Comment faites-vous évoluer votre fonction ?

Par le 12 octobre 2010

Les changements constituent le lot quotidien des entreprises et de leurs salariés, bouleversant nos repères. Et si ces changements constituaient une chance pour les assistants ? Telle est la thèse que défend Florence Coll, consultant formateur, dans cet article.

Il est difficile de trouver ces marques dans les entreprises aujourd’hui

C’est sûr, on vous l’a dit et répété,  et vous l’avez bien vu : ça bouge dans les entreprises ! Et ça bouge vite même.

C’est sûr on vous rebat les oreilles avec la mondialisation qui bouscule nos frontières commerciales, décuple la concurrence et transforme tous les modèles bien établis. On n’exporte plus, on s’exporte avec tout ce que cela entraîne de nouveaux repères à trouver, tant au niveau de nos outils et process de production qu’au niveau de nos modes de pilotage, de gestion, de management. La liste des bouleversements provoqués est longue.

C’est sûr, si vous me lisez c’est que sans plus en avoir conscience, vous avez déjà adopté les nouvelles technologies et leur lot de petits avantages  tels  la dématérialisation de l’information, l’infinie base de données  du web et son étonnante accessibilité, la rapidité de traitement de l’information etc.

Et si ces avantages ne vous ont pas échappé, les inconvénients non plus très certainement. C’est le difficile ajustement entre le zéro papier et le tout papier : certaines personnes impriment encore TOUS leurs mails, d’autres ont intégré la GED (Gestion Électronique des Documents). C’est  aussi la surinformation qui vous laisse perplexe devant une requête générant plus de 190 000 000 résultats en 0,16 secondes (testez la requête « stress » sur Google. C’est enfin les 70 mails reçus dans la matinée et leurs messages de relance laissés sur votre portable par leurs expéditeurs inquiets de ne pas avoir eu de réponse dans le quart d’heure…

Pour toutes ces raisons, et pour bien d’autres encore, il est bien difficile de trouver ses marques dans les entreprises aujourd’hui. Que de choses à réinventer !

Et c’est bien là toute votre chance !

Dans un contexte mouvant, la fonction d’assistant prend toute son importance

Car c’est bien dans un contexte mouvant que la fonction de l’assistant prend toute son importance. Parce qu’avec des managers de plus en plus nomades, avec des collaborateurs passant d’un projet à l’autre au sein d’équipes pluridisciplinaires, qui d’autre que l’assistant peut assurer la centralisation et la diffusion de l’information ?

Parce que lorsque la mobilité interne et externe  amène le personnel à se déplacer, qui d’autre que l’assistant pour préserver une « mémoire » du service ?

Parce qu’enfin qui d’autre que l’assistant pour relayer chaque jour le travail de plus en plus complexe des managers ?

Il va falloir réinventer

Ces besoins existent plus que jamais, c’est sur eux que repose toute votre légitimité. A condition bien-sûr de le vouloir, et surtout d’aller de l’avant. Car bien entendu, là encore les repères ayant changé, il va falloir réinventer. Fini le temps du : « voici votre fiche de fonction détaillée et précise.. » ou  « j’attends que vous fassiez cela… » . Non seulement vos managers n’ont plus le temps de venir vers vous et de vous demander de l’aide, mais parfois même, pris dans la complexité quotidienne, ils n’ont même plus  conscience de ce que vous pourriez faire pour leur faciliter le travail.

Tout ça pour dire quoi ?  Votre fiche de poste, votre fonction, aujourd’hui c’est à vous de les actualiser, les faire évoluer voire de les créer. A vous de proposer de prendre en charge de nouvelles activités, de suggérer de nouvelles méthodes de travail, de tester de nouvelles façons de communiquer : peut-être y aura-t-il des ratés et des refus mais ce ne seront que des occasions de réajuster vos propositions et vos contributions.

La fonction assistant est un kaléidoscope reflétant la pluralité des contextes que vivent les entreprises et des besoins qui en émanent. Comment allez-vous orienter votre fonction pour que ce reflet colle au mieux à vos motivations ? C’est un bel exercice de créativité qui s’offre à tous les assistants.

L’auteur

Florence Coll est consultant-formateur chez Cegos. Elle a été assistante de communication dans un grand groupe, avant de se tourner vers le métier de formateur qu’elle exerce depuis une dizaine d’années. Elle intervient dans le domaine du développement des compétences des assistants et plus particulièrement la gestion du temps, l’affirmation de soi, le développement personnel et la conduite du changement.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

cette page Il y a 4 années

Bravo, c est un plaisir de vous suivre
cette page http://geraldine-bourguignat.fr/

Répondre

solange Il y a 8 années

Très bel article. Faire évoluer sa fonction ne s’adresse pas uniquement à la fonction des Assistances cela s’adresse à tous les salariés. Il ya une vingtaine d’années c’était l’arrivée de l’nformatique et la fin des machines à écrire. Aujourd’hui des managers normades.
Dans mes 34 années de carrière atypique, je suis tout à fait d’accord que quelque soit la fonction, mieux que vouloir je dis : il faut avoir l’envie, le désir, la curiosité et créer son poste.
Quelque soit la fiche de poste définie ou non que je nomme « menu » nous avons tous au départ le même menu et il dépend de nous comme un chef cuisinier de savoir inventer, avoir de l’imagination, de la créativité et de la fantaisie, cette « touch » qui fera la différence.
Etre proactive, savoir anticiper, se former tout au long de sa vie,
Je dis oui au « kaleidoscope » et la pluralité c’est ce que j’aime dans cette profession.
Les assistantes évolueront et sauront s’adapter aux managers de demain, je leur fais confiance ;-))

Répondre

Florence Coll Il y a 8 années

Bonjour Christine,
Je comprends votre déception après un tel investissement dans ce changement. Il est bien entendu difficile de généraliser, et cela ni dans un sens ni dans un autre : le changement n’est pas toujours facile à dompter. Et je veux croire aussi qu’il n’est pas toujours source de frustration (une question de survie dans un monde qui change chaque jour… ?). J’ose espérer que les efforts que vous avez mis en œuvre et les compétences que vous avez développées pendant cette période vous ont enrichie, et qu’ils vous permettront à court ou moyen terme d’aller vers la fonction que vous méritez. Merci à vous de ce témoignage.

Répondre

Frédérique Il y a 8 années

Bonjour,
Je suis partie d’une description de poste assez précise et je l’ai fait évolué au gré du contexte. Je pense qu’il est important de pouvoir créer une relation de confiance et de communication permanente manager/assistant. Evoluer pour un(e) assistant(e), c’est savoir ce dont votre manager/équipe a besoin, voir même anticiper sur leurs futures demandes.
Dans mon cas, je suis très attentive aux autres et j’échange beaucoup avec mon manager. Je travaille avec lui depuis 2 ans maintenant. Et ça fonctionne. Toutes mes propositions pour toucher d’autres activités ne sont pas toujours retenues mais je n’hésite plus à lui dire ce que j’aimerais faire.

Répondre
Isabelle Laval

Isabelle Laval Il y a 8 années

Merci pour ce très bel article. Tout cela est tellement vrai… C’est en effet à nous de valoriser notre fonction d’assistant(e) pour lui donner toute sa richesse. La balle est dans notre camp, nous l’oublions trop souvent… Alors à nous de jouer !

Répondre

Christine Il y a 8 années

Bonjour,
avec le rachat de notre société, j’ai démarré sur les chapeaux de roues pour m’adapter à mon nouveau directeur, en passant d’une entreprise familiale à un Groupe, avec tous les avantages et les inconvénients que cela génère.
J’y étais relativement bien arrivée et voilà qu’en fin d’année 2009 le Directeur est viré et moi mise de côté avec pas mal de tâches de Direction retirées et bien sûr mon poste est maintenant occupé par une tiers personne qui vient du Groupe. Je me suis investie pendant 3 ans pour en arriver là, c’est-à-dire à une fonction subalterne de secrétariat…. Vive les changements !!!

Répondre

Abonnez-vous au blog

Afin de vous abonner et pour des raisons de sécurité, votre navigateur doit accepter les cookies et le JavaScript.