des questions sur certains RDV à venir, lui demandant s’il a besoin de quelque chose pour son RDV ( dossier, préparation de doc, …) et je garde espoir pour que nous travaillons autrement à l’avenir.
Je reste à l’écoute de vos conseils pour améliorer mes échanges avec mon manager;

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Anne Il y a 9 années

La confiance est un élément essentiel, c’est sur.

Il est extrêmement éprouvant de travailler avec quelqu’un qui se méfie de tout le monde, ne croit jamais rien sur parole et met constamment votre parole en doute.
Je vis ça tous les jours et c’est à la fois épuisant, démotivant et mangeur de temps.

La contrepartie est que je n’ai moi-même aucune confiance dans mon patron, d’autant que, persuadé que tout le monde cherche à lui nuire, il cultive le secret et qu’on ne sait jamais à quoi s’attendre avec lui).

Mettre des règles pourrait aider, mais il ne supporte aucune contrainte : « je suis le patron, je fais ce que je veux ! ». Quitte à désorganiser totalement le travail de ses collaborateurs, ce n’est pas grave !

Ca tient sans doute en partie à ce que nous sommes une petite entreprise, mais ça ne justifie pas tout.

Donc, je suis preneuse de toute méthode qui me permettrait d’améliorer la situation…

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megalosange Il y a 9 années

bonjour,

effectivement c’est un peu le slogan de la campagne publicitaire du Crédit Agricole.
Comme toute relation humaine il faut mettre des règles. cela ne peut être que bilatéral. Il est certain que c’est plus confortable et on est plus efficace et plus performant.
Ne pas oublier tout de même quelque soit l’environnement, professionnel ou personnel, la confiance s’acquiert et évolue au fil du temps.

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