Isabelle Laval, assistante dentaire, nous a fait découvrir son métier lors d’un précédent billet. Elle nous propose de découvrir aujourd’hui dans quelles conditions une assistante dentaire peut aider le praticien dans ses prises de décision. Ces conditions sont applicables dans tout poste d’assistanat.
Formations, législation, maintenance, achats, etc., la quête d’informations est constante. Si les moyens sont nombreux pour obtenir des renseignements, le temps manque souvent aux praticiens pour s’en occuper. Au cabinet, nous avons trouvé la solution : je suis chargée de ce type de missions.
Qu’il s’agisse d’obtenir une précision sur la réglementation en vigueur, de résoudre un problème informatique, ou toute autre démarche utile à notre exercice, quand le praticien me dit « Je vais vous confier une mission.», je me réjouis car j’avoue que ce petit côté « relations publiques » ne me déplait pas. Mais comme tout travail, celui-ci obéit à quelques règles.
Les clés d'une mission réussie : commmunication et information
Avoir les connaissances professionnelles nécessaires pour être efficace :
Pour représenter efficacement le cabinet et être crédible dans ce rôle-là, il est important que le praticien encourage et favorise les connaissances professionnelles de son assistante : formation continue, accès à la bibliothèque du cabinet, etc.
L’assistante peut se former et s’informer également par ses propres moyens : livres, revues professionnelles, Internet, échanges avec d’autres assistantes et professionnels du secteur dentaire, etc. Le but ? Être autonome pour pouvoir conduire efficacement les missions qui lui sont confiées.
Définir clairement la mission :
Il est indispensable de connaître parfaitement les attentes du praticien et d’avoir tous les éléments en main avant de commencer les démarches. Pour cela, il faut clarifier la mission, en discuter, puis noter tous les points importants de façon à ne rien oublier et à ne pas s’écarter de ce qui a été défini.
Choisir les moyens d’investigation :
- Les revues professionnelles : elles apportent bien des réponses à qui prend le temps de les lire !
- Les catalogues des fournisseurs : pour comparer les caractéristiques techniques, les prix, etc.
- Le téléphone/fax : difficile de s’en passer, c’est même le premier outil pour obtenir un renseignement rapide auprès du comptable, d’un fournisseur, d’un confrère, du Conseil de l’Ordre, du technicien informatique, etc.
- L’Internet : s’il est vrai que l’Internet est une source inépuisable d’informations, il faut reconnaître qu’on y passe vite beaucoup de temps. Mais nous y trouvons facilement des précisions sur la législation et les programmes des formations continues, entre autres.
- Le courrier électronique : très pratique pour demander des informations sans déranger son interlocuteur, il présente aussi l’avantage de pouvoir joindre un document.
- Les démarches hors les murs du cabinet : oui, ça peut arriver ! Se déplacer se révèle d’ailleurs d’une efficacité redoutable pour obtenir des renseignements.
Quelques destinations :
- La maison dentaire (Conseil de l’Ordre, CNSD, CNQAOS, AGACD, etc.),
- La faculté de chirurgie dentaire,
- La bibliothèque universitaire d’odontologie (nous y trouvons des revues et un fonds documentaire très intéressant).
Sélectionner les informations utiles :
Une bonne compréhension de la demande permettra une bonne sélection des informations. Une information de qualité est pertinente (elle répond bien à la demande), à jour, exacte et vérifiée.
Établir le compte-rendu :
Au fur et à mesure des recherches, il est nécessaire de prendre des notes et de rendre compte de ses démarches car n’oublions pas que c’est le praticien qui dirige les opérations...
Le mot du praticien :
Il est pour moi évident de confier la recherche d’informations à mon assistante. Tout ce travail en amont qui consiste à collecter des données, à en faire la synthèse pour pouvoir ensuite prendre une décision en toute connaissance de cause, demande beaucoup de temps, ce que je n’ai pas. Mon assistante s’en charge, puis me présente le résultat de ses démarches. J’ai coutume de dire qu’elle « débroussaille » le terrain pour me permettre d’y voir plus clair !
Et vous ? Comment vivez-vous ce rôle de « débroussailleuse » ?
Isabelle Laval
