Faciliter les remplacements avec la bible du poste

Par le 27 octobre 2010

Avez-vous déjà réalisé ou au moins vu une bible du poste ?

La bible du poste récapitule vos activités en décrivant la manière dont elles doivent être réalisées.  Il s’agit d’un guide pratique constitué de fiches. Elle contient une fiche pour chaque activité importante du poste : accueil, courrier arrivée, classement, comptes rendus, téléphone, etc.

C’est un outil qui favorise la polyvalence et facilite les remplacements.

Comment faire une bible du poste ?

Chaque fiche récapitule :

  • Le descriptif de la tâche sous forme de check list,
  • Les documents associés (modèles de lettres et de compte rendu, imprimés à remplir),
  • Les personnes à contacter en cas de besoin.

Cet outil peut être réalisé par chaque assistante pour son propre poste, ou mieux collectivement par le groupe des assistantes. La bible du poste peut être intéressante aussi lorsque vous travaillez avec une stagiaire. Pour chaque activité que lui expliquez, vous pouvez lui demander de reformuler par écrit ce qu’elle a compris. Elle constituera petit à petit la bible du poste qui sera pour elle un manuel très concret d’organisation d’un secrétariat.

Les fiches peuvent être rassemblées par ordre alphabétique dans un classeur. Il est pratique de prévoir un petit sommaire. Si les fiches sont rédigées avec le mode plan de Word, le sommaire se fait automatiquement. Mieux, on peut rassembler les fiches sur un support informatique : votre propre disque dur, si la bible ne concerne que vous, un disque partagé ou l’Intranet, si la bible concerne toutes les assistantes.

La solution informatique est bien sûr la meilleure, car elle facilite la mise à jour : pas besoin de réimprimer le classeur, chacun a accès à la dernière version. Elle permet aussi d’insérer des liens hypertexte vers les documents associés.

Pourquoi faire une bible du poste ?

  • Faciliter les remplacements et la polyvalence, ainsi que l’intégration des nouvelles assistantes. C’est l’objectif principal,
  • Gagner du temps pour les activités que l’on ne fait pas régulièrement. La fiche est là pour vous permettre de vérifier que vous n’avez rien oublié. On l’enrichit au fur et à mesure si on s’aperçoit d’oublis,
  • Améliorer votre efficacité. Le simple fait de mettre noir sur blanc vos procédures vous permet de vous interroger sur leur pertinence. Vous allez peut être ainsi remettre en cause certaines de vos habitudes,
  • Dans le cas d’une bible réalisée par un groupe d’assistantes, c’est d’une part un moyen de renforcer la synergie. Rien n’est plus fédérateur que de travailler sur un projet commun. C’est également un moyen de s’enrichir grâce aux bonnes idées des autres et d’harmoniser les pratiques de travail,
  • Démontrer à la hiérarchie que le métier d’assistante est un vrai métier qui a ses procédures et que vous souciez de votre remplacement en cas de besoin.

Conditions de réussite

Le descriptif des tâches doit être simple, facile à comprendre par une personne qui n’est pas au courant de votre activité. Pour décrire une procédure, on peut très bien utiliser des schémas. Le mieux est encore de se faire relire par une autre personne qui pourra vous dire ce qu’elle a compris.

Bien sûr, cet outil ne présente d’intérêt que s’il est mis à jour régulièrement. D’où la nécessité de concevoir un document assez succinct. Plus le document sera détaillé, plus la mise à jour sera difficile. Il faut savoir trouver le juste milieu : assez de détails pour que le document soit utile, mais pas trop pour qu’il reste vivant.

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Amélie Il y a 3 années

Bonjour,
Auriez-vous un modèle sur lequel je puisse m’appuyer svp ?

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C. Il y a 3 années

Bonjour pourrais-je vous avoir un modèle de guide de procédure ?
Merci par avance

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    Amélie Il y a 3 années

    Bonjour,
    Avez-vous eu une réponse ?
    Cdt,

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Pauline Il y a 4 années

Bonjour, je viens de prendre mes fonctions et commence dans le monde du travail. J’aurais vraiment besoin de votre bible, n’ayant pas eu de formation à mon poste puisque la personne qui travaillait à mon poste avant est partie sans faire de passation de poste.

merci d’avance,

Mon adresse mail : p.perez937@laposte.net

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Philippe Il y a 4 années

bonjour
je tente de créer et de formaliser des postes de travail
puis je avoir un exemple de cette Bible svp ? ( p_bib@Hotmail.com )
merci d’avance
Philippe

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    Doux Lézard Il y a 4 années

    Bonsoir
    Avez eu une réponse de votre côté ? J’ai moi même demandé un ex et je n’ai jamais eu de retour de la part du site.

    Bien cordialement
    Delphine

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Lina Il y a 4 années

Bonsoir,

Je suis en pleine création de poste dans mon service et je souhaite avoir un modèle de Bible, svp!

Merci d’avance! Bonne soirée!

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laetitia Il y a 5 années

excusez moi mon fils a cliquez sur envoyer or qu’il y a une erreur sur l’adresse mail: laetitiatoreau@gmail.com

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laetitia Il y a 5 années

j’ai omis de vous communiquer mon adresse mail: laetititatoreau@gmail.com
méa culpa
merci
laetitita

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laetitia Il y a 5 années

Bonjour, je suis en pleine mise à jour de mon poste et souhaiterai avoir la possibilité de recevoir une copie de votre bible.
En vous remerciant d’avance
Cordialement

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Monique Il y a 5 années

SVP ! besoin urgent d’un modèle de bible de procédures. SOS

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Bootkins Il y a 5 années

Bonsoir,

Je vais devoir former une assistante stagiaire et un exemple de bible de procédure m’aiderait en effet beaucoup.
Email : douxlezard@gmail.com

Merci par avance pour votre aide,
Bootkins

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    Eve Il y a 5 années

    Bonjour pourais-je vous demander un modèle de guide de procédure ?
    Merci par avance
    Belardieve@gmail.com

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Marchand Il y a 5 années

Bonjour,

Je suis aussi intéressée par un exemple de bible de procédure.
Email: sarahdahan22@gmail.com

Merci

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Lydie Il y a 5 années

Bonjour,

Pourais-je svp avoir votre modèle de bible de procédures ? .

Merci d’avance,

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Marie lucie Il y a 5 années

Je suis intéressée de recevoir par mail un modelé de votre bible car je suis à la recherche d un poste d’assistante dentaire pour assurer une meilleur intégration.
Merce d’avance.
Marie Lucie.

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LEBECQUE Marie lucie Il y a 5 années

Je suis intéressée par un modèle de cette bible car je suis à la rechercher d’un poste d’ assistante dentaire pour une meilleur intégration. Merci par avance. Marie Lucie

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isabelle Il y a 5 années

bonsoir, je serais intéressée par votre modèle de bible de poste pouvez vous me l’envoyer par mail je vous en remercie par avance et je vous souhaite une bonne soirée cdt

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Karine Il y a 5 années

Bonjour,
Je suis très intéressée par votre modèle de bible de poste. Pouvez-vous me la transmettre également ? Vous en remerciant par avance,
Bonne journée et à bientôt,

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Jany Il y a 5 années

Bonjour, je débute prochainement sur un nouveau poste d’assistante, et serais très intéressée par votre modèle de bible de poste. Merci par avance. Cdt

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Hélène Il y a 5 années

Bonjour,

Je serai intéressée par votre modèle de bible de poste. Pouvez-vous me l’envoyer ?

En vous remerciant par avance,
Hélène

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Jemmy Rose Il y a 5 années

Bonjour,

je viens de découvrir votre blog et souhaiterai recevoir le modèle de bible de poste afin de mieux structurer l’organisation dans mon équipe.

En vous remerciant par avance,
Rose

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Carlier Il y a 6 années

Bonjour,
J’ai commencé un nouveau poste et il n’y a aucune procédure. Aussi, j’aimerais recevoir par mail ce modèle de bible.
Avec mes remerciements.
Isabelle-France

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leconte Il y a 6 années

Bonjour je serai très intéressée par votre modèle merci de me la faire parvenir à mon adresse mail cordialement

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Carine Il y a 6 années

je suis également intéressée par la bible de poste. Pouvez-vous me l’adresser par mail ? D’avance merci.

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françoise Il y a 6 années

Bonjour,

Pourais-je svp avoir votre modèle de bible de procédures ? je suis en apprentissage (BTS assistante de manager et je dois en faire une pour assurer mon remplacement.

Merci d’avance,

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drouglazet Il y a 6 années

bonsoir , après avoir parcouru vos premières pages , je viens à mon tour formuler ma demande de recevoir votre bible ; je suis en recherche d’un poste d’assistante dentaire , je suis en poste depuis 6 ans passé et souhaite intégrer un autre cabinet qui exerce de l’implantologie en autre . J’aime énormément la chirurgie et plus précisément l’implantologie , l’évolution de ce métier me fascine ; je me sens vraiment bien dans cet univers professionnel .

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Nanex Il y a 6 années

Bonjour,
S’il était possible de m’envoyer un modèle de cette bible, ce serait vraiment génial. Je dois justement en établir une suite à la demande de ma direction et honnêtement je ne sais pas trop par où commencer. Par avance, merci.

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Chris Il y a 6 années

Bonjour, j’aimerais aussi recevoir par mail ce modèle de bible.
Cordialement,
Christelle

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Inès DAYO Il y a 6 années

Bonjour, je suis intéressée pour recevoir un modèle de la Bible, pourriez-vous me l’envoyer sur ma boites mail s’il vous plait? Cordialement Inès

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Celine Lavandier Il y a 6 années

Bonjour, Je suis intéressée pour recevoir un modèle de cette bible. Je vous remercie de me la faire parvenir sur ma boîte mail : c_c_l@hotmail.fr
Merci par avance.
Bien à vous,
Céline

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BENTAYEB HANIFA Il y a 6 années

Merci de m’envoyez un modèle sur ma boite mail .Très cordialement
Hanifa BENTAYEB

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Bahloul Il y a 6 années

Bonjour,
Je suis très intéressée pour recevoir un modèle de bible de procédures pour en inspirer. Si c’est possible, voici mon adresse électronique : noura.bahloul@gmail.com
Merci d’avance.
Cordialement.
Nb

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    Sylina Il y a 5 années

    38 29-9-12 dit: Pour ceux qui se demandent de quoi peut bien praler Michel e0 propos du Twitter Cards, a0de ce qui s affiche dans Twitter lorsqu une de vos pages est partage9e sur Twitter. Le Twitter Card est ce qui s affiche sous la ligne suivant le message (le tweet).C est un re9sume9 de votre billet/page directement dans Twitter lorsque vous appuyez sur le bouton re9sume9 s affichant au bas du Tweet.Tre8s sexy visuellement, cela apportera son lot conse9quent de cliques sur vos pages.Alors, comment ajouter le tout sur votre blogue WordPress ?Premie8rement, vous devez demander e0 Twitter de vous autoriser en remplissant le formulaire se trouvant e0 . Une requeate par site que vous de9sirez utiliser le Twitter Card.Ensuite, quand vous avez ree7u votre joli courriel de Twitter vous annone7ant que vous eates autorise9, vous eates presque preat e0 fanfaronner Pour activer le tout sur votre WordPress, il y a la manie8re et la manie8re facile.Allons-y avec la facilite9, vaut mieux garder son temps pour pondre des billets Il vous faut installer le plugina0. Si vous ne l aviez pas de9je0 fait, ce plugin est un essentiel e0 toute installation WordPress. Performant, intelligent, simple et puissant,a0WordPress SEO by Yoast est un vaillant complice pour vous e9pauler e0 votre re9fe9rencement.Donc, quand la beate est installe9e et active9e, vous devez vous glisser dans le menu SEO, ensuite sous Re9seaux Sociaux, vous activez le dernier champ traitant de Twitter Card et vous y inscrivez votre compte Twitter.Voile0, le tour est joue9.Si vous avez des questions ou des suggestions e0 ajouter, n he9sitez pas +31Re9ponse utile?

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gayard Il y a 6 années

Bonjour Devant réaliser une bible de procédures dans les meilleurs délais… avoir un modèle de votre part m’aiderai grandement. J’espère que vous pourrez donner suite à ma demande et vous remercie d’avance,

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VOLNAY Il y a 7 années

Bonjour

Je dois rapidement faire une bible de procédure, pourriez vous m’envoyez un modèle sur ma boite mail à ncv@outllook.fr? je vous remercie.

Très cordialement

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Mélissa Il y a 7 années

Pourriez-vous m’envoyer un modèle sur mon adresse e-mail ? D’avance, merci.

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larguier Il y a 7 années

Bonjour,
Pourriez vous me faire parvenir un modèle de la bible de procédure par email?
Je vous remercie par avance.

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Andra Il y a 7 années

Bonjour,

Je dois réaliser une bible de procédure, si quelqu’un à un modèle pourriez-vous me l’envoyer par mail s’il vous plait ?

Voici mon adresse mail : andra.vasiu@gmail.com

Bien cordialement

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Virginie GLADEL Il y a 7 années

Moi aussi je serais intéressée par un modèle de bible de poste.
si quelqu’un à un modèle.

virginie.gladel@gmail.com

D’avance MERCI

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Tracy Il y a 7 années

Bonjour,

Je dois réaliser une bible de procédure, si quelqu’un à un modèle pourriez-vous me l’envoyer par mail s’il vous plait ?

Voici mon adresse mail : tracy.mitra@hotmail.fr

Cordialement,

Tracy MITRA

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Mylène Il y a 7 années

Bonjour ! je dois faire une bible de procédure de mon poste pour une stagiaire, je n’ai pas vraiment de plan je suis un peu perdu, si c’est possible de m’envoyer votre modèle ça serait super merci ! mwatrom57@yahoo.fr

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Stéphanie Desobry Il y a 7 années

J’ai pu testé en tant que remplaçante une « bible du poste » très complète et bien rédigée. Je retiens la très bonne idée de confier son ébauche à un(e) stagiaire.

Merci pour ces conseils avisés,
Cordialement,
Stéphanie Desobry
votrefutureassistante.blogspot.com

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Cali Il y a 7 années

Bonjour Christine,

Merci pour vos conseilsqui sont toujours très utiles et très intéressants.
Cet article a presque 3 ans, mais si cela est encore possible, j’aimerais beaucoup recevoir votre modèle de bible de poste, qui m’aiderait beaucoup dans ma nouvelle fonction.
Voici mon adresse: missblablamail@yahoo.fr

Merci encore,
Cali

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Rebecca Il y a 7 années

je souhaiterai beaucoup recevoir cette bible aussi pour m’en inspirer.
mille mercis.
R

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Jenny Il y a 7 années

Bonjour Christine,

J’aimerais également pouvoir recevoir votre modèle de bible de poste.
Auriez-vous l’amabilité de me l’envoyer à l’adresse mail indiquée dans la case ci-dessus?

Bien cordialement,
J.

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Celine Il y a 7 années

Bonjour.

Je serai également intéressée par votre modèle de bible de procédure. Je souhaiterai en créer une pour mon poste mais je n’ai aucune idée de ce à quoi ça doit ressembler…
Je vous en remercie par avance 🙂

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Pauline Il y a 7 années

Bonjour,
je serais interéssée également par votre bible d’assistante.
pourriez vous me la faire parvenir sur : pafani@hotmail.fr ?
D’avance merci
Pauline

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Chantal Il y a 7 années

Je suis également intéressée par votre bible d’assistante
Merci

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Héléna Il y a 7 années

Désolée, voici mon adresse mail : LNA37@neuf.fr
Merci encore

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Héléna Il y a 7 années

Bonjour, je serais aussi intéressée par votre modèle de bible.
Je souhaite en créer une pour mon poste (intérimaire en renfort régulièrement).
Merci mille fois d’avance.
Et merci aussi à Christine de nous faire partager ses précieux conseils, outils…

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LOUIS Il y a 8 années

Bonjour, je suis secrétaire comptable débutante et votre bible de poste m’interress beaucoup. Pouvez vous m’envoyer un exemple de présentation S’il vous plait. Merci d’avance
mon mail: paty-net@hotmail.fr

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Lucien Il y a 8 années

Bonjour,
je viens de voir que vous n’avez pas pu m’envoyer le modèle. Je renouvelle ma demande. Voici mon mail : zaongolucien@yahoo.fr

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Coulibaly Il y a 8 années

pouviez vous menvoyez un modèle de la bible de poste svp. Mon email : yannickbeauxyeux@yahoo.fr

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Remon Il y a 8 années

Adresse email Lucien non valide.
Message avec bible au poste revenu
Cdlt
Anne Remon

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Lucien Il y a 8 années

Bonjour à tous,
Je suis enseignant de lycée au Burkina Faso (Afrique de l’Ouest) et je trouve l’article très intéressant. Toutes mes félicitations. J’aimerai aussi si possible avoir un exemple de présentation du modèle. Cela me permettra de mieux l’expliquer à mes élèves.
mon mail : zaonglucien@yahoo.fr

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Tara Il y a 8 années

Bonjour,

Je commence la rédaction de ma bible de poste, mais j’ai besoin d’un modèle. Pourriez-vous m’en faire parvenir un à l’adresse suivantes : pr1cesstamtam@live.fr

D’avance merci.

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Sabah Il y a 8 années

Je suis aussi interessée par ce modèle. Merci par avance.

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Émilie Il y a 8 années

emilie.andiole@gmail.com

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REMON Il y a 8 années

Christine, Marie, et Emilie : je n’ai pas vos adresses email pour envoi de ma bible pour information

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Émilie Il y a 8 années

Bonjour,

Pourriez-vous m’envoyer un modèle également.

Merci

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Christine Il y a 8 années

Bonjour,
Je veux bien voir votre modèle…
Mille mercis

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Anne Remon Il y a 8 années

A l’attention de Marine : merci pour ton adresse email, je t’enverrai ma bible à titre d’information

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    Monique Il y a 5 années

    Aidez moi SVP !

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Marine Il y a 8 années

Bonjour, pourriez vous me faire parvenir un modèle svp
Merci d’avance.

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Anne Remon Il y a 10 années

Le renouvellement de stagiaires tous les 6-7 mois ou tout simplement pour ma suppléante attitrée ont rendu nécessaire la création d’une bible au poste. Je l’ai faite toute simple avec titres et sommaires et liens hypertextes permettant d’arriver directement sur les bons documents.
Mais atttention, il faut ajouter la discipline de mettre à jour les liens qui changent fréquemment (formulaires de réservations de pauses par ex.).
Un excellent travail pour la stagiaire en place : mais à elle de proposer des idées neuves pour rendre la tâche plus attractive.
Merci Christine pour la publication de cette tâche importante pour une assistante et sa suppléance, car personne n’est indispensable !

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Isabelle Laval

Isabelle Laval Il y a 10 années

Merci Christine pour cet article qui décrit avec justesse l’utilité des procédures dans nos métiers afin d’harmoniser et fiabiliser les diverses tâches à accomplir. Cet outil permet de mieux comprendre un protocole pour ensuite mieux le reproduire, et bien sûr former les nouvelles assistantes.

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NATIER Jocelyne Il y a 10 années

Bonjour,

J’ai réalisé, comme Christine l’indique, des fiches pour chacune des tâches phares de mon poste : c’est un exercice intéressant parce qu’il nous permet de vérifier entre autres que la manière dont on effectue la ou les dite(s) tâche(s) est pertinente (l’automatisme parfois peut occulter une remise en question) ; elle nous permet surtout d’échanger avec nos collègues sur nos manières de travailler, sur les outils bureautiques utilisés, et peut ainsi donner naissance à des procédures uniformes qui permettent à toute assistante d’être remplacée, même au pied levé. C’est donc une sécurité pour celle qui est absente et pour celle qui remplace. C’est aussi, il ne faut pas l’oublier, un « tracas » de moins pour les hiérarchiques qui sont habitués à nos méthodes de travail.
Mais agir ainsi c’est avant tout faire preuve de générosité (accepter de partager son poste), d’humilité (savoir reconnaître que nos méthodes ne sont pas forcément les meilleures), de confiance, de tolérance (tout le monde ne réagit pas comme nous), tant de traits de caractère qui au bout du compte permettent à chacun de se sentir utile au sein de l’équipe et/ou de l’entreprise pour laquelle il travaille.

Jocelyne NATIER

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    Monique Il y a 5 années

    Bonjour Jocelyne !
    Est ce que je avoir un exemple de votre bible de procédures, cela m’aidera à mieux comprendre pour un test de recrutement.
    Merci infiniment !
    Monique

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