Faciliter les remplacements avec la bible du poste

Avez-vous déjà réalisé ou au moins vu une bible du poste ?

La bible du poste récapitule vos activités en décrivant la manière dont elles doivent être réalisées.  Il s’agit d’un guide pratique constitué de fiches. Elle contient une fiche pour chaque activité importante du poste : accueil, courrier arrivée, classement, comptes rendus, téléphone, etc.

C’est un outil qui favorise la polyvalence et facilite les remplacements.

Comment faire une bible du poste ?

Chaque fiche récapitule :

• Le descriptif de la tâche sous forme de check list,
• Les documents associés (modèles de lettres et de compte rendu, imprimés à remplir),
• Les personnes à contacter en cas de besoin.

Cet outil peut être réalisé par chaque assistante pour son propre poste, ou mieux collectivement par le groupe des assistantes. La bible du poste peut être intéressante aussi lorsque vous travaillez avec une stagiaire. Pour chaque activité que lui expliquez, vous pouvez lui demander de reformuler par écrit ce qu’elle a compris. Elle constituera petit à petit la bible du poste qui sera pour elle un manuel très concret d’organisation d’un secrétariat.

Les fiches peuvent être rassemblées par ordre alphabétique dans un classeur. Il est pratique de prévoir un petit sommaire. Si les fiches sont rédigées avec le mode plan de Word, le sommaire se fait automatiquement. Mieux, on peut rassembler les fiches sur un support informatique : votre propre disque dur, si la bible ne concerne que vous, un disque partagé ou l’Intranet, si la bible concerne toutes les assistantes.

La solution informatique est bien sûr la meilleure, car elle facilite la mise à jour : pas besoin de réimprimer le classeur, chacun a accès à la dernière version. Elle permet aussi d’insérer des liens hypertexte vers les documents associés.

Pourquoi faire une bible du poste ?

• Faciliter les remplacements et la polyvalence, ainsi que l’intégration des nouvelles assistantes. C’est l’objectif principal,
• Gagner du temps pour les activités que l’on ne fait pas régulièrement. La fiche est là pour vous permettre de vérifier que vous n’avez rien oublié. On l’enrichit au fur et à mesure si on s’aperçoit d’oublis,
• Améliorer votre efficacité. Le simple fait de mettre noir sur blanc vos procédures vous permet de vous interroger sur leur pertinence. Vous allez peut être ainsi remettre en cause certaines de vos habitudes,
• Dans le cas d’une bible réalisée par un groupe d’assistantes, c’est d’une part un moyen de renforcer la synergie. Rien n’est plus fédérateur que de travailler sur un projet commun. C’est également un moyen de s’enrichir grâce aux bonnes idées des autres et d’harmoniser les pratiques de travail,
• Démontrer à la hiérarchie que le métier d’assistante est un vrai métier qui a ses procédures et que vous souciez de votre remplacement en cas de besoin.

Conditions de réussite

Le descriptif des tâches doit être simple, facile à comprendre par une personne qui n’est pas au courant de votre activité. Pour décrire une procédure, on peut très bien utiliser des schémas. Le mieux est encore de se faire relire par une autre personne qui pourra vous dire ce qu’elle a compris.

Bien sûr, cet outil ne présente d’intérêt que s’il est mis à jour régulièrement. D’où la nécessité de concevoir un document assez succinct. Plus le document sera détaillé, plus la mise à jour sera difficile. Il faut savoir trouver le juste milieu : assez de détails pour que le document soit utile, mais pas trop pour qu’il reste vivant.