Les 7 secrets de la prise de notes en réunion

La réussite du compte rendu  se joue à la prise de notes. Une prise de notes bien menée garantit un compte rendu efficace et rapidement rédigé.

Or prendre des notes n'a rien de facile. Cela nécessite de mener de front plusieurs activités qui ne sont pas de même nature. Il faut en même temps :

• écouter,
• comprendre ce qui est dit,
• sélectionner l'essentiel,
• et noter.

Je vous propose de découvrir les 7 secrets de la prise de notes en réunion.

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Premier secret : soigner la préparation

Il est préférable d'éviter d’arriver en réunion au dernier moment avec votre bloc sous le bras. Investir dans la préparation de la prise de notes permet de gagner à la fois en confort et en efficacité : moins on est à l’aise sur le sujet et la nature de la réunion, plus il est nécessaire de préparer.

Bien se préparer, c'est être capable de répondre à 3 questions :

1. Qu'est-ce que je sais des sujets qui seront traités en réunion ?
2. Qui sont les destinataires du compte rendu ?
3. Quelles sont leurs attentes ?

Deuxième secret : bien écouter

Bien écouter semble tout simple. Et pourtant, nous éprouvons des difficultés à le bien faire, et ce pour deux raisons. Tout d'abord, nous pensons plus vite que nous parlons. C'est pourquoi, nous avons tendance à précéder notre interlocuteur et croyons avoir compris avant qu'il n'ait terminé sa phrase. Autre raison : nous entendons ce que nous nous attendons à entendre et pas ce qui est dit. C'est une  source d'interprétation possible.

Écouter nécessite de mettre de côté tout jugement personnel. Cela n'a rien à voir avec être d'accord ou pas avec l'autre. Écouter c’est recevoir ce que dit l’autre, c’est comprendre sa pensée. Comprendre ne veut pas dire accepter.

Troisième secret : se faire confiance

De peur de manquer une information importante, beaucoup de personnes ont tendance à vouloir tout noter, quitte à prendre des notes incomplètes.

Je vous conseille d'éviter de vous emballer, surtout en début de réunion. Une prise de notes, c’est une course de fond. ll faut durer et donc ménager son énergie. Plus je note, moins j’écoute et plus je m'épuise.

Il est préférable d'attendre d’avoir saisi l’ensemble du point développé avant de noter. Il est important de disposer d ’une vue d’ensemble d’un propos pour le comprendre a minima et donc l’exploiter en prise de notes. Si l’idée n’est pas bien captée, la transcription risque d’être incompréhensible et donc inexploitable au final.

Quatrième secret : noter peu, noter utile

Sauf à être un expert de la sténo, il est illusoire d'espérer tout noter. De plus, il faut savoir qu'une prise de notes intégrale nécessite un gros travail par la suite pour arriver à établir le compte rendu.

Il est donc préférable de se livrer, dès la prise de notes, à un travail de tri et de sélectionner les informations utile à noter. Les trois questions auxquelles vous avez répondu lors de la phase de préparation vous aideront à départager l'important de l'accessoire.

Cinquième secret : structurer sa prise de notes

Structurer ses documents de prise de notes permet de structurer son écoute. En effet, votre support va vous aider à faire le tri des idées, des actions, des doutes. Ensuite, vous passerez rapidement du papier au micro.

Je vous conseille de ne noter qu'en recto. En effet, vous allez ensuite avoir besoin d’une vue d’ensemble de vos notes pour rédiger le compte rendu. Naviguer dans un cahier relié est une perte de temps et peu ergonomique : il ne permet pas de s’affranchir du chronologique pour travailler en regroupement logique des idées.

On peut se créer des supports de prise de notes en fonctions des entretiens ou des réunions au cours desquels on sera amené à prendre des notes. L’exemple proposé ci-dessous convient pour n’importe quelle réunion.

Sixième secret : prendre des notes directement sur micro-ordinateur

Pourquoi ne pas essayer de prendre vos notes directement sur micro au moment même de la réunion ?

Cette technique permet de gagner du temps, puisqu’à l’issue de la réunion, le compte rendu est quasiment terminé. S’il est bref, les participants peuvent même le valider avant de quitter la salle de réunion.

De plus, la prise de notes sur micro confère à la personne qui prend des notes un certain statut par rapport au groupe. Le compte rendu se réalise en direct sous les  yeux des participants. On se sent plus facilement autorisé à interrompre les débats et à poser des questions si l’on n’a pas compris.

Septième secret : mettre ses notes au point tout de suite après la réunion

Votre prise de notes est également le support de la mémoire. Si vous ne rédigez pas votre compte rendu immédiatement, l'oubli va faire son oeuvre. C'est pourquoi il est indispensable de mettre au point ses notes tout de suite à l'issue de la réunion.

Relire ses notes si possible dans la salle de réunion :

• compléter les blancs,
• rectifier les mots et abréviations erronés ou incertains,
• réécrire les passages peu lisibles.
• structurer : dégager les titres et sous-titres, créer les titres manquants.

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