Office manager : savoir décrypter les offres…

    Par le 10 janvier 2017

    J’ai découvert la fonction d’office manager il y a 20 ans dans un cabinet d’avocats international de petite taille mais de renom. Cette fonction jouissait de prestige, d’envergure, d’un pouvoir de décision et d’une rémunération non négligeables. Au fil des ans, l’office manager en question a évolué avec le cabinet pour devenir secrétaire générale.

    La fonction office manager prend tout son sens dans ce genre de structures car les avocats proposent de la prestation intellectuelle et délèguent volontiers la gestion administrative. De plus, les cabinets d’avocats, à l’instar des fonds d’investissement et autres cabinets d’experts-comptables, jouissent d’une articulation carrée au sein de laquelle la fonction office manager, centrale, trouve aisément sa place.

    Qu’en est-il aujourd’hui ? Ces derniers temps, les offres OM « fourre-tout » sont légion et dissimulent parfois des fonctions d’office boy de luxe, assistante administrative jusqu’à DRH, selon les besoins. S’il est nécessaire de le rappeler, les tâches emblématiques de la fonction OM sont la mise en place de process et tableaux de bord ainsi que le management.

    Cette fonction requiert donc du savoir-être, de la maturité professionnelle ainsi que les capacités nécessaires à une bonne vision stratégique pour l’entreprise. Or, les salaires proposés et âge requis vont decrescendo et pour peu que l’annonce précise que l’OM sera formé(e) en interne à ce poste, il s’agit quasiment d’un poste d’apprenti. Quelle crédibilité ensuite pour l’autorité inhérente à la fonction ?

    Il importe donc de vérifier la cohérence entre la liste des taches d’une annonce, le salaire proposé (attention aux fourchettes trop larges, dans les deux cas) ainsi que le degré d’autonomie. Soyons aussi vigilants aux tâches qui engagent notre responsabilité mais ne proposent pas de garde-fous. L’OM n’est pas seul(e) maître à bord et ne se substitue ni au DRH ni au DAF ou autre poste de Direction qui doit normalement l’encadrer.

    Enfin et pour ceux des recruteurs qui ignorent eux-mêmes le périmètre d’action du poste d’OM, il peut être tout-à-fait judicieux d’aborder le sujet en entretien. Cela sera l’occasion de redessiner subtilement les contours du poste à pourvoir. Cela démontre aussi que l’on maitrise son sujet et que l’on sait prendre des initiatives. Un bon départ pour prendre un poste d’OM…