Un outil pour une meilleure gestion du temps : le relevé d’activités

Par le 29 avril 2011

Vous ne comptez plus les jours à la fin desquels vous vous demandez ce que vous avez fait de votre temps ! Vous avez couru toute la journée dans tous les sens et pourtant vous n’avez pas avancé !

Il existe un outil pour y voir plus clair dans votre gestion du temps : le relevé d’activités.

Il n’y a qu’un seul moyen pour avoir une vision claire de l’utilisation son temps : il faut noter ce que l’on fait. Et il faut le faire tout au long de la journée. En effet, compte tenu de la multiplicité des activités d’une assistante, il vous est impossible de vous dire le soir : « Comment me suis-je organisée aujourd’hui ?  Aurais-je pu mieux m’y prendre ? » La plupart du temps, vous ne vous souvenez même pas de tout ce que vous avez fait.

Pourquoi faire un relevé d’activités ?

Il faut bien le reconnaitre : faire le relevé de ses activités est vraiment contraignant, car il faut s’astreindre à noter tout ce qu’on fait. L’avantage, c’est qu’on en retire de nombreux bénéfices.

Grâce au relevé d’activité, vous aurez une vision globale de votre poste. Une vision globale que vous ne pourriez pas avoir sans passer par cette phase écrite. Vous allez ainsi pouvoir quantifier le temps passé à chacune de vos activités et probablement faire des découvertes.

Ces calculs vous permettront de faire un état des lieux de votre poste et de votre organisation :

  • est-ce que je consacre la plus grande partie de mon temps à mes missions prioritaires ?
  • question subsidiaire : est-ce que je connais mes missions prioritaires ?
  • est-ce que la façon dont je m’organise me semble appropriée ?
  • quels sont les dysfonctionnements que je constate ?
  • le temps consacré aux interruptions me semble-t-il en rapport avec mes missions ?

Vous pourrez, en outre, planifier votre travail de manière plus réaliste. Attribuer un budget temps réaliste à vos activités. Annoncer des délais que vous pourrez plus facilement tenir, car ils tiennent compte de la réalité et non de ce que vous imaginiez,

And last but not least, vous disposerez de données factuelles à présenter à votre manager. Vous pourrez lui dire quel pourcentage de votre temps vous consacrez à telle ou telle activité.

Comment faire un relevé d’activité ?

Le relevé d’activité se présente sous la forme d’un tableau que vous concevrez sur Word ou Excel et que vous imprimerez.

Heure ActivitéInterruption Temps
8h   
8h30   
9h   
9h30   
10h   
10h30   
11h   
11h30   
12h   
12h30   
13h   
13h30   
14h   
14h 30   
15h   
15h30   
16h   
16h30   
17h   
17h30   
18h   
18h30   

 

Pour avoir des résultats significatifs, il faut remplir le relevé pendant plusieurs jours : une quinzaine environ. Sauf cas particulier, choisissez une période de l’année ou du mois caractéristique de votre poste de travail.

Notez chacune des vos activités dès que vous les entreprenez en indiquant bien l’heure de début.

Notez également les interruptions, c’est un aspect important dans un poste d’assistante. Pour une interruption brève (quelques minutes), vous faites un bâton. Pour une interruption plus longue, vous notez le temps.

Une fois les relevés d’activités remplis, vous allez pouvoir faire des calculs :

  • Regroupement des activités par grands domaines
  • Temps passé sur chaque domaine,
  • Nombre d’interruptions et temps consacré,
  • etc.

Comment analyser les résultats

Avec le relevé d’activité, vous disposez d’une photo de votre poste à l’instant « t ».

Pour analyser cette photo, je vous conseille d’utiliser une liste de questions que vous connaissez peut-être : le 3QOCP : Qui, Quoi, Quand, Où, Comment, Pourquoi.

Le principe de cette analyse est de considérer qu’on peut tout remettre en cause. Rien n’est normal, rien ne va de soi, tout peut être critiqué.

Qui ?Pourquoi est-ce à moi de réaliser l’activité ?

Est-ce que j’apporte une réelle plus value à le faire ?

Quoi ?De quoi s’agit-il exactement ?

À quoi sert cette activité ?

Que se passerait-il si on la supprimait ?

Quand ?Quand est-ce qu’elle doit être réalisée ?

Est-ce le bon moment de la réaliser ?

Où ?Pourquoi l’activité est-elle réalisée à cet endroit ?

Est-ce l’endroit qui convient le mieux ?

Un autre endroit ne serait-il pas plus approprié ?

Comment ?La méthode, les outils utilisés conviennent-ils pour réaliser cette tâche ?

Une autre façon de faire serait-elle plus pertinente ?

Livrez-vous à cette petite analyse. Il y a fort à parier que vous découvrirez qu’une partie non négligeable de ce que vous faites ne sert à rien. Une telle affirmation est choquante. Elle est pourtant réaliste.

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Ashpreet Kaur Il y a 2 années

Article bien écrit. Si vous êtes à la recherche d’un outil de gestion de projet, je vous suggérerais ProofHub.

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Ludovic Il y a 7 années

Bonjour,

Merci pour cet article et ces témoignages! Etant professeur de secrétariat, vos situations me permettront de faire comprendre à mes élèves l’utilité et l’importance d’un tel document.

Merci bien!

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Christine Harache

Christine Harache Il y a 8 années

Sophie et Valérie, merci de vos témoignages très parlants.
Un des gros intérêts de cet outil est effectivement de pouvoir présenter des éléments factuels à son manager.
On n’est plus dans le flou et dans l’opinion « Je suis tout le temps dérangée par le téléphone ». Mais dans les faits : « J’ai x appels téléphoniques » par jour.

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Valérie Il y a 8 années

Bonjour,
Comme dit plus haut, je l’ai utilisé pour savoir exactement les tâches effectuées et le temps qu’elles prennent.
Je m’en suis aussi servi pour montrer à quel point le téléphone est un élément perturbateur afin de noter globalement le nombre d’appels reçus.

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sophie Il y a 8 années

Bonjour,

J’ai également eu recours à cet outil pour démontrer à mon Manager que j’avais une surcharge de travail.
Il a reconnu et été très impressionné par le nombre de tâches aux quelles je répondais dans une journée, et aux nombres d’interruptions que je subissais.
Le résultat a quand même été que j’avais une « mauvaise organisation de mon travail »….. depuis j’ai démissionné.

J’ai moi-même été très surprise de ce que j’étais capable de faire, très bon outil!

Sophie

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Christine Harache Il y a 9 années

Bonjour,
Très bon exemple d’utilisation de deux outils d’organisation pour faire connaitre aux autres sa charge de travail et la manière dont on s’organise.

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Chasselat Lilou Il y a 9 années

Bonsoir,
J’ai aussi été amenée à utiliser ce procédé. C’est un moyen de se couvrir par rapport aux  » on dit » mal justifiés, de se sentir moins stresser et de respirer; et, oui c’est vrai ça ne prend pas plus de temps que ça. j’avais fait un tableau sur excel, car on utilisait ce moyen en commun, pour que notre hiérarchie connaisse mieux les taches.
Si bien qu’ensuite, j’ai fait un tableau d’organisation que j’ai affiché dans mon bureau: qui partageait la journée du matin, la pause déjeuner, et l’après midi jusqu’à 17h30.
Exemple :Les taches répétitives du matin – et l’après midi: 13h30: frappe des courriers des Responsables, signature, et emballage avant le départ de 16h30.( journellement)
14h30 : factures, mais à jour fixe. etc….conclusion: je me sentais bien mieux ( il est aussi moins stressant de ne pas avoir 1h 30 voir 2h de transport…mais là c’est un autre problème… ) Bonne soirée!

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Christine Harache Il y a 9 années

Merci Josiane de votre témoignage très intéressant. C’est un très bon exemple d’utilisation de l’outil qui permet au manager de mieux comprendre le contenu d’un poste et le temps passé aux différentes activités.

Valérie, le relevé d’activités vous permettra effectivement de décrire vos activités de manière réaliste. Il y a parfois une certaine différence entre la fiche de poste et la réalité du job. Bon courage.

Christine

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valérie Il y a 9 années

Bonjour,
Je dois mettre à jour mon CV. Mais j’ai quelques difficultés à résumer mon parcours. Cet outil devrait m’aider à y voir plus clair.

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Josiane KLEIN Il y a 9 années

Bonjour,

Dans un poste précédent pour lequel nous étions deux secrétaires à nous « partager la semaine » et le poste de travail (accueil, présence 43 heures/semaine, d’où le partage), j’ai demandé la mise en place de ce relevé d’activités.

Il m’a beaucoup servi pour faire le point sur la répartition des activités entre nous. Notre directrice a aussi découvert certains aspects de notre travail, les nombreuses interruptions auxquelles nous devions faire face (la plupart finalement injustifiées), et le temps passé sur certaines choses qui devaient soi-disant être faites en passant.

Je recommande vraiment cet outil à toutes celles qui éprouvent une difficulté sur leur poste. Et il n’est pas si contraignant que ça, on laisse la feuille du jour posée sur le bureau et on inscrit tout. La contrainte a largement valu le bénéfice récolté.

Bon week-end
Josiane

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