Assistantes, osez prendre la parole en réunion

Par le 13 mai 2011

De plus en plus souvent, les assistantes prennent la parole lors des réunions. Ca fait partie de l’évolution du métier. Comme n’importe quel autre professionnel, elles peuvent avoir un dossier à présenter ou des informations à donner à l’ensemble de l’équipe.

Les premières fois ne sont pas nécessairement faciles surtout quand on manque d’habitude.  On craint de bafouiller, d’être victime du trou de mémoire ou de ne pas être à la hauteur. On se sent paralysé par le trac.

Je vous propose huit conseils pour gérer votre trac.

Gérer le trac

  1. Positivez votre trac. Le trac a son côté positif. Quand il n’est pas trop paralysant, il nous permet de trouver l’inspiration et de donner le meilleur de nous-mêmes. On dit que les comédiens qui n’ont pas le trac n’ont pas non plus de talent,
  2. Préparez soigneusement votre intervention. La bonne connaissance du sujet ne suffit pas. Une bonne préparation vous donnera plus d’assurance. Anticiper les éventuelles questions vous permettra de préparer leur réponse. Si l’enjeu est important, répétez votre intervention avec l’aide d’un proche qui pourra vous faire un retour sur votre prestation,
  3. Soignez votre habillement. Habillez-vous de façon à être à votre avantage, mais pensez aussi au confort des vêtements et chaussures que vous choisissez de porter. Vous devez vous sentir à votre aise. Ce n’est peut être pas le bon moment pour mettre des chaussures neuves,
  4. Acceptez par avance d’avoir des limites. Vous ne pouvez pas avoir réponse à tout, vous avez le droit de ne pas savoir, vous avez le droit de vous tromper. Si ne pouvez pas répondre à une question, dites-le franchement et tranquillement. Au besoin, proposez de communiquer la réponse après la réunion,
  5. Postulez la bienveillance de l’auditoire. Un des points qui nous paralyse le plus est la petite voix qui nous dit que nous allons être ridicule et que l’auditoire va se moquer de nous. Or l’expérience prouve qu’il n’en est rien. L’auditoire n’a pas tendance à se moquer d’une personne qui a le trac. Postuler la bienveillance de l’auditoire est donc à la fois faire preuve de réalisme et se donner de meilleures chances de réussir,
  6. Relativisez l’enjeu de la situation. Sous le coup du stress, on a tendance à exagérer l’importance de la situation. Une bonne question à se poser est : « qu’est-ce que je risque de pire si je ne réussis pas ? » La réponse est souvent : « pas grand-chose »,
  7. Faites taire les petites voix négatives. N’écoutez pas les petites voix qui vous disent « je ne vais pas y arriver », « je vais me ridiculiser ». Pensez plutôt à quelque chose d’agréable ou à ce que vous avez déjà réussi dans votre vie,
  8. Respirez. Bien respirer est indispensable pour avoir une voix qui porte, et cela permet aussi de faire baisser son trac. Trois respirations profondes permettent de retrouver son calme. Si vous avez la bouche sèche, utilisez le truc des comédiens : se mordre le bout de la langue permet de remédier à ce petit problème.

Sortez de l’ombre

Passez dans la lumière et osez prendre la parole !

Il y a de nombreuses occasions pour s’entrainer dans la vie professionnelle comme dans la vie privée : réunions de parents d’élèves, réunions d’association, participation à des réunions de CE comme élu.

Faites-nous part de vos expériences !

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Léa Il y a 9 années

Bonsoir

Dernièrement j’ai exprimé mon désaccord sur une résolution dans le cadre d’une association. Pas évident devant une assemblée d’une dizaine de personnes. Certaines personnes m’ont regardé de travers. Finalement mon avis a été pris en compte dans le vote. Même si j’étais minoritaire et que mon vote ne fera pas changé la donne, j’ai été écoutée. C’est plus facile de faire le béni-oui-oui, le mouton de panurge pour se faire bien voir, ne pas faire de vague, mais ce n’est pas mon style. Si ma parole n’avait pas été entendue, j’aurai démissionné de mon mandat. Je ne viens pas en réunion pour faire tapisserie.

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Jocelyne NATIER Il y a 9 années

Pour le départ d’une des Présidentes de mon entreprise, j’ai été invitée à préparer un discours à prononcer devant une centaine de personnes. Prendre la parole dans ces conditions est sûrement moins périlleux que de donner son avis immédiat, par exemple dans un réunion.

Le premier avantage repose sur le fait que c’est vous-même qui avez écrit le discours, en ciblant donc les principales informations que vous désirez faire passer. Il est donc plus aisé de parler de choses que vous avez préparées, qui plus est pour lesquelles vous êtes convaincues, ce qui vous donne de l’assurance.

Le deuxième avantage est l' »honneur' » qui vous est fait d’être choisie, marque de confiance avérée, qui vous invite et vous incite à vous surpasser. L’exercice d’entraînement est donc incontournable : exercice d’articulation, minutage du temps, respiration, sourire, insertion de silence pour souligner l’importance du message qui vient d’être dit, phrases courtes, etc… A force de répétition, la confiance s’installe, le texte peut presque ne plus être lu, ce qui laisse place à une relative décontraction.

Il faut effectivement faire un peu abstraction de l’auditoire pour ne pas se laisser influencer par le rictus ironique de l’un ou la lassitude de l’autre. Mettre autant de coeur à prononcer le discours préparé que vous en avez mis pour le préparer. Un tel exercice ne peut qu’être positif dans la mesure où il vous permet de mesurer vos possiiblités, possibilités que l’on a tendance bien souvent à sous-estimées(rôle de la petite voix). Il met aussi en avant les points faibles à retravailler, ce que vous aurez alors plaisir à faire si l’occasion d’un tel exercice se présente.

Cordialement,

Jocelyne

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Marianne Il y a 9 années

Bonjour,
J’ai justement rencontré cette situation ou j’ai dû faire une conférence devant 1 quizaine de personnes (dentistes + assistantes dentaires) de plus j’étais filmée pour que ce soit diffusé par la suite en e-learning.
On a beau connaître son sujet, ce n’est pas évident, les premières mns sont très très longues mais c’est vrai que les gens bienveillants. J’étais perssuadée d’avoir été très mauvaises et à la pause café en en discutant avec les personnes, elles m’ont dit que pas du tout, que c’était interessant…

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Léa Il y a 9 années

Bonjour

Oui il y a des occasions pour s’exprimer à l’oral en dehors de son emploi.
Pendant un certain temps j’ai fait partie d’un club lecture puis d’un video club. A chaque réunion il fallait parler de ce qu’on avait lu ou vu et donner son avis. Si on n’avait pas aimé, on pouvait le dire sans crainte. Si on avait apprécié, on le défendait aussi. Au départ ce n’était pas évident, mais avec le temps j’étais plus en confiance.
Je vais également de temps en temps à des conférences et je peux lors des débats intervenir pour poser une question ou donner mon avis.
Je participe aussi à des réunions de conseil d’administration d’une association mais là je trouve qu’on ne peut pas vraiment dire ce qu’on pense. Le directeur n’aime pas la contestation.

Merci Christine pour les conseils.

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