Dans « secrétaire », il y a « secret » et « taire »

« Tout voir, tout entendre et ne rien dire », telle pourrait être la devise des assistantes.

Le respect de la confidentialité est une obligation pour tous les salariés. Pour l’assistante, c’est davantage qu’une obligation, c’est le cœur même du métier. L’obligation de discrétion est, bien sûr, liée à la confidentialité des informations qu’elle traite.

Bien sûr, vous êtes tout à fait consciente de l’importance de la discrétion dans votre métier, mais est-ce que, pour autant, il ne vous arrive pas de laisser filtrer des informations malgré vous ?

Ne pensez pas que je doute de votre professionnalisme.  Pour m’être souvent trouvée dans des entreprises pour des rendez-vous, je pense que beaucoup de détails apparemment insignifiants peuvent être parlants pour une personne indiscrète ou simplement curieuse.

C’est pourquoi je vous propose quelques règles de bon sens :

Est-ce qu’il vous arrive de laisser un visiteur attendre seul dans votre bureau? Jamais ? Même pas pour aller lui chercher un café ou un verrre d’eau? Si le visiteur reste seul, êtes-vous sûre que les documents disposés sur votre bureau, le fichier affiché sur votre écran d’ordinateur, voire les affiches et documents affichés au mur ne révèlent pas des informations que vous n’avez pas envie de voir divulguées ?

Pensez à fermer à clé les armoires si vous vous absentez du bureau.

Adoptez un classement numérique si vous gérez les dossiers des collaborateurs du service. Un numéro est plus discret qu’un nom sur la tranche d’un dossier.

Munissez-vous d’un destructeur pour détruire le courrier si nécessaire.

Si vous devez transmettre des documents très confidentiels, savez- vous que 3M commercialise un scotch bleu de sécurité. Il n’empêche pas d’ouvrir l’enveloppe ou le paquet, mais toute tentative d’intrusion est visible.

La discrétion est de mise également dans l’ascenseur ou en dehors de l’entreprise, y compris vis-à-vis de ses proches.

Parano, moi jamais ?

Alors qu’en pensez-vous ? Faites-nous part de votre avis et de vos points de vigilance.

Christine Harache

Partager :

• 

5 Commentaires à l'article “Dans « secrétaire », il y a « secret » et « taire »”

1. Nathalie dit :

   17 janvier 2012 à 9 h 36 min

   Quel joli titre bien attractif et quel billet plein de bon sens.
   Je confirme que cette notion de secret est importante, et pas seulement pour les secrétaires. Il m’est arrivé deux fois (quand même!) d’avoir accès à des informations de la concurrence, que je n’aurais pas dû connaître. Une fois en déplacement, au petit déjeuner de l’hôtel: deux collaborateurs d’un concurrent étaient assis à côté de moi et parlaient de la nouvelle stratégie… bien entendu, j’ai pris un petit déjeuner plus long que d’habitude. Une autre fois, c’était effectivement en attendant le café qu’on m’avait proposé en me laissant seule dans le bureau avec les notes, non recouvertes, des précédents rendez-vous…
2. Christine Harache dit :

   17 janvier 2012 à 10 h 46 min

   Merci Nathalie de ce témoignage aussi intéressant qu’amusant.
   Ce petit déjeuner prolongé me rappelle une conversation entre deux collaborateurs d »un concurrent entendue dans le RER.
3. Valérie dit :

   29 janvier 2012 à 10 h 16 min

   Bonjour,

   Il y a un petit temps, ma collègue reçoit un appel un peu affolé d’un parent d’un de nos apprentis :  » Il parait que l’établissement va fermer »;Heu, non pas du tout. Mais d’où peut bien venir une idée pareille ? Honnêtement, je n’en sais rien mais juste avant Noël, nous sommes dans un restaurant du coin avec quelques collègues et l’un d’eux a fait une plaisanterie sur l’éventuelle fermeture de l’établissement. On n’a pas du rire assez fort.
4. Christine Harache dit :

   30 janvier 2012 à 9 h 04 min

   Hé oui, tout le monde n’a pas le sens de l’humour et n’est pas à même de faire la différence entre une plaisanterie et une annonce sérieuse.
   Il n’en faut parfois pas plus qu’une conversation entendue par hasard pour que la rumeur se déclenche.
   C’est un exemple très parlant. Merci Valérie
5. Jestin dit :

   3 février 2012 à 14 h 24 min

   Parano non ! Prudente oui ! Plus une assistante sait gardes des infos confidentielles plus on lui en confiera..ce qui rend souvent notre travail plus intéressant. Alors oui il est de notre devoir de protéger ces infos ! Merci Christine ! Solange