L’assistante, relais de l’information

Par le 3 juin 2011

Le rôle classique de pivot de l’information de l’assistante s’élargit actuellement dans un environnement de plus en plus complexe. Complexe parce qu’elle côtoie plus d’interlocuteurs, complexe parce qu’elle gère plus d’informations, complexe parce qu’elle doit agir vite et bien dans le souci de l’entreprise, des clients et de l’équipe avec laquelle elle travaille.

Au téléphone comme en face à face, avec des clients comme avec les équipes et les responsables,  l’excellence relationnelle est pour elle un atout indispensable. Cette excellence se travaille et se développe grâce à des outils, des techniques et une meilleure connaissance de soi et des autres.

La communication ou l’art de faire passer ses messages s’apprend. Intuitivement, spontanément, l’assistante sait communiquer efficacement. Mais quand tout s’accélère, quand l’adaptation aux changements est nécessaire,  l’assistante se doit d’être une bonne « communicante » 

En développant son aisance, son impact, son image et son assurance l’assistante contribue à l’efficacité collective de son équipe.

Être le relais du manager

« Je fais attention  à ce que je dis, à qui je le dis et comment je le dis. »
 

La réussite de la mission d’interface de l’assistante est d’une grande importance pour un bon climat dans l’équipe et donc pour son efficacité. Par la manière dont elle communique, l’assistante va pouvoir apaiser les esprits et la situation ou au contraire les exacerber.

Elle a le choix d’être la goutte d’huile qui va permettre à tout le système de fonctionner harmonieusement, ou le grain de sable qui va tout bloquer.

Réussir cette mission nécessite tout d’abord une bonne compréhension de son rôle et de l’importance de ce dernier.

Cela nécessite également de la réflexion, du tact, du doigté et une bonne dose d’affirmation de soi. Cela nécessite enfin de comprendre qu’on peut être efficace, faire avancer les dossiers et obtenir le résultat sans mettre la pression ni occasionner de stress.

Relayer efficacement l’information

Voici quelques bonnes pratiques pour relayer efficacement l’information dans son service :

  • Adopter en toutes circonstances une attitude calme et positive, afin d’apaiser si nécessaire un climat d’équipe tendu.
  • Ne jamais jeter d’huile sur le feu. Ne pas répercuter le stress des uns sur les autres.
  • Véhiculer des messages rassurants et positifs,
  • Faire passer les messages fermement et en douceur,
  • Relancer fermement et en douceur.
  • Remonter à son manager ce qu’il a besoin de savoir, ni plus, ni moins,
  • Quand un collaborateur fait une confidence, demander systématiquement : « qu’est-ce que tu m’autorises à remonter ? »
  • Savoir tempérer un manager qui va vite et qui s’impatiente parce que les choses ne vont pas assez vite pour lui Savoir le calmer et lui faire comprendre que tout le monde ne va pas nécessairement à la même vitesse que lui.

 Christine Harache

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maria Il y a 1 année

Bonjour,
Je viens d’avoir le poste comme assistante du directeur de ventes. Et je me sens stressée pour le poste. J’ai un diplôme en hôtellerie à la base, mais mon expérience dans le milieu m’a permis de prendre ce poste. Je voudrais avoir des informations et votre aide, car c’est un poste qui vient d’être créer dans la société, et je vais devoir créer l’organisation, et je sais pas par ou commencer? avez vous des iées, des cours, des supports, ou des choses à me partager? j’accepte tout…. merci bcp

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Yacine THIAM Il y a 2 années

très intéressent, pratique et faisable, en tout cas, je vais profiter de vos enseignements.

Merci pour l’avoir publié

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Michelle Yoro Il y a 2 années

Je ne suis pas une assistante de formation et a vrai dire ce que j’ai comme connaissances dans ce domaine est assez limité. Merci parce que vous m’apportez un plus dans ma recherche de perfection.

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Christine Harache Il y a 8 années

Merci Jocelyne de ce commentaire très pertinent.
Je suis d’accord avec vous pour dire qu’une bonne connaissance de notre interlocuteur et l’adaptation de notre message à ses particularités sont les clés d’une communication réussie. Cela passe, bien sûr, par une bonne préparation.
Cordialement,
Christine

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Jocelyne NATIER Il y a 8 années

Bonjour,

Dans la poursuite de ce billet, j’aimerais évoquer une notion qui est à mes yeux fondamentale dans notre rôle d’assistante,à savoir que l’on peut tout dire (ou pratiquement tout) à ses interlocuteurs, tout réside dans la manière de dire les choses.

Pour atteindre cet objectif, un certain nombre de paramètres doit au préalable être réuni :

– il faut bien connaître « psychologiquement » son interlocteur, c’est-à-dire sa sensibilité, sa susceptibilité, son humour, etc…
– il faut aussi bien connaître son fonctionnement professionnel : est-il plutôt du matin, de l’après-midi ou de la fin de journée ?
– bien cerner ses faiblesses et ses atouts (réactivité, esprit de synthèse, …)

Une fois cernés tous ces paramètres, le message à faire passer sera transmis de manière différente selon l’interlocuteur.

Notre rôle consiste aussi à mettre en évidence auprès du manager le profil de l’interlocuteur en question, ce qui lui permettra d’adopter un comportement en accord avec les faiblesses et/ou atouts de son collaborateur et de limiter -pourquoi pas – ses exigences.

La richesse d’une équipe est justement sa diversité, mais il faut savoir tirer profit de cette diversité : un même exercice ne peut pas être appréhendé par tous de la même manière et il est parfois judicieux de bien préparer sa demande (en fonction des paramètres évoqués ci-dessus) si l’on veut obtenir dans des délais raisonnable la réponse souhaitée et garder au sein de son équipe une ambiance de travail bénéfique pour tous.

L’interlocuteur désigné par le manager n’est peut-être pas celui qui nous paraît être le plus pertinent et je reste persuadée qu’il est de notre ressort d’en parler au manager; Nous cotoyons de manière plus fréquente nos collaborateurs et notre ressenti vis-à-vis d’eux reste un atout précieux à partager avec notre manager.

Cordialement,
Jocelyne

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