Une assistante efficace, l’arme secrète des grands dirigeants

Par le 8 juillet 2011

« Pourquoi iriez-vous donner de gros salaires à vos managers, pour leur demander ensuite de faire eux-mêmes leurs réservations d’hôtel ? »

Voici, résumée en une formule choc, la thèse de l’Américaine Melba J.Duncan, dans un article paru récemment dans la très intéressante revue Harvard Business Review.

En tant que formatrice, j’ai souvent entendu mes stagiaires  exprimer la même idée : « Nos managers sont bien cher payés pour faire des réservations. » Avec raison, d’ailleurs, car on sait que l’allongement de la journée des cadres est dû en partie à la prise en charge de tâches administratives.

Convaincue moi-même de l’utilité de la fonction assistanat pour l’entreprise, je n’ai qu’apprécier l’argumentation méthodique voire chiffrée de l’auteur qui sait visiblement de quoi elle parle.

Je vous propose de découvrir les arguments de Melba J.Duncan dans son plaidoyer pour le métier d’assistante. Je suis sûre que vous allez vous y reconnaitre.

 

 Le développement parallèle de l’autonomie croissante des managers du fait des technologies et de la chasse aux coûts a entrainé la réduction du nombre des assistantes. Selon l’auteur, la plupart des entreprises sont allées trop loin dans cette réduction. Elles devraient revenir en arrière en apportant à nouveau à leurs managers l’aide d’assistantes professionnelles.

Ça fait plaisir quelque part de constater que la première puissance mondiale ait pu faire les mêmes erreurs qu’un pays comme la France.

Des assistantes pour booster la productivité de l’encadrement

Aux niveaux les plus élevés de la hiérarchie, les gains de productivité procurés par une assistante peuvent être très importants. Compte tenu de leur différence de revenus, il suffit à une assistante de faire économiser à son dirigeant 5 heures par semaine pour être rentable. Or, une bonne assistante peut apporter beaucoup plus.

Cette plus value se retrouve aussi à des niveaux moins élevés. Des managers qui bénéficient des services d’une assistante boostent leur productivité.

Cela se vérifie également dans le cas de managers nouvellement embauchés à qui une assistante expérimentée peut être d’une grande aide. Elle peut jouer auprès d’eux un véritable rôle de mentor en les aidant à comprendre la culture de l’entreprise et les comportements attendus dans l’entreprise.

Ces arguments croisent de manière frappante les résultats de l’enquête CEGOS/EUMA Radioscopie des assistantes parue en avril dernier. Dans cette enquête 84% des assistantes interrogées disaient pouvoir apporter à un jeune manager « la connaissance de l’entreprise, de sa culture et de ses codes ». Si vous n’avez pas pris connaissance des résultats de cette enquête, je vous invite à lire mon billet du 21 avril titré « Des assistantes plutôt optimistes pour l’avenir du métier ».

Le visage humain de l’entreprise

L’assistante qui comprend vraiment son rôle donne un visage humain à l’entreprise.

Calmer un manager qui s’énerve, éviter une crise en reformulant un mail mal rédigé, tranquilliser un client inquiet, résoudre un problème ressources humaines…, le tout en une heure et sans déranger le patron !!! Voila avec quoi Microsoft et ses logiciels ne pourront jamais rivaliser.

Portrait flatteur et vrai ! À mon avis, c’est là que se situe la contribution la plus considérable de l’assistante à l’équipe et à son manager. Quand on instaure un climat bienveillant et serein dans une équipe, on permet à chacun d’être plus productif.

Une collaboration réussie : une responsabilité partagée

Une collaboration réussie résulte de la rencontre de deux volontés :

  • Celle du manager de déléguer une partie de sa charge de travail à son assistante,
  • Celle de l’assistante de sortir de sa zone de confort pour assumer de nouvelles responsabilités.

Une condition importante de cette réussite est que l’assistante dispose de l’autorité nécessaire vis-à-vis du reste de l’entreprise. Pour cela, le manager doit la positionner clairement comme telle. Il doit dire qu’elle est sa représentante et en capacité de prendre des décisions.

On ne saurait mieux dire !

C’est le discours que nous relayons depuis tant d’années dans nos formations : « Assistantes, osez sortir de votre zone de confort et obtenez votre manager qu’il vous valorise en interne et externe ».

Recruter la bonne assistante

À en croire l’expérience de recruteur de Melba J.Duncan, recruter la bonne assistante n’est pas si facile.

Une assistante efficace comprend les besoins inexprimés et les particularités des personnes avec qui elle travaille. Elle fait preuve d’intelligence émotionnelle, comprend à demi-mot et réagit avec pertinence.

Les sources

Melba J.Duncan dirige un cabinet américain spécialisé dans le recrutement et la formation des assistantes de direction. Elle a elle-même exercé le métier d’assistante avant de créer son cabinet. Elle est l’auteur de l’ouvrage The New Executive Assistant.

La très intéressante Harvard Busines Review est une revue mensuelle qui traite de management et de sujets d’entreprise d’une manière générale. L’article que je viens de vous résumer a été publié dans le numéro de mai 2011. Je vous incite à parcourir cette revue si vous la trouvez dans votre centre de ressources.

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Mirana Il y a 7 années

Bonjour à toutes,

J’ai quelques questions. J’ai toujours été secrétaire avant et là je suis passée à Assistante. Je pense que je ne suis pas assez mature aussi. Mon petit soucis est que : « Une assistante efficace comprend les besoins inexprimés et les particularités des personnes avec qui elle travaille. Elle fait preuve d’intelligence émotionnelle, comprend à demi-mot et réagit avec pertinence. » Comprendre le manager à demi-mot me paraît difficile, vue qu’il communique vraiment à demi-mot. Alors c’est quoi l’astuce ? Pourriez-vous me filer quelques conseilles pour être plus professionnel. Merci d’avance !!!

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Arlette Il y a 9 années

Bonjour Christine,

Un article qui fait du bien effectivement, et que je vais m’empresser de diffuser à mes collègues, à mon nouveau chef et à mon futur nouveau chef … et oui, çà bouge !
Ce qui me paraît le plus important, et qui n’est pas toujours facile à entendre, c’est la « responsabilité partagée » et il ne peut pas y avoir de collaboration réussie sans communication.
Nos boss ne sont pas tous des sur-hommes ; à nous aussi de savoir leur faire passer les messages. L’âge, l’expérience et l’échange d’expérience y font beacoup aussi…

Bon week-end

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Céline Il y a 9 années

Bonjour

Effectivement venir à reculons au bureau (ou insomnie ou problème alimentaire ou de santé etc…) est un signe d’alarme personnel très important qu’on ne doit pas ignorer…c’est le moment de trouver une solution ou des solutions, pour retrouver son équilibre personnel…

Bonne journée à toi aussi

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Léa Il y a 9 années

… la question est de savoir à quel moment les limites de l’acceptable sont dépassées…

C’est en effet personnel. On peut s’en rendre compte si on vient au bureau à reculons et là c’est le signe qu’il faut chercher ailleurs.

Bonne journée.

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Céline Il y a 9 années

Salut Léa

Oui; et justement la question est de savoir à quel moment les limites de l’acceptable sont dépassées; je pense que pour chacune d’entre nous l’interprétation personnellle du « supportable » est fonction de son expérience, de sa personnalité, de son histoire etc…

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Léa Il y a 9 années

Bonsoir Céline

Oui on est confronté à toutes sortes de personnalité dans la vie personnelle et professionnelle. Personne n’est parfait, mais il y a des limites à ne pas dépasser. J’ai travaillé dans plusieurs entreprises et j’ai vu de tout : des personnes équilibrées et d’autres non fréquentables. Maintenant je sais ce qui est supportable ou non.

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Céline Il y a 9 années

Je me permet de répondre à ta question; En fait l’assistante n’a pas trop le choix de son chef; donc soit elle supporte les inconvénients liés à son poste de travail, soit elle s’en va!
De plus, je ne t’apprend rien, une assistante est le plus souvent confronté à tout type de personnalités (anxieux, stressé, bavard, calme, serein-rare-, inquiet, nerveux etc); cela est valable dans le travail mais aussi dans la vie de tous les jours….
Evidemment, tout n’est pas permis de la part de son supérieur hiérarchique et autant l’assistante à le devoir de communiquer, de bien faire son travail, de protéger les interêts de celui-ci et de l’entreprise, autant elle doit aussi savoir se protéger en cas d’abus manifeste…

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Léa Il y a 9 années

Bonsoir Christine

A la lecture de cet article, je constate que je ne serai pas sélectionnée par ce cabinet. Trop d’exigences pour moi. Quand je lis « Calmer un manager qui s’énerve », je me dis : au secours ! Je lui conseillerai plutôt de suivre des cours pour apprendre à gérer ses émotions. Un manager qui ne sait pas garder son calme n’est pas un bon manager. Pourquoi serait-ce à l’assistante de supporter cela ?

Bon week end

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